Van idee naar realiteit: heldere afspraken tussen musea en podiumkunstenaars

Bespreek vooraf wat voor beide partijen de doelstellingen zijn van de samenwerking. Performers kunnen zich gebruikt voelen door musea of curatoren als instrument voor doeleinden van het museum, zonder dat hun eigen belangen worden gerespecteerd of erkend. Dit gevoel kan veroorzaakt of versterkt worden als er geen eensgezindheid is over doelstellingen. Dit gevoel kan ook omgekeerd leven, wanneer het museum het gevoel heeft louter als ruimte gebruikt te worden. Het is belangrijk dat er een duidelijke inhoudelijke link is tussen de twee partners en een win-win voor beide partijen. Bepaal samen hoe de performance, interventie of samenwerking zich inhoudelijk verhoudt tot de collectie of het museale verhaal.

Houd er echter rekening mee dat het eindproduct kan afwijken van de vooropgestelde doelstellingen, en dat flexibiliteit aan beide kanten noodzakelijk is. Daarnaast is het als artiest belangrijk om je ervan bewust te zijn dat je in een museum bent; dat is een andere context met andere doelstellingen dan bijvoorbeeld een theaterzaal. Aan de hand van de vooropgestelde doelstellingen kan je achteraf ook een evaluatie maken. Dat kan helpen om je werking bij te sturen in de toekomst.

Een duidelijk aanspreekpunt aan beide kanten is handig om goede afspraken te maken en elkaar op de hoogte te houden. Je weet dan bij wie je terecht kunt, en moet niet steeds op zoek naar de juiste persoon voor elke vraag.

Afdeling publiekswerking
Publiekwerkers zijn vaak degenen die projecten met gemeenschappen en kunstenaars in handen nemen. Gemeenschappen en kunstenaars met een idee kloppen dan ook best eerst bij hen aan (zie ook het praktijkvoorbeeld van STAM en Platform K). Publiekwerkers willen vooral de inhoud van de tentoonstellingen op een goede manier doorgeven, en zijn dus een tussenschakel tussen inhoud en publiek. De publiekswerker faciliteert vaak participatie in het museum en zoekt ook naar manieren om de bezoekers op een andere manier naar de objecten in het museum te laten kijken.

Bespreek hoeveel creatie- en repetitietijd er nodig is en waar en in welke omstandigheden dat kan plaatsvinden. Is het nodig om te oefenen als er bezoekers zijn? Of juist tijdens sluitingsuren? Kan het museum hiervoor ook opengesteld worden in de avonduren?

Spreek met de betrokken artiesten, curatoren en scenografen vooraf af hoe om te gaan met mogelijke aanpassingen tijdens het proces en/​of aan de ruimte of de opstelling tijdens de duur van de performance. Bepaal als museum ook vanaf de start mogelijke beperkingen wat betreft performance.

Verloning

Professionele kunstenaars moeten voor hun werk een eerlijke verloning krijgen. Wat eerlijk is, is afhankelijk van de noden en wensen van de kunstenaars alsook van het budget van het museum. Aan het begin van het traject maken museummedewerkers en artiesten hier best goede afspraken over, al dan niet vastgelegd in een contract. Indien het gaat om een cocreatietraject, en niet om een eenmalige performance, is het daarbij van belang om ook na te denken over de voorbereiding, de prospectie en het uitproberen, dat onvermijdelijk met een project gepaard gaat. Is het de kunstenaar die dit uit eigen (subsidie)pot betaalt of betaalt het museum dit?

Vergoeding

Wanneer het gaat om een optreden of samenwerking met verenigingen, groepen of individuen die vrijwillig werken, kunnen er afspraken gemaakt worden over een vrijwilligersvergoeding, een onkostenvergoeding en/​of betaling in natura, zoals een gratis toegang tot het museum voor iedereen.

Verzekering

Een verzekering is nodig voor het geval dat er iets misloopt. Je maakt best afspraken over wie voor wat aansprakelijk en verzekerd is.

Voor een vlotte samenwerking is het belangrijk om vooraf alle praktische noden te bespreken: repetitieruimtes, kleedkamers, technische voorzieningen, sanitaire ruimtes, parkeergelegenheid, veiligheid en toegankelijkheid. Overloop alles wat productioneel en logistiek nodig is voor een optreden of een tentoonstelling en spreek af wie waarvoor verantwoordelijk is. Zo voorkom je verrassingen op het laatste moment. Tegelijk hoeft het niet altijd complex te zijn: sommige gezelschappen hebben weinig nodig en vormen geen grote productiebelasting.

