Archiefdoorlichting najaar 2025 afgerond

Ons tweejaarlijkse archiefdoorlichtingstraject is ondertussen een vertrouwde gewoonte. Telkens kunnen zes meerjarig gesubsidieerde organisaties zich inschrijven voor een intensief traject van een half jaar waarbij ze hun eigen archief onder de loep nemen, een uitgebreid archiefgesprek met ons voeren, en achteraf een rapport ontvangen met advies en acties op maat. 

In juni trapten we dit traject af met een startbijeenkomst waar alle deelnemers met elkaar konden kennismaken en hun verwachtingen delen. Zo willen we benadrukken dat ook andere organisaties met dezelfde uitdagingen kampen en hen aanmoedigen om kennis en ervaringen uit te wisselen. Hiervoor maakten we ook tijd tijdens enkele online vragenuurtjes. 

Gedurende het traject vullen de deelnemers vier vragenlijsten in. Deze vragenlijsten zijn gebaseerd op de basiszorgrichtlijnen op TRACKS waaraan meerjarig gesubsideerde organisaties moeten voldoen. Achtereenvolgens gaan we in op de organisatiecontext, het fysieke archief, het digitale archief, rechten en hergebruik, en visie. 

De antwoorden op deze vragenlijsten vormen de basis voor een plaatsbezoek, waar we dieper ingaan op moeilijkheden en onduidelijkheden. De vragenlijsten dagen medewerkers uit om in hun archief te duiken en met collega’s in gesprek te gaan, maar ook om de kennis in hun hoofd neer te schrijven. Het plaatsbezoek vormt daarbij een echte meerwaarde waar menig puzzelstukje op z’n plaats valt. Al deze informatie gieten we ten slotte in een rapport met per richtlijn een stand van zaken, advies en concrete acties. 

Hoewel de deelnemers uit verschillende deelsectoren kwamen en de organisaties zeer uiteenlopende groottes hebben, merkten we toch weer dat veel uitdagingen gedeeld zijn. Visie en afspraken is zoiets dat vaak terugkomt. Meestal hebben organisaties wel ideeën in hun hoofd over de waarde van hun archief en wat ze ermee willen doen, maar is het zaak om dat neer te schrijven. Dat vergemakkelijkt de communicatie onder collega’s en de verantwoording naar de overheid. Hiermee hangt vaak een kwestie van waardebepaling samen. Dit is geen basiszorgrichtlijn, maar wel een van de grootste vragen waar organisaties mee zitten. Door te bepalen wat je op lange termijn wilt bewaren, wat deel uitmaakt van je ​‘archief’ en wat enkel gebruikswaarde heeft, beperk je ook de omvang van je archief en het werk dat je moet doen. 

Daarnaast hadden verschillende deelnemers nood aan meer overzicht, vooral van hun fysiek archief, maar soms ook van hun digitaal archief. In welke bureaus en kasten bevindt zich nog archief? Waar ligt de stock en waar liggen de archiefexemplaren? Zijn er nog harde schijven of externe medewerkers met waardevol materiaal? 

Een derde werkpunt waren de mappenstructuur en naamgeving. Alle organisaties werkten met een digitale mappenstructuur, maar die is niet altijd even duidelijk. Een groot probleem daarbij is dat mappen en bestanden soms nietszeggende of zelfs misleidende namen hebben. Zoals een van de deelnemers het verwoordde: ​“Van de twaalf mapjes wist ik van twee wat erin zou zitten.” 

Ten slotte konden enkele organisaties nog betere afspraken maken over auteursrechten. Als je in je contracten met zowel vaste medewerkers als freelancers een clausule opneemt over de rechten die ze overdragen, bespaar je jezelf later veel werk. Als je zo’n clausule niet hebt en je wilt bijvoorbeeld auteursrechtelijk beschermd materiaal op je website publiceren, moet je toestemming vragen van al de betrokkenen. 

Naar goede gewoonte hielden we onze slotbijeenkomst in een professionele archiefinstelling. Bij deze gelegenheid was dat het AMVB. Tijdens deze bijeenkomst lichtten we de opbouw van het rapport toe en bespraken we 3 prioriteiten voor elke organisatie. Daarna konden de deelnemers zelf aan de slag met een map in hun digitale archief. Op zo’n moment drijven er telkens weer vragen boven en kunnen ze van elkaar leren. 

We sloten af met een rondleiding achter de schermen. Dit was het ideale moment om enkele archiefstukken van Ancienne Belgique, BRONKS en Ictus te zien, die zich reeds bij het AMVB bevinden. Maar ook om te zien dat zelfs in een archiefinstelling niet alles meteen geïnventariseerd en zuurvrij verpakt is. Zo leren de deelnemers dat het niet draait om de perfectie, maar dat elke stap een stap in de goede richting is, hoe klein ook.