Hoe doen we het in huis? Archiefdoorlichtingstraject najaar 2023 afgerond

Meerjarig gesubsidieerde kunstenorganisaties moeten volgens het Kunstendecreet acties ondernemen om zo uiteindelijk aan de basiszorgrichtlijnen te voldoen. Tijdens dit traject evalueren we samen met de deelnemers deze richtlijnen en beoordelen we de huidige situatie binnen de organisaties. Deelnemers krijgen verschillende opdrachten die betrekking hebben op visie & beleid, waardebepaling, overzicht, ordening & beschrijving, duurzaam bewaren, ondersteuning en rechten. Tijdens online vragenuurtjes kunnen deelnemers problemen signaleren en advies inwinnen over obstakels in hun archiefzorg die ze tegenkomen bij het maken van de opdrachten. CEMPER en meemoo brengen ook bezoeken ter plaatse om de situaties nauwkeurig in te schatten. Op basis hiervan wordt een rapport opgesteld waarin de stand van zaken per basisrichtlijn wordt beschreven, evenals advies en specifieke acties op maat van de organisaties. Concrete tools op de TRACKS-website worden hierbij aangeboden als ondersteuning. Met dit rapport kunnen deelnemers uiteindelijk zelfstandig aan de slag met hun archiefzorg.

Bij de meeste organisaties waren voornamelijk waardebepaling, PC-hygiëne en een goede back-up voorzien uitdagend. Onder waardebepaling verstaan we wat we belangrijk vinden om bij te houden en wat we kunnen weggooien. In het fysieke archief ontdekten we vaak dat documenten die de wettelijke bewaartermijn hadden overschreden, duplicaten, en documenten zonder praktisch nut nog steeds werden bewaard. Dit onnodige archief neemt kostbare ruimte in beslag en zou vernietigd moeten worden, tenzij het nog belangrijke cultuurhistorische, economische, juridische of emotionele waarde heeft. Voor het digitale archief gold hetzelfde, alleen kwam daar ook nog versiebeheer bij: Het is essentieel om schriftelijke afspraken te maken binnen de organisatie over welke versies moeten worden behouden: alleen de laatste definitieve, of alle versies?

Een ander struikelblok was PC-hygiëne. Map- en bestandsnamen bevatten best betekenisvolle namen waar geen speciale tekens of spaties in voorkomen. In heel wat organisaties heeft elke medewerker een eigen systeem om bestanden naam te geven, wat snel leidt tot chaotische mappen. Ook de keuze van de bestandsformaten is van belang, aangezien niet alles even duurzaam is: het is bijvoorbeeld duurzamer om een .pdf te bewaren dan een .docx. Ten slotte is het bewaren van e‑mails bij alle organisaties een probleem: welke worden er bijgehouden en waar moeten die opgeslagen worden? Een goede praktijk is om belangrijke mails meteen in de mappenstructuur op te slaan in een .eml-formaat. Zo hoef je als organisatie geen mailboxen van medewerkers bij te houden, wat overigens een inbreuk zou zijn op de GDPR-wetgeving. Over PC-hygiëne maak je dus best schriftelijke afspraken die door de gehele organisatie gekend en gedragen worden.

Een laatste probleem is het maken van een back-up. Alle deelnemers werken met een cloud-toepassing, zoals dropbox, google drive of sharepoint. De meeste organisaties gaan er van uit dat cloudopslag een garantie is voor een langdurige en duurzame bewaring. Dit is echter niet zo: ook bij cloudopslag loop je risico op verlies van bestanden. Daarom maak je best gebruik van bijvoorbeeld een cloud-to-cloud back-up, waarbij je een back-up maakt bij een andere clouddienst dan degene die je al gebruikt.