Erfgoed Haspengouw en CEMPER aan het werk voor amateurverenigingen - deel 2

In 2021 startte Erfgoed Haspengouw (EGH) het project Reprise op. Erfgoed Haspengouw is de erfgoedcel die in Zuid-Limburg opereert en twaalf gemeenten ondersteunt in de zorg voor het lokale erfgoed. 

Met het project Reprise wil Erfgoedcel Haspengouw 120 jaar podiumkunsten in Haspengouw opnieuw tot leven brengen. 

De focus van Reprise ligt op amateurverenigingen in alle podiumdisciplines. Waar professionele kunstorganisaties vaak geconcentreerd zijn in de grote steden, vind je amateurverenigingen evenredig verspreid over heel het land. Vaak kunnen ze bogen op een lange geschiedenis die nauw verweven is met het lokale leven. Dat maakt hun positie in het Vlaamse cultuurlandschap uniek en waardevol. 

Het project startte in januari 2021 en wil het erfgoed en de unieke creaties (heel wat dorpen hebben een eigen lied), producties en eigen adaptaties die doorheen de tijd op kleine en grote podia werden gebracht, opnieuw op de planken brengen – vandaar de naam van het project. Hierbij wordt gewerkt met twee trajecten: een erfgoedtraject en een artistiek traject. 

In een eerste artikel hadden we het over hoe we het erfgoedtraject startten. In dit artikel gaan we dieper in op : 

• de ordeningsschema’s voor de archieven van de verenigingen;
• de mogelijkheden die je archief en erfgoed bieden om je vereniging op de kaart te zetten. 

Ordenen

Vaak ordenen we al op een intuïtieve manier: verslagen houden we meestal apart van programmaboekjes of foto’s. Bepaalde onderdelen ordenen we automatisch chronologisch, numeriek of alfabetisch. 

Eens een archief (fysiek én digitaal) in omvang toeneemt en gedeeld wordt met meerdere personen, zijn er echter meer afspraken nodig. 

Enkele basisrichtlijnen hierbij zijn: 

• Zorg voor een logica in de ordening, ook in de verschillende onderdelen. 
• Algemene zaken/​rubrieken (vergaderverslagen, ledenbeheer, financiën) zet je bovenaan in het klassement, specifieke activiteiten volgen verder (producties en uitvoeringen). In het jargon heet dat ​‘ordenen van algemeen naar bijzonder’. 
• Het criterium om bepaalde documenten samen te brengen, is meestal een gemeenschappelijk kenmerk. Dat kunnen zowel inhoudelijke als uiterlijke kenmerken zijn: affiches worden omwille van hun grootte best samen bewaard. 
• De ordening binnen een onderdeel is dan meestal chronologisch, numeriek, alfabetisch of een combinatie ervan. Om je digitale bestanden in een bepaalde volgorde te krijgen, kan je gebruik maken van de datum (jjjj/​mm/​dd) of van bepaalde cijfer- en lettercombinaties. 
• Je indeling en keuze van bestandsnaam moet zo zijn dat je een document maar op één plaats kan klasseren. Mapjes of classeurs als ​‘varia’ of ​‘allerlei’ zijn te mijden. 

Op basis van het overzichtsdocument van KF Sint-Cecilia Kanne (met drumband én toneelgroep) hielp CEMPER een ordening opstellen. De vereniging heeft naast het fysieke archief en de muziekbibliotheek ook nog vaandels en kostuums. Klik hier om te zien hoe je in Excel ordening kan aanbrengen in een eerste overzichtsdocument.

Digitaal verenigingsarchief

Tijdens de derde en vierde sessie werd ingegaan op het digitaal verenigingsarchief. Om een beeld te krijgen van hoe de amateurorganisaties met hun digitaal archief omgaan, hielden we een bevraging. De resultaten kan je hier bekijken. Door de vraagstelling geef je al enigszins tips mee. 