Het eigenaarschap van performances, inclusief rekwisieten en documentatie, roept complexe vragen op. Wie is eigenaar van de performance en wat mag die er nadien mee doen (heropvoering, herwerking, publicatie …)? Wordt de performance (of de tentoonstelling als geheel) gedocumenteerd, en hoe?

Kunstenaars vrezen soms dat schriftelijke instructies of video-opnames de essentie van hun performance niet kunnen vastleggen en al helemaal niet de live-ervaring kunnen vervangen. Performances zijn vluchtig en momentgebonden, waardoor documentatie een uitdaging vormt. Choreograaf Tino Sehgal verzet zich tegen documentatie en geeft de voorkeur aan een ​“levend geheugen” in plaats van materiële documentatie (Roca, 2019).

Tegelijkertijd moeten conservators vaak vertrouwen op documentatie aangevuld met diepte-interviews met de kunstenaar om kennis te verzamelen. Musea zoeken tevens naar manieren om levend werk te bewaren en verkennen verschillende modellen voor conservering en documentatie. Het is hierbij zoeken naar een balans tussen een transformatie die de essentie van performance zou kunnen ondermijnen en de potentiële waarde van documentatie voor toekomstig gebruik (Finbow, 2021).

Tate Modern heeft met projecten als Collecting the Performative en Reshaping the Collectible geprobeerd om de relatie tussen performance en documentatie beter te begrijpen. Documentatieprocessen moeten in deze visie niet alleen het werk vastleggen, maar ook de activiteiten en keuzes eromheen om ze later opnieuw te kunnen activeren.

Goede communicatie is vaak de helft van het organiseren. Maak duidelijke afspraken over zowel interne als externe communicatie. Zorg dat gidsen, baliemedewerkers, vrijwilligers en vaste bezoekers goed geïnformeerd zijn over wat er plaatsvindt in het museum en waarom. Gebrek aan interne afstemming kan leiden tot misverstanden of weerstand. 

Externe communicatie verloopt via kanalen zoals nieuwsbrieven, sociale media, eigen netwerken en lokale partners. Maak gebruik van alle mogelijke middelen: van online platformen tot affiches, flyers en zichtbaarheid in de museale ruimte. Om een breed publiek te bereiken, biedt publiq met de UiTdatabank een handig instrument om je evenement zichtbaar te maken. Enkele tips om je bereik te vergroten:

• Kies een heldere, originele titel zonder datum of locatie.
• Schrijf een wervende en duidelijke beschrijving met herkenbare zoekwoorden.
• Gebruik een sterke, sprekende foto die sfeer en diversiteit uitstraalt.
• Vermeld duidelijk voor welke doelgroep het aanbod bedoeld is.
• Herhaal essentiële informatie bij reeksen of terugkerende activiteiten.

Partners zoals cultuurcentra, scholen of lokale verenigingen brengen vaak doelgroepen mee die musea anders moeilijk bereiken. Samenwerkingen kunnen de zichtbaarheid van het museum vergroten én immaterieel erfgoed zichtbaar maken. Tegelijk vragen ze duidelijke afspraken rond ritmes, verwachtingen, promotie en taakverdeling. Het Jakob Smitsmuseum werkt bijvoorbeeld nauw samen met Cultuurcentrum Mol, wat toegang biedt tot nieuwe doelgroepen en het programma verrijkt. Een uitdaging daarbij is echter het afstemmen van de verschillende ritmes, aangezien een museum een heel ander programmatiepatroon heeft dan een cultureel centrum.

Bronnen en literatuur

• CEMPER. (2024, 11 maart). Verslag werksessie Dans en het museum.
• CEMPER. (2024, 2 september). Dans als museale beleving – Platform K danst in STAM.
• CEMPER. (2025, 26 september). Verslag webinar: Podiumkunsten programmeren en communiceren in musea.
• Finbow, A. (2021). New Approaches to Documenting Performance in the Museum: Value, History, and Stategy. In S. Franco & G. Giannachi (Reds.), Moving Spaces: Enacting Dance, Performance, and the Digital in the Museum (pp. 139 – 152). http://​doi​.org/​1​0​.​3​0​6​8​7/978 – 88-6969 – 534‑6/014
• Juist is Juist. (z.d.).
• Roca, N. (2019, 16 april). Tino Sehgal: Art and Memory beyond Inanimate Materiality. MOED.
• Tate. (z.d.). Collecting the Performative.
• Tate. (z.d.). Reshaping the Collectible.