Goed bewaren

Voorkomen is beter dan genezen

Voorkom schade aan je archief of collectie door deze 10 meest voorkomende schadefactoren aan te pakken.

1. Ouderdom, slijtage en (fout) gebruik

Documenten en objecten verslijten door ouderdom en gebruik. Dat kan je niet vermijden. Maar beschadiging door vallen, door het fout bewaren (bijvoorbeeld door druk van gestapelde voorwerpen) of door het slordig hanteren van documenten of objecten, kan je wel zoveel als mogelijk voorkomen. Ook verplaatsingen, trillingen en schokken houden risico op schade in.

2. Brand

De kans op brand is klein, maar de gevolgen voor je collectie en archief zijn vaak zeer groot (door de brand zelf, maar ook door het water van de bluswerken of het achtergebleven roet). Vermijd zoveel mogelijk de risico’s: controleer de elektriciteits- en gasinfrastructuur, zorg ervoor dat elektrische toestellen niet overbelast raken en wees extra waakzaam bij alle werkzaamheden die warmte of vuur gebruiken (lassen, solderen, verwijderen van verf …)

3. Water

Net als vuur is water een groot risico. Rechtstreeks contact met water veroorzaakt soorten van schade, vaak ernstig en onherstelbaar. Zorg er daarom voor dat er zo min mogelijk waterleidingen door de archiefruimte(s) lopen en controleer ze met regelmaat. Controleer ook het dak op lekken en de vloer voor opstijgend grondvocht.

4. Diefstal en vandalisme

Wanneer de archiefruimte voor iedereen toegankelijk is, kunnen documenten verdwijnen, verloren raken of gestolen worden. Daarom is het belangrijk de ruimte af te sluiten.

5. Ongedierte en schimmel

Insecten, ongedierte, knaagdieren en schimmels tasten je archief en je collectie onherstelbaar aan. Ze buiten houden is dus de boodschap door regelmatig te poetsen en geen etensresten achter te laten.

6. Licht

Zowel daglicht als kunstlicht kan schade aanrichten. Dit gebeurt langzaam maar zeker. Zonder gepaste maatregelen zal lichtschade steeds groter worden. Bovendien is ze onherstelbaar. Je kan lichtschade vermijden door daglicht te filteren met gordijnen, rolluiken of een zonnescherm en door het kunstlicht niet langer dan nodig te laten branden. Door de stukken te verpakken in afgesloten dozen, mappen of andere materialen bescherm je ze ook tegen het meest directe zonlicht.

7. Stof en vuil

Stof en vuil zijn onvermijdelijk in eender welke ruimte. Stof is eenvoudig waarneembaar en eenvoudig om te verwijderen en te vermijden. Met vuil bedoelen we etensresten, vlekken van allerhande vloeistoffen, vuil door het vastnemen van objecten en documenten, … Bescherm je archief of collectie door ze goed te verpakken in dozen (welke dozen je best gebruikt vind je bij verpakking en bewaarruimte op deze site). En zorg voor propere handen als je iets vastneemt.

8. Temperatuur

De ideale temperatuur om je archief en collectie te bewaren is afhankelijk van het soort materiaal waaruit het bestaat. Als algemene vuistregel vermijd je het beste een te warme temperatuur (>20°C) en zorg je ervoor dat er geen grote temperatuurschommelingen zijn in je bewaarruimte. Dit kan je doen door bijvoorbeeld voldoende te isoleren, direct zonlicht te weren, de verwarming op een constante temperatuur te laten staan ...

9. Luchtvochtigheid

Een te hoge of te lage luchtvochtigheid heeft tal van schadelijke gevolgen. Schommelingen in de relatieve vochtigheid veroorzaken krimpen, barsten, opzwellen, losse verbindingen, losse verflagen … De 'juiste' luchtvochtigheid is afhankelijk van het soort materiaal. Ga ervan uit dat een relatieve vochtigheid vanaf 75% schade toebrengt aan alle materialen. Je kan de luchtvochtigheid monitoren aan de hand van een hygrometer.

10. Informatieverlies

Je kan documenten kwijtraken, op de verkeerde plek terugplaatsen, beschadigen (koffievlekken, ezelsoren …). Om dit te vermijden, maak je goede afspraken met alle medewerkers.

Op onze partnerwebsite TRACKS lees je meer in detail hoe deze bedreigingen te counteren.

Weet wat je hebt

Soms heb je geluk en is alles mooi bijgehouden. Maar vaak wordt het archief her en der bewaard, is het niet geordend en ontbreken er zaken. Als je weet wat je hebt, weet je waar je aan toe bent. Haal daarom je archief van onder het stof vandaan en breng in kaart wat je hebt. Met zo'n overzicht kan je mogelijke problemen detecteren en beslissen wat je volgende stappen naar een goede archiefzorg worden.

1. Zoek informatie over eerdere acties rond je archief en collectie

Zijn er ooit al eens beschrijvingen of inventarissen opgemaakt? Zijn bepaalde zaken ooit aan een bewaarinstelling geschonken?

2. Maak een overzicht van wat zich waar bevindt

Denk hierbij aan zowel fysieke locaties (bureauruimtes, repetitielokalen, de zolder van de ex-voorzitter enz.) als digitale dragers (harde schijven, diskettes, Google Drive, een gedeelde server, enz.). Maak een plan en geef de rekken, schabben of kasten een uniek nummer of duidelijk naam (bijvoorbeeld: Zolder, Rek A of Bruine kast bureau).

