Digitaal bewaren

Een digitale mappenstructuur

Aan ringmappen, plastic mapjes of dozen heb je niets in je digitale werkomgeving. Maar ook digitale bestanden zie je liefst geordend. Met een goede mappenstructuur kan je snel en gemakkelijk je documenten terugvinden. Eens je een bruikbare structuur hebt uitgewerkt, kan die die gemakkelijk overnemen in je mailbox, in de cloud, op je tablet …

Voordelen van de mappenstructuur

• Je hebt geen ingewikkeld of duur archiveringssysteem nodig.
• Iedereen binnen de organisatie weet waar bestanden te vinden en te plaatsen.
• Je vermijdt dubbele naamgeving. Zit je bestand onder een bepaalde map in de structuur, dan is het niet nodig de naam van die map te herhalen.
• Rechten, openbaarheid en vernietiging kan op mapniveau worden geregeld. Dat bespaart je heel wat tijd.
• De mappenstructuur kan ook gebruikt worden op andere dragers, media en platformen.

Nog beter voor een organisatie: gebruik een centrale mappenstructuur in een gemeenschappelijke digitale omgeving (bijvoorbeeld een server, een online platform of cloud):

• Alle medewerkers hebben toegang tot het gemeenschappelijke klassement. Dit vereenvoudigt het samenwerken.
• Je moet slechts op één plek zoeken.
• Een gemeenschappelijke structuur geeft eenvormigheid en transparantie.
• Je vermijdt dubbels en ontlast hiermee de fileserver.
• Informatie delen en terugvinden gaat vlotter.
• Back-ups maken is eenvoudiger.

Hoe begin je eraan?

Bij het uitwerken van een ordening heb je een eindverantwoordelijke nodig, maar evenzeer overleg met je collega’s. Afspraken en richtlijnen voor de naamgeving van mappen en bestanden is onontbeerlijk. Werk je in een grotere organisatie dan heb je collega’s nodig om de mappenstructuur te testen en na te gaan of alle documenten een plaats krijgen in de uitgewerkte structuur.

Spieken bij andere organisaties voor het opstellen van een mappenstructuur is toegelaten, maar doe het doordacht en maak logische aanpassingen op maat van je organisatie. Een goede structuur is immers gebaseerd op de werkzaamheden, functies en opdrachten van jouw organisatie. Heb je al een klassement voor het papieren archief, bekijk dan ook in hoeverre deze ordening bruikbaar is voor het digitale.

Handleidingen

• Ben je een meerjarig gesubsidieerde kunstenorganisatie? Lees dan deze richtlijnen voor basiszorg.
• Op TRACKS vind je tips om zelf aan de slag te gaan en voorbeelden van ordeningsschema’s.
• In het Doeboek muzikaal erfgoed vind je een goede vragenlijst om na te gaan in hoeverre je een bestaande mappenstructuur kan beoordelen.
• Vertrek je echt helemaal digitaal, raadpleeg dan zeker de Digigids@work van het AMVB.
• Ben je een amateurvereniging? Lees dan de publicatie Hoera, een jubileum (pp. 77-82).

CEMPER staat uiteraard ook ter beschikking om je verder te helpen.

Geef mappen en bestanden een betekenisvolle naam

Als je digitale mappen een naam geeft, mag je niet alle tekens gebruiken en je maakt de naam best niet te lang. Met de mappenstructuur spaar je al wat letters, aangezien je bepaalde namen/titels niet moet herhalen. Hou er echter rekening mee dat je structuur niet te veel niveaus mag hebben, wil je op lange termijn de bestanden nog kunnen openen. Bespreek met je collega’s welke termen en afkortingen je wil gebruiken.

Ideaal is:

• duidelijke en unieke naam/titel;
• maximaal dertig karakters, extensies inbegrepen;
• vermijd spaties; vervang de spatie door _ of gebruik hoofdletters voor het volgende woord;
• cijfers van 0 tot 9;
• letters a tot z;
• geen leestekens, diakritische of andere speciale tekens;
• gebruik voor de datum steeds JJJJMMDD;
• gebruik het versiebeheer dat in omloop is in je organisatie;
• behoud de extensie die het programma zelf heeft.

Handleidingen

• Digigids@work van het AMVB (p. 73-78);
• TRACKS baseert zich op Digigids, maar geeft ook tools om bijvoorbeeld path-length ­te controleren, hoe je in grote reeks bestandsnamen kunt herbenoem e.d.