Het verschil tussen het digital born archief en gedigitaliseerde archiefstukken werd in eerste instantie benadrukt. We bewaren een archief immers in de vorm dat het is gecreëerd. Net omdat je in je vrije tijd bezig bent met de vereniging, kan je wel eens vergeten dat je op je pc best ook een apart bestand maakt voor de vereniging. Naargelang de gemiddelde leeftijd binnen de verenigingen, zien we dat verenigingen bewuster omgaan met gedeelde bestanden in de cloud.

Het omzetten van analoog naar digitaal materiaal kan voor vrijwilligersverenigingen een garantie zijn op bewaring van analoge stukken, maar men mag er niet van uitgaan dat dat alle archiefproblemen oplost. 

Het gedigitaliseerde beeld kan het analoge niet vervangen. De digitalisering kan ervoor zorgen dat fragiele stukken minder gehanteerd worden. Ideaal is om zo getrouw mogelijk te digitaliseren en dat vraagt specifieke normen en standaarden. Dat is voor amateurverenigingen niet altijd haalbaar, maar je kan soms wel ondersteuning krijgen bij de erfgoedcellen of andere erfgoedorganisaties. 

Lees meer over digitaliseren op de website van Archiefpunt en raadpleeg op TRACKS de tool digitaliseren om te zien wat er allemaal bij digitaliseren komt kijken. 

Zowel voor het digital born archief als voor de gedigitaliseerde bestanden moet je ervoor zorgen dat het archief overzichtelijk en leesbaar blijft. De gebruikelijke tips zijn: 

• Stel een mappenstructuur op. Daardoor denk je ook al na over wat je gaat bewaren. Denk ook aan het opslaan van belangrijk e‑mails en bijlagen in de mappenstructuur. 
• Gebruik betekenisvolle namen voor mappen en bestanden. Werk voor de naamgeving met een vast stramien voor eenzelfde type documenten, dan worden ze automatisch juist geordend. Vermijd ook de zogenaamde diakritische tekens (%, ç, é …). 
• Geregeld een back-up maken is geen overbodige luxe. Google drive is geen volwaardige back-up! 
• Draag zorg voor apparatuur en opslagmedia. 
• Gebruik duurzame bestandsformaten en controleer geregeld oude bestanden. Doe dit ook voor de back-up op een externe harde schijf. 
• Vergeet de website en oude website niet. Dat is natuurlijk al moeilijker. Spreek hierover met de persoon die de website ontwikkelt en onderhoudt. Meer literatuur en info hierover vind je o.a. bij TRACKS en e‑David.

Bekijk in de praktijkwijzer het onderdeel over digitale bewaring en klik door naar onze aanbevelingen. 

Laat je erfgoed zien! 

Digitalisering helpt natuurlijk de amateurverenigingen om hun erfgoed kenbaar te maken. Daarom werd hier ook op ingegaan tijdens de vierde sessie.
Foto’s op de website of de uitgave van een jubileumboek werken sensibiliserend bij leden en publiek. In gemeenten waar geen gemeentearchieven zijn die ook aandacht hebben voor het verenigingsleven, dragen de amateurverenigingen op deze manier bij tot de geschiedenis van de gemeenten en regio. De lokale politiek kan er dan mee uitpakken. Hou natuurlijk altijd rekening met de wetgeving op auteursrechten en portretrechten. 

Voor de erfgoedsector is het belangrijk om ook zicht te krijgen op het erfgoed van amateurverenigingen. Dat is een proces dat al vrij lang aan de gang is. Denk hierbij aan de privaatrechtelijke archieven die in de 20ste eeuw werden opgericht om naast de rijksarchieven en stadsarchieven ook archiefmateriaal rond een bepaald thema en bepaalde gemeenschap te archiveren. 

Willen we een zo breed mogelijk spectrum van onze maatschappij bewaren, dan hoort het verhaal van de amateurverenigingen daarbij. 