3. Geef alle verpakkingseenheden (doos, kaft/map ...) een uniek en opeenvolgend nummer

Noteer dit nummer ook op de doos of map zelf (in potlood).

4. Noteer basisgegevens over je archief en collectie per doos, map, kaft ...

Beschrijf per verpakkingseenheid een aantal zaken. Werk hierbij systematisch: per lokaal, per kast, per digitale drager ... Maak eventueel foto’s van wat je aantreft.

Je beschrijft niet elk stuk apart, maar wel de afgebakende gehelen die je aantreft. Dus: niet het krantenartikel, wel de map met krantenartikels.

Doorgaans zitten documenten of objecten met een reden samen opgeborgen, nl. omdat ze iets gemeenschappelijk hebben: ze behoren tot eenzelfde type, hebben eenzelfde oorsprong (activiteit, persoon) of eenzelfde doel. Probeer die redenen te achterhalen om de gehelen te identificeren. Indien relevant kan je meerdere verpakkingseenheden samen beschrijven (bijvoorbeeld: 3 classeurs met persartikels).

Deze beschrijving kan perfect in een Excelbestand, zoals in dit sjabloon. Je noteert:

1. het unieke nummer;
2. de locatie;
3. het type document of object: bv. partituren, kostuums, personeelsdossiers, foto's, productiedossiers, affiches ...;
4. de omvang: hoeveel dozen, mappen, strekkende meter, ruimte op schijf;
5. datering: niet de datum waarop je beschrijft, maar de datum van de stukken (indien geweten);
6. fysieke staat en toestand: is er schade? Ontbreekt er iets?;
7. ordeningsprincipe: hoe werden de stukken geordend? Bijvoorbeeld per productie, chronologisch, alfabetisch ...

5. Analyseer

Aan de hand van de genoteerde gegevens kan je een aantal vaststellingen doen en bepalen wat de volgende stappen kunnen of moeten zijn. Hoe zijn de archief- of collectiestukken er aan toe en zijn er herstellingen nodig? Wat ontbreekt? Waar kan er verder opgeruimd worden?

6. Ga na of er externe organisaties of personen zijn die verwant archief, documentatie of objecten bewaren

Heeft de lokale heemkundige kring, het gemeentearchief, een privéverzamelaar of een onderzoeker materiaal dat verwant is met of belangrijk is voor jouw organisatie? Breng dit ook mee in kaart.

Een stap verder: inventariseer wat je hebt

Wil je nog verder gaan in het beschrijven van je archief of collectie, dan kan je ook een inventaris opmaken. Als je al een overzicht hebt gemaakt. zoals beschreven onder Weet wat je hebt, heb je al meteen een goede basis om aan je inventaris te beginnen.

Wil je een inventaris (of catalogus) maken van een deel van je bezit (bijvoorbeeld: de kleding, de instrumenten, de bladmuziek, de foto's en geluidsdragers), kijk dan bij Bewaren per materiaalsoort op deze pagina. Daar vind je hoe je voor die specifieke types het best een catalogus maakt.

Voor een inventaris maak je van elke reeks of elk dossier een beschrijving met (minstens) volgende zaken:

• Een uniek en doorlopend nummer voor elke reeks, dossier of object
  Ook wanneer een reeks of dossier zo groot is dat het niet in één map of doos past, krijgt het slechts één nummer. Losse stukken die niet bij een dossier of reeks horen, kan je als een apart bestanddeel beschouwen en een eigen nummer geven.
• Een omschrijving van type en inhoud
  Vermeld om welk type documenten of materialen het gaat, waarover het dossier handelt of bij welke productie het object hoort. Wees consequent in je naamgeving; gebruik altijd dezelfde terminologie (bijvoorbeeld niet de ene keer 'briefwisseling', de andere keer 'correspondentie'). Bij twijfel kan je de omschrijving: ‘stuk(ken) over ...’ gebruiken.
• Datering
  Geef het jaartal wanneer de stukken werden opgemaakt, eventueel via begin- en einddatum.
• Omvang
  Geef een indicatie van de omvang (bijvoorbeeld x-aantal omslagen) of afmetingen.

Je kan de inventaris met pen en papier maken. Maar een digitale versie is handiger, omdat je de beschrijvingen dan gemakkelijk kan ordenen volgens de gewenste structuur. De manier waarop je de stukken ordent in de inventaris, hoeft dus niet overeen te komen met hun fysieke ordening. Gespecialiseerde software is niet nodig; een gewoon tekstverwerkingsprogramma of Excel-spreadsheet volstaan.

In je inventaris kan je veel meer informatie opnemen, als je dat wenst of nodig acht. Bv. de naam van het stuk (bv. naam van de theaterpop zoals gebruikt in de productie), de naam van de ontwerper of maker, de toestand, de manier waarop je het stuk hebt verworven, foto's van de stukken zodat je een duidelijke en geïllustreerde inventaris hebt, ...

In de cultureel-erfgoedsector hanteert men meestal de ISAD(G) (General International Standard Archival Description) als standaard.

Wat mag weg en wat moet je bijhouden?

Orde op zaken brengt rust in je hoofd. Een ordelijk archief heeft alleen maar voordelen. Van tijd tot tijd iets weggooien hoort daarbij. Dat bespaart je bovendien de kost van extra opslagruimte: zowel fysieke opslagruimte als digitale ruimte in de 'cloud'. Deze tips helpen je bij het bepalen van wat weg mag en wat niet.