Opruimen van je digitale archief

Digitale bestanden kunnen kan zich razendsnel opstapelen: e-mails, contracten, persberichten, concertprogramma's ... Wat je digitaal aanmaakt, bewaar je ook digitaal. Dat doe je liefst ordelijk, zodat je alles snel kan terugvinden. En liefst bewust, zodat je niet te veel bewaart. Want voor je het weet is er geen ruimte meer op je server en/of harde schijven. Regelmatig opruimen of 'opschonen' is daarom aangeraden.

Je digitale archief opruimen gebeurt op twee niveaus:

1. Breng al je digitale dragers en bestanden in kaart.
2. Kuis je mappenstructuur geregeld uit.

Digitale dragers en bestanden in kaart brengen

Staat je archief op verschillende harde schijven? Liggen oude diskettes, cd-roms of USB-sticks verspreid in lades of kasten? Breng alles in kaart en verzamel ze op één plek.

Wacht hiervoor niet tot op het laatste moment. Bij overhaaste acties gaan vaak documenten verloren. Laat je evenmin verleiden om digitale opslagruimte bij te kopen omdat je geen tijd hebt om digitale ruimte vrij te maken – ook al wordt dat steeds goedkoper.

Digitale mappenstructuur uitkuisen (digitale trash day)

Regelmatig de mappenstructuur opruimen bespaart je paniekaanvallen over volle schijfruimte of impulsieve aankoop van extra opslagruimte bij digitale clouddiensten. Organiseer daarom op een rustig moment een digitale opruimdag of trash day met je collega's. Zo’n dag is ook handig om afspraken rond de naamgeving van mappen en bestanden in herinnering tot brengen.

Bereid deze dag goed voor: stel een duidelijke doelstelling (of meerdere) voorop, geef het nut van zo’n dag mee aan je collega’s en zorg voor concrete richtlijnen en taken.

Het kan handig zijn om te werken rond een thema, zeker als de digitale opruimdag voor je organisatie niet nieuw is. Dergelijk thema bepaal je aan de hand van de noden en wensen van je collega’s (bijvoorbeeld overvolle mailboxen, digitale dossiers die afgesloten zijn, heropfrissing of nieuwe afspraken rond naamgeving). Verzeker je ervan dat de ‘dagelijkse werking’ wordt stilgelegd zodat alle collega’s gefocust kunnen werken. Zorg er voor dat het resultaat nadien ook besproken wordt.

Interesse in een trash day? Lees het stappenplan voor een digitale opruimdag op onze partnerwebsite TRACKS.

Duurzaam bewaren van je digitale archief

Duurzaam archiveren betekent dat je de informatie uit je bestanden op lange(re) termijn toegankelijk houdt. Voor digitale bestanden betekent dit:

• Vindbaar
  Het is duidelijk waar zich welke informatie bevindt en je kan die informatie doorzoeken.
• Beschikbaar
  Je kan de bestanden openen en lezen.
• Interpreteerbaar
  Door een logisch plaats in een mappenstructuur of een duidelijke naamgeving kan je de inhoud van het bestand afleiden en begrijpen.
• Herbruikbaar
  De bestanden kan jij of iemand anders gemakkelijk delen en gebruiken.
• Betrouwbaar
  De bestanden zijn niet per ongeluk of opzettelijk gewijzigd.

Er zijn echter heel wat de technische uitdagingen:

• Hardware en fysieke dragers raken in onbruik, degraderen of raken beschadigd.
• Software wordt continu geüpdatet waardoor oudere versies soms niet meer geopend kunnen worden (wat we noemen 'digitale obsoletie').

Hoe kan je je digitale informatie bewaren?

1. Weet wat je moet bewaren en voor hoe lang.
2. Geef een logische en duidelijke naam aan mappen en documenten.
3. Weet waar de informatie is opgeslagen of opgeslagen moet worden in een duidelijke mappenstructuur.
4. Organiseer af en toe een digitale opruimdag of trash day.
5. Weet welke bestandsformaten gebruikt worden en stel richtlijnen op voor het gebruik ervan. Hanteer bij voorkeur langdurige, universeel ondersteunde standaardformaten.
   
6. Maak regelmatig een back-up van je digitale archief.
7. Weet wie toegang heeft tot het digitale archief en ga veilig om met wachtwoorden.