Archiefdoorlichting voorjaar 2025 afgerond

Twee keer per jaar organiseren CEMPER en meemoo een archiefdoorlichting voor structureel gesubsidieerde muziek- en podiumorganisaties. Tijdens dit traject bekijken we de vragen en noden van elke organisatie rond archiefzorg, en formuleren we gericht advies en aanbevolen acties. We doen dit aan de hand van vier archiefopdrachten met vragen die de deelnemers doorheen het traject beantwoorden, en een plaatsbezoek. Daarnaast ontmoeten de deelnemers elkaar aan de start en aan het slot van het traject, en zijn er optionele vragenuurtjes.

Aan het eind van het traject krijgt elke deelnemer een rapport, gebaseerd op de basiszorgrichtlijnen die verplicht zijn voor organisaties gesubsidieerd binnen het Kunstendecreet. Ze ontvangen ook een overzicht van aanbevolen acties en prioriteiten. Op deze manier kunnen de deelnemers aan de slag gaan om hun archiefzorg te verbeteren.

Dat deze aanpak werkt, blijkt ook uit de reacties van de deelnemers. Zo vertelt Anima Eterna: ​“Ik denk dat dit traject voor ons een grote meerwaarde heeft betekend. Archiefzorg wordt vaak al fluisterend als een onbelangrijk of subelementair deel van een werking gezien. En de nodige kennis om hiermee goed aan de slag te gaan is vaak niet meteen in huis in een kleine organisatie. Het doorlichtingstraject zorgde voor ons zeker dat we weten waar die specifieke pijnpunten zijn, waar onze kennis tekortschiet en waar we op moeten werken om een mooie werking uit te bouwen. Nu is het weliswaar aan ons om dit ook in de praktijk te zetten, maar het traject heeft ons op een laagdrempelige manier in staat gesteld om stappen naar een gewaarborgde toekomst te zetten. Erg bedankt!”

Zoals steeds worstelen veel deelnemers met gelijkaardige problemen. Uit de opdrachten en de plaatsbezoeken bleek dat de organisaties wel een duidelijke visie en afspraken in hun hoofd hadden, maar dat deze vaak nog geen schriftelijke neerslag kregen. Door deze zaken op papier te zetten, zorg je ervoor dat iedereen op dezelfde lijn zit en krijg je ook nieuwe medewerkers mee. Voor veel organisaties is dit dus een quick win.

Daarnaast merkten we dat verschillende organisaties best maatregelen zouden nemen om de veiligheid van hun digitaal archief op lange termijn te garanderen. Enerzijds betekent dit dat je best werkt met een gedeelde mappenstructuur op een organisatieaccount, zodat individuele accounts niet de eigenaar zijn van documenten. Dat kan immers problemen geven als een medewerker de organisatie verlaat. Anderzijds is het belangrijk om een back-upstrategie uit te werken die aansluit bij de noden en mogelijkheden van de organisatie. Zo voorkom je informatieverlies door IT-problemen of menselijke fouten.

Ten slotte worstelden organisaties over de hele lijn met waardebepaling, zowel van hun fysiek als hun digitaal archief. Wat hou je bij? Wat hou je niet bij? Sommige organisaties moesten hier nog afspraken over maken, anderen hadden vooral nood aan een opruimdag om de afspraken in de praktijk te brengen. E‑mails vormden zoals wel vaker een pijnpunt voor velen. Door belangrijke e‑mails op te slaan in de mappenstructuur worden ze ook toegankelijk voor collega’s en kun je bijvoorbeeld afspraken over auteursrechten terugvinden in de map met foto’s.

Op 17 juni sloten we af met alle deelnemers in het ADVN in Antwerpen. We gaven toelichting bij het rapport, overliepen prioriteiten, en bespraken het vervolg van het traject. Daarna konden de deelnemers zelf aan de slag gaan met een kopie van een digitale map die ze hadden meegebracht. Ze zetten deze zo goed mogelijk op orde, controleerden of er bestanden ontbraken of overbodig waren, en verbeterden de naamgeving van mappen en bestanden. Dit gaf ook de gelegenheid om vragen te stellen en ervaringen uit te wisselen met elkaar.

Ten slotte kregen we een woordje uitleg over de geschiedenis en collectie van het ADVN, en volgden een kleine rondleiding. Op deze manier konden de deelnemers kennismaken met de werking van een professionele archiefinstelling. Voor de gelegenheid toonden de medewerkers van het ADVN een aantal collectiestukken rond muziek en podiumkunsten, waaronder ook uit het archief van Koor&Stem. Een interessante manier om alweer een archiefdoorlichtingstraject af te sluiten!