Wacht de bui niet af

Wacht niet met selecteren of opruimen tot je ertoe gedwongen wordt door plaatsgebrek, verhuis of een te volle opslagschijf. Door tijdsgebrek riskeer je de verkeerde bestanden weg te gooien. Wanneer de stukken nog in gebruik zijn, weet je bovendien waarom die relevant zijn en al dan niet bewaard moeten blijven. In de ideale wereld gebeurt de selectie van wat je bijhoudt en wat niet dus op regelmatige tijdstippen. Bijvoorbeeld na het afwerken van een dossier, het afsluiten van een productie, op het einde van het seizoen ...

Hou rekening met soorten documenten & wettelijke bewaartermijnen

Doorheen je carrière of het bestaan van je organisatie, verzamel je heel wat documenten:

• Aangemaakt door jou (privé of in functie van je werk) of je organisatie
  Bijvoorbeeld e-mails, contracten, composities, programmaboeken, theaterscripts, repetitieplanningen, bevestiging van subsidies, foto’s van het laatste optreden of loonstroken.
• Verzameld als informatie
  Bijvoorbeeld tijdschriften, reclame voor instrumenten of de nieuwsbrieven van collega-gezelschappen.

Als privépersoon ben je de primaire gebruiker van je archief en kan je zelf bepalen wat je van waarde vindt om bij te houden en wat niet.

Als (personeels)lid van een organisatie doe je dit in samenspraak met de anderen. Vergeet niet dat er voor organisaties wettelijke bewaartermijnen voor documenten bestaan!

Bepaal de waarde(n)

Vooraleer je een stuk weggooit of vernietigt, ga je best na of het nog waarde heeft voor jezelf of voor de organisatie. Denk hierbij aan:

1. Praktische waarde
   Archiefstukken kunnen helpen om je taken efficiënter uit te voeren: je bewaart je eigen arrangementen om ze te gebruiken in het repetitieproces of bij een heropvoering, je houdt een exemplaar van je cv zodat je die niet voortdurend moet herschrijven, je gebruikt een agenda om afspraken niet te vergeten … Deze stukken zijn dus onmiddellijk inzetbaar bij de uitvoering van je activiteiten.
   
   
2. Juridische waarde
   Sommige archiefstukken hou je bij omdat ze juridisch van belang zijn: garantiebewijzen, contracten, facturen, bepaalde correspondentie … Ze bewijzen dat je bepaalde plichten/afspraken bent nagekomen en dat je je rechten kan doen gelden.
   
   
3. Emotionele waarde
   Een compositie waarmee je een wedstrijd won, het programmaboekje van je allereerste theaterstuk, een foto van je eerste buitenlandse optreden … Je koestert deze documenten omdat ze herinneren aan bijzondere personen, momenten of gebeurtenissen.
   
   
4. Geheugensteun of bron van kennis
   Bij de heropvoering van een theaterstuk ga je kijken hoe de vorige dramaturg/regisseur het heeft aangepakt. Je bewaart een interessant arrangement als inspiratie. Een programmaboek kan een interessante bron blijven omwille van de historische duiding. Je bewaart de technische fiche van de belichting van de afgelopen dansvoorstelling omdat je weet dat het binnen vijf jaar wordt hernomen. Het archief helpt je bepaalde zaken te herinneren of een inspiratie zijn voor nieuwe ‘projecten’.

Van zodra documenten een van deze waarden bezitten, heb je een goede reden om ze te bewaren.

De documenten verliezen doorheen de jaren misschien hun relevantie voor jou (bijvoorbeeld de opname van een eerste repetitie), maar kunnen voor een opvolger wel leerrijk zijn. Als een document voor jou of je organisatie geen waarde meer blijkt te hebben, is dit het uitgelezen moment om je de vraag te stellen of het geen cultuurhistorische waarde heeft. Als organisatie of kunstenaar heb je een maatschappelijke taak waardoor je archief na verloop van tijd cultuurhistorische waarde krijgt en voor toekomstige speurneuzen van betekenis kan zijn.

Suggesties voor permanente bewaring

Voor de bewaring van erfgoed van muziek en podiumkunsten zijn er geen objectieve criteria. We geven je wel een aantal suggesties:

• Denk niet dat je archief zomaar een bijeenraapsel van losse documenten is: het is de neerslag van je artistieke werk en loopbaan. Streef daarom naar een zekere representativiteit en volledigheid. Documenten en objecten die representatief zijn voor de oprichting, de doelstellingen en werkwijze van je organisatie komen daarom in aanmerking voor permanente bewaring.
• Elk archief is uniek, maar archieven van gelijksoortige organisaties vertonen sterke onderlinge overeenkomsten. Vandaar dat een voorbeeld van een bewaar- en vernietigingslijst voor een bepaald type organisatie handig kan zijn om te bepalen wat te bewaren. De onderstaande selectielijsten, specifiek voor kunstenorganisaties, kunnen je misschien wel inspireren:
  • Michielsen, E. (2004). Achter de coulissen. Selectielijst voor het archief van een theatergezelschap en Inventaris van het KNS-archief [scriptie]. Vrije Universiteit Brussel.
  • Verbelen, C. (2010). Een selectielijst voor de dienst dramaturgie. In De kunst van het bewaren, vernietigen is de kunst - Hedendaags documentbeheer in de Vlaamse Opera. Richtlijnen en advies voor de dienst dramaturgie [scriptie] (pp. 170-203). Vrije Universiteit Brussel.
• Organisaties moeten rekening houden met de wettelijke bepalingen van de vzw-wetgeving, fiscale wetgeving, personeels- en privacywetgeving. Deze bewaartermijnen gelden zowel voor papieren als digitale documenten. De termijnen gaan in op 1 januari volgend op de dag dat het document werd opgemaakt. Een factuur van 21 november 2019, moet dus vanaf 1 januari 2020 zeven jaar worden bewaard.
• Ook voor particulieren bestaat er een richtinggevend kader welke documenten best bewaard blijven. Onder meer op de website van de Vlaamse overheid vind je informatie.
• Aarzel je om bestanden te verwijderen? Neem contact op met CEMPER: wij kunnen je bij twijfel raad geven en misschien helpen met zoeken naar andere geïnteresseerden voor bepaalde delen van je archief en/of collectie.