• Ondertussen zijn er ook al wat platformen waar je terecht kan om je archief en erfgoed te beschrijven zonder dat je zelf dure investeringen zou moeten doen. Als het op die platformen geregistreerd is, kan elke geïnteresseerde het opzoeken. Het voordeel om aan te sluiten op dergelijke platformen is dat je een vrij groot bereik krijgt en dat je zogenaamde standaarden volgt bij het invoeren en beschrijven. Je gaat daardoor systematisch te werk en je gegevens zijn op termijn veel gemakkelijker digitaal te delen. We beseffen dat dat wat werk vraagt, maar je krijgt er ook heel wat voor terug: het is gratis en je moet je geen zorgen maken over de opslag van die gegevens. Contacteer CEMPER als je hierover vragen hebt. 

Archiefbank Vlaanderen is in volle transitie naar Archiefpunt. Het archief van je amateurvereniging kan je nog steeds op dit platform beschrijven. Je kan er ook aangeven dat je bijvoorbeeld een collectie bladmuziek hebt of oude theaterteksten. CEMPER kan je altijd helpen bij het opstellen van een beschrijving. Bekijk hier alvast enkele voorbeelden van beschrijvingen van archieven van amateurverenigingen die zowel door privépersonen als door archiefinstellingen zijn opgesteld en al dan niet nog bestaan: 

• archief van de KF De Jonge Vreugd Lubbeek;
• archief van KH Eendracht Kortrijk-Aalbeke;
• archief van de toneelvereniging/​rederijkerskamer De Morgenstar Brussel.

Je hebt als amateurvereniging misschien ook objecten die voor je vereniging een erfgoedwaarde hebben. Dat kan gaan over vlaggen en vaandels tot een specifiek object op maat gemaakt voor je vereniging. 

Theater Ozzy van Riemst heeft samengewerkt met een lokale kunstschilder voor een decorstuk.

KF Sint-Cecilia Kanne heeft ook consequent van elke kostuumreeks één stuk bewaard. Via de databank Erfgoedplus en een aantal regionale databanken kan je dergelijke objecten beschrijven en ook afbeeldingen toevoegen. Vanuit je eigen website kan je dan een link leggen zonder je eigen website te belasten. De Vlaamse erfgoedcellen gebruiken deze platformen en kunnen je altijd helpen. Bekijk volgende voorbeelden: 

• kostuum van de fanfare van Zolder, beschreven door de Heemkundige Kring Het Woutershof van Zolder. Hier is ook een link gelegd naar de beschrijving van de collectie in Archiefpunt;
• vaandel van de Fanfare Sint-Joseph van Beverlo;
• foto’s van het oude repetitielokaal van de Harmonie Sint-Cecilia van Wezembeek-Oppem;
• danskostuums van de Boliviaanse folkloristische vereniging Kantuta uit Halle. Deze beschrijvingen werden gemaakt in een samenwerking met CEMPER en Erfgoedcel Pajottenland Zennevallei (nu Zender).

Ook immaterieel erfgoed (tradities, gebruiken, praktijken …) kan je beschrijven. Herinner je het blije nieuws van de Ultima voor de Fanfarecultuur dankzij Vlamo maar ook dankzij CEMPER. Wij begeleiden gemeenschappen in het beschrijven van dat immateriële erfgoed, bijvoorbeeld:

• fanfarecultuur;
• jachthoornblazers;
• rederijkerscultuur.

Eveneens voor iedereen bruikbaar is Wikipedia en Wikicommons. Hier gaan we niet verder op in, maar een voorbeeld krijg je alvast met het artikel over de KH Eendracht van Kortrijk-Aalbeke.

Het Repriseproject is een boeiende uitdaging. Het sociale netwerk en de informele leerschool die achter de amateurverenigingen schuilt, wordt vaak vergeten en met de COVID-19-crisis is het er niet gemakkelijker op geworden. CEMPER blijft oproepen om zorg te dragen voor het erfgoed van deze verenigingen. En heb je hulp nodig, dan weet je ons altijd te vinden.