Archiefdoorlichting voorjaar 2026

Twee keer per jaar slaan AMVB, CEMPER en meemoo de handen in elkaar om het archief van zes organisaties door te lichten, telkens van januari tot juni en van juni tot december. Elke organisatie vult vier vragenlijsten in, waarin ze context geven over de geschiedenis en noden van de organisatie, en de huidige situatie beschrijven van het fysiek archief, het digitaal archief, en hun visie op archiefzorg en hergebruik van archiefmateriaal. 

Deze vragenlijsten zijn gebaseerd op de TRACKS-basiszorgrichtlijnen. Dit zijn minimale richtlijnen waaraan elke organisatie met werkingssubsidies binnen het Kunstendecreet moet voldoen. Deze richtlijnen zijn heel breed, zodat ze zowel op kleine als grote organisaties van toepassing zijn. Organisaties krijgen de hele subsidieperiode de tijd om met deze richtlijnen aan de slag te gaan. 

Naast deze vragenlijsten zijn er ook persoonlijke contacten. We starten en eindigen steeds met een bijeenkomst van alle deelnemers en organiseren 2 online vragenuurtjes. Daarnaast krijgt elke deelnemer een individueel plaatsbezoek. Tijdens dat bezoek kijken we samen naar het fysiek en digitaal archief, stellen we bijkomende vragen en gaan we uitgebreid in gesprek over de specifieke noden en manier van werken van de organisatie. Al deze informatie brengen we samen in een rapport met een stand van zaken, advies, en concrete acties. 

Net zoals in eerdere trajecten zagen we dat de deelnemende organisaties al veel stappen hadden gezet voor ze zich inschreven. De archiefdoorlichting was voor hen een manier om prioriteiten te stellen, hun inspanningen te structureren, en hiaten in hun archiefzorg op te vullen. Veel aspecten van archiefzorg zijn immers een kwestie van ​‘gezond verstand’ en een efficiënte werking van de organisatie. 

De drempel is dan vaak om de spontane acties te stroomlijnen en te formaliseren. Zo kunnen alle huidige medewerkers terugvallen op schriftelijke afspraken én zijn toekomstige medewerkers meteen mee. Soms is het ook nodig om af te bakenen wat wel of niet tot het archief van de organisatie behoort: Wat met de materialen van individuele kunstenaars die in of samen met de organisatie werken of dat van artists in residence? Wat met kostuums of decors – erfgoed of gebruiksvoorwerp? Door hier duidelijke lijnen in te trekken, blijft het archief beheersbaar én volledig. 

Sommige problemen waren dan weer heel concreet: een verspreide bewaring waardoor er weinig overzicht was, geen goede back-up, geen formele afspraken over auteursrechten. Gelukkig zijn dit problemen die soms al met een kleine ingreep kunnen worden opgelost. Met een goede overzichtslijst van je (fysiek en digitaal) archief en waar elk onderdeel bewaard wordt, vind je documenten en objecten sneller terug. Door je digitaal archief te centraliseren, kun je gemakkelijker een back-up maken én is er minder kans op dubbels of verschillende versies. Zo vermijd je dat iedereen op een verschillend bestand werkt en dat uniek materiaal verloren gaat. 

Naar goede gewoonte sloten we het traject af met een kleine workshop en een rondleiding in een professionele archiefinstelling. Tijdens dat workshopmoment proberen de deelnemers een map uit hun digitaal archief op te kuisen volgens de richtlijnen uit het traject: Is de map volledig? Zijn er dubbels of kladversies die weg mogen? Zijn map- en bestandsnamen uniek en duidelijk, zonder verboden tekens? Moet de map anders geordend worden? De begeleiders zoeken mee naar oplossingen. 

Ook de rondleiding vinden de deelnemers steeds boeiend. We konden enkele archiefstukken uit de muziek en podiumkunsten bewonderen, zoals maquettes van de KVS, glasplaten van Ray Frankie, bladmuziek van Ictus, en een technical rider van de Ancienne Belgique. De archivaris nam ons ook mee door de depots en toonde hoe verschillende materiaaltypes professioneel bewaard worden én enkele problemen waarvoor ook zij niet de draagkracht hebben. Voor de deelnemers is het telkens een geruststelling dat perfectie niet moet en dat elke stap een stap in de goede richting is.