Verpakking en bewaarruimte

Heel vaak is het aangewezen om archief of (erfgoed)objecten verpakt op te bergen in de archiefruimte(s). Dat kan ze beschermen tegen 10 schadefactoren, zoals licht, stof en vocht. De kwaliteit van het verpakkingsmateriaal bepaalt voor een groot deel de levensduur van je archief en collectie. Archieven of collecties worden meestal verpakt in papier, karton of kunststof.

Algemene principes

Objecten verpakt opbergen in de archiefruimte(s) heeft voor- en nadelen. En niet alle objecten zijn even geschikt om te verpakken. Houd daar rekening mee. Mogelijke voor- en nadelen kan je lezen op de Erfgoedwijzer. Dat is een site van de erfgoedsector waarop je richtlijnen vindt voor het bewaren van erfgoedcollecties.

Over het algemeen geldt dat verpakkingsmateriaal zelf geen schadelijke stoffen mag bevatten. Dus let op voor sommige (verniste) houtsoorten, roestbare metalen, plastiek dozen met weekmakers.

Anderzijds is het ook belangrijk om de zuurtegraad (pH-waarde) van je verpakkingen in het oog te houden. Hoe hoger de pH-waarde, hoe minder zuur. De ideale zuurtegraad van het verpakkingsmateriaal varieert naargelang de stukken in je archief en collectie, maar voor het gros van het archiefmateriaal is het aangewezen om zuurvrij materiaal te gebruiken voor de omslagen en dozen.

Er is een onderscheid tussen:

• Zuurvrij papier of karton bevat geen vrij zuur of zuur reagerende stoffen. Het heeft een pH-waarde die hoger is dan 7 (een pH van 7 geldt als een optimale zuurtegraad, hoger dan 7 is minder zuur (en dus meer alkalisch), lager dan 7 is zuurder).
• Gebufferd papier of karton is zuurvrij en heeft als extra een alkalische of basische reserve, zodat het ook verzuring van buitenaf kan opvangen (neutraliseren).
• Inert materiaal heeft als eigenschap dat het niet reageert op andere chemische stoffen.

Welke verpakking het meest ideaal is voor welk type van materiaal vind je op Erfgoedwijzer. Of vraag het aan CEMPER.

Verpakkingsmateriaal aankopen

Geschikt verpakkingsmateriaal voor erfgoedvoorwerpen koop je meestal bij gespecialiseerde winkels. Dit zijn enkele leveranciers van de meest gebruikte verpakkingsmaterialen:

• Algemeen Rijksarchief: zuurvrije archiefdozen en omslagen. Opgelet: het minimum voor een bestelling is 50 archiefdozen of 250 archiefomslagen.
  
• Cami nv: divers zuurvrij en inert opbergmateriaal.
• Jansen-Wijsmuller & Beuns BV: divers zuurvrij en polyester opbergmateriaal.
• Veha Barneveld: zuurvrije archiefdozen en omslagen. Aangeraden voor grote bestellingen zuurvrije archiefdozen en omslagen.
• Monochrom: gespecialiseerd in verpakkingen voor foto’s en audiovisueel materiaal.
• Sommige erfgoedcellen organiseren een groepsaankoop voor verpakkingsmateriaal. Contacteer de erfgoedcel in je buurt.

Twijfel je of het aangeboden verpakkingsmateriaal voldoet aan je archiefeisen? Vraag dan een technische fiche op bij de leverancier.

Heb je de middelen niet om zuurvrij materiaal aan te schaffen? Dan is een gewone kartonnen doos of map als tijdelijke oplossing nog altijd beter dan documenten of objecten onverpakt laten rondslingeren.

Inrichten van de bewaarruimte

Wat en wie zijn de grootste vijanden van je archief- en collectiestukken? Brand, vocht, insecten of knaagdieren en ... slordige medewerkers. Als je dit in je achterhoofd houdt, kan je met een paar eenvoudige en goedkope ingrepen een ruimte omtoveren in een goede archiefbewaarplaats.

Een paar vuistregels:

• Kies voor een afsluitbare ruimte, zodat je controle houdt over wie toegang heeft tot jullie archief. Waak erover dat alles wat ontleend wordt ook op dezelfde plek terugkeert.
• Kies voor een droge ruimte en controleer regelmatig of er geen vochtprobleem is.
• Controleer regelmatig of je geen sporen ziet van knaagdieren en insecten.
• Vermijd direct zonlicht, (openstaande) ramen.
• Hou in de mate van het mogelijke de temperatuurschommelingen beperkt: een tochtige zolderruimte zonder isolatie is dus niet geschikt.
• Merk je tijdens je controle dat er toch een probleem is (vochtplek, schimmel, sporen van knaagdieren, …) onderneem dan zo snel mogelijk actie: isoleer die documenten of objecten van de rest van de collectie. Zo blijft eventuele schade aan het geheel beperkt. Contacteer een deskundige voor advies.

