Hoe ga je documenteren?
Hoe kies je een geschikt medium, format en methode om te documenteren? En heb je een goed plan om de documentatie raadpleegbaar, vindbaar en zichtbaar te houden voor volgende generaties?
Welke media en methoden gebruik je?
Afhankelijk van je doelen en je publiek kies je de meest gepaste vorm van documentatie. Je kan audiovisueel werken met video-opnames, maar ook fotografie, beschrijvende teksten, interviews of annotaties kunnen waardevol zijn. Sommige processen laten zich vangen in grafische notaties, andere vragen om een meer participatieve aanpak waarbij ook leden van een gemeenschap bijdragen aan het documentatiemateriaal.
Je kunt bestaand materiaal verzamelen, zoals affiches, repetitieverslagen of sociale media-inhoud, of nieuwe registraties maken. Wat je ook kiest: de vorm moet passen bij de inhoud en het beoogde gebruik.
In de steigers: CEMPER werkt aan een overzicht met mogelijke media en uitgewerkte voorbeelden om je hierin wegwijs te maken. Kom later nog eens kijken!
Hoe maak je documentatie betekenisvol?
Duurzaam documenteren betekent dat je niet alleen nadenkt over wat je vastlegt, maar ook over hoe je het materiaal bewaart, toegankelijk maakt en deelt op lange termijn. Duurzaamheid gaat hier zowel over de technische als de inhoudelijke levensduur van je documentatie.
Naargelang het doel van je documentatie, moeten jij of anderen de documenten nog kunnen interpreteren en gebruiken. Je kan tags of annotaties aan de opname toevoegen, of een begeleidend bestand met notities. Dit zal ervoor zorgen dat jouw documentatie betekenisvol blijft voor de toekomst.
Hoe maak je documentatie raadpleegbaar?
Om te garanderen dat het fysiek raadpleegbaar blijft, is het allereerst belangrijk om te kiezen voor formaten en dragers die lang meegaan en die je in de toekomst nog kunt openen en gebruiken. Vermijd bijvoorbeeld verouderde software of bestandsformaten die binnenkort misschien niet meer ondersteund worden. Denk ook na over digitale opslag: werk met een gecentraliseerde en duidelijke mappenstructuur via een gedeelde onlinedrive en zorg voor goede back-ups. Voor fysieke documenten of objecten is het belangrijk om ze te bewaren in omstandigheden die schade beperken, zoals bescherming tegen licht, vocht en temperatuurschommelingen.
Het correct bewaren zowel digitaal als fysiek maar ook ordenen en inventariseren van jouw materiaal hoeft geen onoverkomelijk project te zijn. CEMPER stelde daartoe de praktijkwijzer Goed Bewaren op die stap per stap begeleidt aan de hand van concrete tips, voorbeelden en raad van experten. Zit je toch nog met vragen, neem dan zeker contact met ons op, wij begeleiden je graag.
Hoe maak je documentatie vindbaar?
Hier denk je na over wie het materiaal moet kunnen terugvinden en gebruiken.
Enkel voor intern gebruik: zorg minimaal voor een duidelijke mappenstructuur waarin je jouw materiaal kan bewaren en terugvinden. Onze praktijkwijzer Goed Bewaren neemt je stap voor stap mee in de creatie van zo een mappenstructuur. Zorg ook voor correcte ‘metadata’ van het materiaal dat je documenteert. Metadata beschrijven welke informatie het bestand of folder bevat, wie het gemaakt heeft, wanneer en in welke context. Door bestanden een betekenisvolle bestandsnaam te geven met datum, onderwerp en statuut van de opname leg je al enkele belangrijke metadata vast (ook anderen kunnen bestanden makkelijker terugvinden als er een goede bestandsnaam is).
Voor extern gebruik: misschien kunnen de metadata ook opgenomen worden in een online catalogus of inventaris, zodat externe geïnteresseerden weten dat ze er bij jou voor terecht kunnen.
Hoe maak je documentatie zichtbaar?
Dat hangt opnieuw af van je doelen, doelpubliek maar ook de rechten die je al dan niet hebt op het materiaal. Zorg dat je niet voor onaangename verrassingen komt te staan en klaar de rechten van je aangemaakte materiaal met de betrokken partijen ook al is dit maar voor een beperkte periode. Het kan natuurlijk ook dat je enkel voor jezelf of je eigen organisatie documenteert, dan moet je het niet extern zichtbaar maken.
De manieren om je documentatie zichtbaar te maken zijn enorm breed. Je kan bijvoorbeeld kiezen voor publicatie op een online platform, een zelfstandige publicatie, een fysieke tentoonstelling, een educatief pakket of een artistiek hergebruik binnen een nieuwe creatie. Wat je ook kiest, streef naar een vorm die het materiaal toegankelijk en relevant maakt, én die uitnodigt tot verdere interactie of reflectie. Zo blijft je documentatie niet alleen bewaard, maar ook levendig en betekenisvol.