Lees meer tips op TRACKS.

Digitaal archief

Net als je analoge archief, is het belangrijk dat je het digitale archief zowel leesbaar als raadpleegbeer houdt.

Alles daarover lees je op de pagina Digitaal bewaren.

Foto's en dia's

Fotoafdrukken, dia’s en negatieven zijn het resultaat van chemische processen. Dat maakt hen heel gevoelig voor schade en verval. Vaak verliest het materiaal al na enkele jaren spontaan aan kwaliteit. Met een goede bewaring kan je dit proces vertragen. Op lange termijn is digitalisering van al het fotomateriaal een goede optie.

Ordenen en beschrijven

Een beschrijving maken van je fotocollectie is een goed idee. Doe dat tijdig, want wie weet na enkele jaren nog precies wie er op de foto staat, wanneer die genomen is of wie de fotograaf is?

Heb je moeilijkheden met het identificeren van mensen op archieffoto’s? Plaats kopieën ervan in programmaboekjes, nieuwsbrieven en/of op sociale media en vraag het publiek te helpen om namen op de gezichten te plakken (crowdsourcing).

Je kan een fotocollectie beschrijven per deelcollectie (bijvoorbeeld per productie of per optreden) of per afzonderlijke foto. Door grote fotocollecties per deelcollectie te beschrijven, krijg je een goed overzicht van de hele collectie, zonder dat je – heel tijdsintensief – elke individuele foto hoeft te beschrijven. Kleinere collecties kan je misschien beter meteen stuk per stuk beschrijven.

Hoe ga je te werk?

• Geef elke foto een uniek identificatienummer (voor fotoafdrukken: met een zacht potlood op de achterkant of op de individuele verpakking, of op de diakader)
• Maak de beschrijving met pen en papier, of op de computer in een tekstbestand, een tabel, of een rekenblad.
• Baseer je voor een beschrijving op bestaande beschrijvingsstandaarden. Ze zijn door specialisten gemaakt en zorgen ervoor dat je geen elementen vergeet te beschrijven.

Die standaarden kunnen nogal moeilijk zijn. Als je een fotocollectie wil beschrijven, kan CEMPER je helpen met het kiezen van die standaard die het best aansluit bij jouw collectie en jouw doelstellingen.

Algemeen advies voor beschrijving

• Baseer je voor beschrijvingen per (deel)collectie op:
  • Dublin Core Collection Description Application Profile: een beknopte standaard om deelcollecties te beschrijven.
  • SEPIADES: een datastructuur met 21 kernvelden om grote fotocollecties en hun onderlinge samenhang te beschrijven.
• Baseer je voor individuele beschrijvingen op:
  • Dublin Core: een zeer beknopt beschrijvingsschema met 15 elementen. Dublin Core werd ontwikkeld om digitale bronnen te beschrijven, maar is geschikt voor allerlei materiaal.
  • Wil je een uitgebreidere beschrijving maken, neem dan contact met ons op. Dan helpen wij je met het kiezen van de beste beschrijvingsstandaard.

Hoe ver je in de beschrijving gaat, hangt van je wensen af. In elk geval bevat de beschrijving minstens:

• Het uniek identificatienummer.
• Wie heeft de foto genomen?
• Waar is de foto genomen?
• Wanneer werd de foto genomen?
• Bij welke productie, activiteit, optreden, … hoort de foto?
• Wie of wat staat er op afgebeeld?
• Materiaal: kleur, zwart-wit, dia, mat, blinkend, negatief, los of op drager.
• Afmetingen.
• Staat van bewaring (beschadigd, verkleurd …).
• Wie moeten we contacteren om de foto te mogen gebruiken (wie heeft er allemaal auteurs- en/of portretrechten)?

Tips voor bewaring

Hieronder geven we je enkele tips voor de bewaring van losse foto’s, dia’s, negatieven of fotoalbums. Heb je speciale fotografische formaten (bijvoorbeeld glasnegatieven of polaroids)? Neem dan contact op.

1. Bewaar foto’s los
   Haal de foto’s uit het fotoalbum, als dat mogelijk is. Voor een goede bewaring zijn losse foto’s te verkiezen.
2. Bewaar zwart-wit- en kleurenfoto’s apart
   De chemische samenstelling van kleurenfoto’s is anders dan die van zwart-witfoto's. Hierdoor kunnen chemische processen ontstaan die de bewaring niet ten goede komen. Daarom bewaar je ze best niet samen.
3. Haal dia’s uit hun glazen houder
   Bij dia’s in houders met glas haal je de dia uit het glazen raampje. Tussen dia en glas kan een microklimaat ontstaan dat het verval versnelt.
4. Kies het geschikte materiaal om je foto’s (individueel) te verpakken
   De keuze van verpakkingsmateriaal hangt onder meer af van hoe vaak je de foto’s nog zal raadplegen. Als dat niet vaak is, kies dan voor papier als verpakking. Dit is ook het beste materiaal voor duurzame bewaring. Kies voor ongebufferd zuurvrij papier dat voldoet aan de PAT-norm (Photographic Activity Test). Gebruik zeker geen pergamijn (doorschijnend papier dat soms in fotoalbums zit). Het papier plooi je langs de vier zijden om de foto. Wellicht volstaat 1 formaat van papier hiervoor.
   Als de foto’s nog vaak geraadpleegd worden, kies je voor mapjes in doorschijnende kunststof. Ook dit moet voldoen aan de PAT-norm. Als je mapjes in kunststof gebruikt, moet je misschien verschillende formaten aanschaffen.
5. Bewaar negatieven (en bij voorkeur ook dia’s) in gebufferd papier
6. Bewaar het ingepakte materiaal in dozen
   De ingepakte foto’s en dia’s bewaar je best horizontaal (dus liggend) in dozen. De dozen moeten eveneens voldoen aan de PAT-norm. Stapel niet te veel foto’s op elkaar per doos. Kies dozen die zo goed mogelijk aansluiten op het formaat van de foto. Bewaar kleurenfoto’s en zwart-witfoto's in aparte dozen.
7. Hou rekening met licht, lucht en temperatuur
   Voor zowat alle materiaal dat je wil bewaren, geldt: bewaar in een ruimte met zo weinig mogelijk schommelingen in temperatuur en luchtvochtigheid, liefst iets koeler en met weinig direct licht. Voor fotografisch materiaal gelden er per materiaalsoort bijzondere richtlijnen: kleurenfoto’s, polairoids en kleurnegatieven bewaar je best koud (3°C), zwartwit-negatieven op 13°C en zwart-witfoto's op 18°C.
8. Wees voorzichtig bij raadpleging
   Wanneer je de foto’s of dia’s wil raadplegen, raak de afbeelding dan niet aan en stel ze niet bloot aan direct of fel licht.

Nuttige links

• TRACKS: meer over het professioneel bewaren van fotomateriaal
• Rijksarchief België: een lees- en bruikbare handleiding voor de bewaring en het beheer van een fotoarchief
• Cultureel Erfgoed Nederland: een gedetailleerde beschrijving van de conserveringsproblematiek en van de beste bewaring van fotomateriaal
• Geschikt verpakkingsmateriaal vind je bij Verpakking en bewaarruimte elders op deze pagina.

Objecten: muziekinstrumenten en theaterpoppen

Muziek, dans en theater zijn vluchtig. Je beleeft ze op het moment dat ze uit- of opgevoerd worden. Toch kunnen opvoeringen niet zonder objecten. Hieronder focussen we op twee typische voorwerpen uit de muziek- en podiumsector: muziekinstrumenten en theaterpoppen.

Ordenen en beschrijven

Kies voor een minimale registratie of een basisregistratie. Dit zijn relatief korte lijsten van een tiental velden die alle noodzakelijke elementen bevatten om een verantwoorde catalogus van objecten aan te maken. Zowel de minimale registratie als de basisregistratie zijn standaarden uit de professionele museumwereld. Wil je een meer uitgebreide beschrijving maken, neem dan contact met ons op.

Een vast element in elke beschrijving, is een uniek identificatienummer voor elk object. Hoe dat nummer eruit ziet (alleen cijfers, een combinatie van letters en een getal …), maakt niet zoveel uit. Dat nummer moet je ook op het object aanbrengen. En liefst op zo’n manier dat het:

• het uitzicht van het object niet verstoort;
• het object niet schaadt;
• niet hindert bij het gebruik van het object.

Hoe je het nummer aanbrengt, verschilt van object tot object. Op Erfgoedwijzer vind je gedetailleerde info hierover.

De juiste termen waarmee je je objecten wil beschrijven, kan je vinden in de Art & Architecture Thesaurus. Die termen zijn samengesteld door specialisten en worden wereldwijd gebruikt. Het voordeel daarvan is dat iedereen dezelfde term gebruikt om hetzelfde voorwerp te beschrijven. De lijst is nog lang niet volledig, maar het loont altijd de moeite om de lijst te gebruiken bij het maken van je beschrijving.

Tips voor bewaring

Door objecten in de juiste omstandigheden te bewaren en ze op de juiste manier te hanteren, verklein je het risico op schade. Vaak zijn objecten gemaakt uit een combinatie van materialen. Elk van die materialen heeft zijn eigen specificiteit:

• Een onstabiele temperatuur en luchtvochtigheid doen hout uitzetten en krimpen waardoor het kan barsten.
• Bij hoge luchtvochtigheid kunnen zich schimmels vormen.
• Metalen zijn gevoelig aan de lichaamseigen zuren in talg, gaan gemakkelijk oxideren of worden mat.
• Plastic tast aan bij een te lange blootstelling aan licht, warmte en bepaalde chemische stoffen (sommige soorten vergelen zelfs spontaan en worden broos door in contact te komen met de lucht).
• Leder is een aantrekkelijke schuilplaats voor insecten.
  
• Op die basismaterialen is vaak nog ter versiering of bescherming een deklaag aangebracht met vernis, lak, was, olie, verf, email, patina, verguldsel … Net zoals de basismaterialen reageren zij elk heel verschillend op hun omgeving.

Een algemene richtlijn is: bescherm objecten tegen licht en vocht (een luchtvochtigheid van 40%-55% is voor de meeste materialen ok) en bewaar ze aan een constante temperatuur (ca. 18°C).

Muziekinstrumenten

De erfgoedwaarde van (oude) muziekinstrumenten kan op verschillende manieren benaderd worden:

• de muzikant wil een bespeelbaar instrument;
• de verzamelaar wil een bijzonder instrument;
• een museum wil een instrument conserveren.

Die benaderingen zijn niet altijd in overeenstemming met elkaar te brengen:

• Om muziekinstrument bespeelbaar houden, moet je het misschien restaureren en stukken vervangen, zodat er steeds minder van het origineel overblijft.
• De jacht van verzamelaars naar waardevolle instrumenten leidde tot vervalsingen en samengestelde instrumenten met oude en nieuwe onderdelen. Wat weer tot betwistbare toeschrijvingen en onvolledige achtergrondinformatie leidde.
• Veel oude instrumenten zijn al in de loop van hun leven hersteld en aangepast aan de muzieksmaak van het moment.

Enkele basistips voor bewaring van instrumenten

• Raak het instrument alleen aan wanneer dat nodig is.
  Besef dat het bespelen bijkomend schade kan toebrengen aan het instrument.
  Zorg dat je schone handen hebt. Wees bij het vastnemen voorzichtig voor de kleinere onderdelen en vermijd krassen.
• Hou het instrument stofvrij door het af te stoffen met een droge doek of eventueel een fijn, zacht penseel.
  Stof trekt namelijk schimmels en bacteriën aan. Je gebruikt liefst geen detergenten.
• Hou temperatuur en luchtvochtigheid beperkt.
  Instrumenten bewaar je best bij een temperatuur die niet hoger is dan 22 °C; de luchtvochtigheid bedraagt idealiter zo’n 40-50%.
• Beperk de blootstelling aan licht.
  Bewaar het instrument niet in de onmiddellijke nabijheid van vensters.
• Als het kan, berg je het instrument op in zijn oorspronkelijke kist.
  Gebruik je de originele kist, dan is het belangrijk dat ook die kist in goede staat verkeert. Hij mag geen deuken of scheuren vertonen en de binnenbekleding moet in orde zijn. Een goede kist omsluit het instrument precies en voorziet alle onderdelen van het instrument, zeker de ‘zwakkere’ (bijvoorbeeld uitstekende) van de nodige steun.
• Van een blaasinstrument verwijder je het mondstuk vooraleer je het in zijn kist opbergt.
• Controleer het instrument regelmatig op afwijkingen: verkleuring, vlekken, barsten en scheuren, afschilfering, enz.
  Merk je veranderingen op aan het instrument, vraag raad aan een expert.

Theaterpoppen

Hangende bewaring kan:

• bij voldoende stevigheid van de pop;
• als er geen zwakkere onderdelen zijn die bijvoorbeeld kunnen scheuren;
• als er voldoende afstand is tussen de objecten.

Liggende bewaring gebeurt best:

• in dozen;
• op zachte ondergrond: om het reliëf van het object op te vangen;
• met opvulling met zijdepapier en/of een vaste vorm waar nodig: om plooien te ondersteunen, verschuivingen te voorkomen;
• zonder spanning of stress op het voorwerp.
• Zorg ervoor dat er geen plooien in het textiel zitten.
  
• Als je de objecten samen bewaart, moet er tussen elk object een beschermde laag komen: zuurvrij zijdepapier of tyvek.
  
• De verpakking (doos) van het object moet ademend zijn.
• De verpakking moet beschermen tegen stof en licht.

Nuttige links en downloads

• Meer info over het bewaren van objecten op onze partnerwebsite TRACKS.
• Bekijk de slides van de Vorming objectregistratie door onze voorganger Het Firmament (2017).
• Kockelkoren, G. (2010). Behoud de beheerte. Workshop behoud en beheer van theaterpoppen. Wat met 'stof' & plastics [PowerPoint slides].
• Moens, K. (2010). Muziekinstrumenten. In M. Beirens, E. Kempers, & H. Moyson (reds.), Achter de muziek aan. Muzikaal erfgoed in Vlaanderen en Nederland (pp. 171-177). Acco.
• Geschikt verpakkingsmateriaal vind je bij Verpakking en bewaarruimte elders op deze pagina.

Textiel: kostuums

Ben jij je kostuumcollectie soms liever kwijt dan rijk? De zorg ervoor is geen sinecure. Kostuums zijn lastig op te bergen, ze zijn kwetsbaar en motten zijn er verzot op.

Ordenen en beschrijven

Heel wat toneel-, dans- en muziekverenigingen bezitten een kostuumcollectie. Hoe behoud je het overzicht? Hoe maak je een inventaris? CEMPER (toen als Het Firmament en Resonant) maakte samen met Erfgoedcel Pajottenland Zennevallei een handig draaiboek op, waarin stap voor stap wordt beschreven hoe je kostuums kan fotograferen, labelen en beschrijven. Het resultaat is een uiterst praktische geïllustreerde inventaris.

Het Draaiboek voor de inventarisatie van een kostuumcollectie (2015) kan online geconsulteerd en gedownload worden via Google Drive. Hier vind je ook alle sjablonen waarnaar verwezen wordt in de handleiding. Je kan de handleiding ook consulteren via ISSUU.

Tips voor bewaring

Negen eenvoudige tips waarmee je je kostuumcollectie een (langere) toekomst kan geven:

1. Berg textiel nooit vuil op.
   Dit trekt mot en ander ongedierte aan.
2. Bescherm kostuums tegen licht.
   Door direct zonlicht of ander sterk licht worden de vezels broos en breken ze af en verdwijnen de kleuren.
3. Bewaar textiel nooit luchtdicht.
   Wanneer je textiel in een plastic hoes of zak zonder verlichting bewaart, wordt er geen lucht doorgelaten. Bij temperatuurwissel kan er binnenin condens ontstaan, waardoor schimmel kan opkomen die het weefsel beschadigt.
4. Wees zorgvuldig bij inpakken.
   Inpakken kan met proper gewassen oude witte katoenen lakens, zuurvrij papier of dozen of zuiver en ademend materiaal als tyvek.
   Operahuis De Munt maakte een handig patroon om zelf een hoes uit tyvek te maken. Dit kan je opvragen via contact@​cemper.​be.
5. Vermijd kreuken.
   Rol kostuums op zuurvrije rollen of leg ze vlak wanneer er voldoende ruimte is. Vul vouwen op met rolletjes zijdepapier om breuken te voorkomen. Als je de kledingstukken aan kleerhangers of een kledingrek hangt, voorzie dan een degelijke ondersteuning voor elk stuk. Het rek of de kast moet ook voldoende ruim zijn zodat je kreuken en vouwen vermijdt.
6. Hang alle kostuums aan identieke kapstokken.
   Je zal verbaasd zijn hoeveel ruimte je hiermee wint!
7. Hou kasten stofvrij en zorg voor een regelmatige beweging in de kast.
   Eventuele aanwezige motjes worden gestoord en verplaatsen zich dan.
8. Hang cederhouten blokjes tussen de kostuums in plaats van mottenballen.
   Dit is goedkoper en milieuvriendelijk. In plaats van jaarlijks de blokjes te vervangen, kan je ze om de drie à vier maanden behandelen met een mix van ceder- en lavendelolie. Spelen of dansen in kostuums die lekker ruiken en niet naar mottenballen is aangenamer!
9. Handel snel bij het ontdekken van motten.
   Stop bij het ontdekken van motten het textiel in een plastic zak, pers er zoveel mogelijk lucht uit en sluit goed af. Stop het vervolgens twee weken in de diepvries. Laat het daarna langzaam op temperatuur komen, neem de plastic zak onmiddellijk weg en laat verder gewoon opdrogen. Gebruik nooit een haardroger om het proces te versnellen!

Meer lezen? Ontdek de publicatie Kostuumcollecties. Richtlijnen voor beheer en behoud van Instituut Collectie Nederland (1999).

Bladmuziek

De kans is groot dat je in het archief van een muzikant, componist, of een of andere muziekorganisatie bladmuziek vindt. ‘Bladmuziek’ komt in allerlei vormen en soorten. Daarom is het van belang om te weten over welk soort document het gaat.

Zonder bladmuziek zou ons collectieve muzikale geheugen wel zeer beperkt zijn. Want muziek is vluchtig: eens uitgevoerd, is het er niet meer. Tenzij het opnieuw tot klinken wordt gebracht. En hoewel je muziek natuurlijk ook altijd mondeling kan doorgeven (al mag die dan niet te ingewikkeld of te lang zijn) is het noteren van muziek al enkele eeuwen een handig hulpmiddel om de ‘klinkende’ muziek te registreren. Tot de komst van de opname- en afspeeltechnieken zelfs het enige. Dankzij bladmuziek is het mogelijk om zelfs zeer ingewikkelde muziek opnieuw uit te voeren, zonder het geheugen van de uitvoerder al te veel te belasten.

Soorten bladmuziek

De term ‘bladmuziek’ verwijst naar alle soorten neergeschreven muziek, ongeacht de vorm waarin of manier waarop dat gebeurt: met de notenbalken onder of naast elkaar, in de vorm van een partituur met partijen of als een stemboekje, als handschrift of als druk, als kladje, enz. ‘Bladmuziek’ omvat dus heel wat meer dan de term ‘partituur’ die veel vaker gebruikt wordt.

Een ‘partituur’ is en zeer specifieke vorm van genoteerde muziek, waarbij de verschillende partijen van een meerstemmig werk onder elkaar genoteerd zijn in moderne muzieknotatie. Pas in de zeventiende eeuw zou deze haar definitieve vorm aannemen. Zeg dus nooit zomaar ‘partituur’ tegen elke vorm van bladmuziek!

Lees meer over verschillende soorten bladmuziek

Muzieknotatiesystemen

Bladmuziek herkent men vlot omdat er muzieknotatie gebruikt wordt. Hoe die notatie er precies uitziet, verschilt per periode en per muziekgenre. In de middeleeuwen noteerde men op een andere manier dan in de 19de eeuw. En een akkoordenschema voor een popliedje ziet er anders uit dan een symfonisch stuk.

Lees meer over verschillende muzieknotatiesystemen

Uitgaves en arrangementen

Van eenzelfde compositie kunnen veel verschillende uitgaven en bewerkingen bestaan. Een stuk dat oorspronkelijk voor piano is gecomponeerd, kan herschreven zijn voor strijkkwartet. Een werk voor symfonisch orkest kan worden aangepast voor harmonie, enz. Dit heet een arrangement.

Ook wanneer een compositie niet voor andere instrumenten is herwerkt, kan de bladmuziek verschillende gedaantes hebben. Je hebt de volledige partituur (waarop de noten voor alle instrumenten onder elkaar genoteerd staat), de ook partijen (wat elk instrument of groep va instrumenten speelt), pianoreducties (waarop de volledige partituur wordt gereduceerd tot een overzichtelijkere pianopartij), de studiepartituur (een kleinere uitgave van een partituur, bedoeld voor analyse en studie eerder dan voor uitvoering), etc.

Tips voor bewaring

Wanneer je een register of inventaris wil maken van bladmuziek, is het belangrijk om met bovenstaande informatie rekening te houden. Niet alleen helpt het om te weten over wat voor materiaal het gaat, maar het geeft ook een indicatie van het belang van de bladmuziek: een oud, origineel handschrift is meestal van groter belang dan een recentere, gedrukte uitgave.

Net als bij elke vorm van archief, is het van belang dat je goed zorg draagt voor je collectie bladmuziek. Hierover lees je meer bij Bewaren per materiaalsoort/Papieren archief.