Discogs als inventaris voor audiovisuele muziekcollecties

Wie al of niet gedwongen thuis zit, hoeft zich niet te vervelen. Waarom eens niet beginnen met een catalogus van alle cd’s en lp’s in jouw muziekorganisatie (of uit je persoonlijk bezit)? En dat hoeft nog niet eens zoveel tijd te kosten, want het meeste werk is al voor jou gedaan. En dat scheelt, want een beschrijving van een cd, lp, cassette of andere geluidsdrager is best wel ingewikkeld. Discogs is een van de online catalogi die je hiervoor kan gebruiken. In een eerste artikel bespreken we hoe je beschrijvingen kan overnemen en toevoegen. Een tweede artikel handelt over de geautomatiseerde import en export van beschrijvingen.

Heel wat organisaties bezitten audiovisuele opnames. Wil je hier een catalogus van opmaken, dan kom je gauw tot de vraag welke software je daarvoor kan gebruiken. In dit praktijkvoorbeeld onderzocht CEMPER stap voor stap de mogelijkheden van Discogs. 

Discogs is een online platform waar audiovisuele opnames beschreven kunnen worden. In welke mate kan het ook ingezet worden als inventarisatiesoftware voor erfgoedcollecties of voor ander professioneel gebruik? Wat zijn de voor- en nadelen?

Waarvoor?

Discogs (www​.discogs​.com) presenteert zich als een platform om nieuwe muziek te ontdekken en je eigen collectie en wishlist op te volgen. Het biedt ook de gelegenheid om opnames te verkopen of aan te kopen.

Achter de website gaat een indrukwekkende databank schuil, die inmiddels (april 2020) de gegevens van meer dan 12 miljoen releases bevat. Dat aantal groeit dagelijks aan, dankzij de hulp van muziekliefhebbers en verzamelaars die hun eigen collecties in de databank invoeren. Aanvankelijk gestart als een databank voor elektronische muziek zijn vandaag zowat alle muziekgenres vertegenwoordigd.

De basis

De Discogs-databank is voor iedereen toegankelijk. Met een (gratis) account kan je je eigen online catalogus aanmaken. Die kan je altijd en overal consulteren en aanvullen met een internetverbinding en je accountgegevens. Via je account krijg je een extra set tabbladen te zien. Je catalogus verschijnt op het tabblad ​‘Collection’. Daar kan je op drie manieren uitgaven aan toevoegen: 

• Uitgaven die al beschreven zijn in Discogs kan je met één druk op de knop aan je collectie toevoegen (je bent zelfs verplicht om bestaande beschrijvingen over te nemen aangezien Discogs, zoals elke zichzelf respecterende databank, geen dubbele invoer toelaat). Je moet dus voor elke uitgave in jouw collectie nagaan of deze al in Discogs is opgenomen. Dat je de beschrijvingen van tientallen andere communityleden kan recupereren is tegelijk het grote voordeel aan Discogs, omdat je zo aanzienlijk veel tijd kan besparen bij het inventariseren. Uitgaven waarvan je meerdere exemplaren in het bezit hebt, kan je meerdere keren aan je collectie toevoegen. 
• Van uitgaven die nog niet in Discogs zijn opgenomen, maak je zelf een beschrijving. Deze verschijnen aanvankelijk via het tabblad ​‘Drafts’, waar je ze (voorlopig) kan opslaan en blijven bewerken. Heb je een beschrijving afgewerkt, dan moet je deze vervolgens ​‘indienen’ (submit). Enkel dan verschijnt je bijdrage ook in je eigen catalogus (als je die optie aanvinkte bij het beschrijven) en in de algemene achterliggende Discogsdatabank. Zo worden nieuwe beschrijvingen bruikbaar voor anderen. Hoewel Discogs zowat alle muziekgenres vertegenwoordigd, zal je, afhankelijk van hoe gespecialiseerd je eigen fysieke collectie is, meer of minder beschrijvingen zelf moeten toevoegen. 
• Verschilt de uitgave die je wil beschrijven slechts op enkele vlakken van een bestaande beschrijving, dan kan je die laatste kopiëren en manueel de enkele aanpassingen doen
  
  
  

Manuele invoer

Als basisprincipe voor nieuwe invoer geldt dat je een uitgave altijd bij de hand hebt wanneer je een beschrijving maakt. Een uitgave toevoegen vanuit andere bronnen (bvb. databanken) is not done. In se wijkt dat niet af van de algemene principes die je bij catalografie gebruikt; enkel vanuit de orginele bron (uitgave) kan je min of meer zekerheid hebben over de juistheid/​correctheid van de gegevens. 

Discogs hanteert haar eigen beschrijvingsvelden (welke informatie moet je verzamelen over de uitgaven) en beschrijvingsregels (hoe kan of moet je de verschillende velden invullen). Op de support-pagina’s kan je hier uitgebreid documentatie over vinden. Wat de beschrijvingsvelden betreft, komt de databank de internationaal geldende standaarden (IASA bijvoorbeeld) in voldoende mate tegemoet. De software is op veel vlakken klaar voor onmiddellijk gebruik, waardoor je geen urenlange voorbereiding nodig hebt om van start te gaan. 

Een aantal beschrijvingsvelden zijn verplicht in te vullen, zo niet kan je de beschrijving niet opslaan. Tot de verplichte velden behoren: naam van de artiest(en), titel van de uitgave, naam van het label en catalogusnummer, formaat van de drager (cd, lp,…), de titels van de individuele tracks, een genreaanduiding en de zogenaamde ​‘submission notes’ (een beknopte nota die verklaart waar je de informatie vandaan hebt en afwijkingen legitimeert). 

Discogs beschrijft uitgaven op twee niveaus: op het niveau van de drager (de uitgave als geheel) en op het niveau van de tracks. Omdat de databank zich hoofdzakelijk richt op commercieel uitgebracht materiaal, gaat veel aandacht uit naar de correcte identificatie van de dragers, met bijvoorbeeld niet enkel velden voor de naam van de (overkoepelende) artiest en titel van de uitgave, maar ook met de identificatie van het platenlabel, catalogusnummer en zelfs barcodes (of de EAN-code) en matrixnummers [https://​en​.wikipedia​.org/​wiki/…]. Net daardoor duurt het soms wat langer om een bestaande beschrijving toe te voegen aan je catalogus; zeker in het geval opnames vaak heruitgebracht zijn, is het niet altijd evident om de correcte uitgave snel te vinden. 

Voor een aantal velden maakt Discogs gebruik van zogenaamde authority control. Dat is een manier om alle schrijfvarianten van één naam bij elkaar te houden en om alle diverse personen of instellingen die dezelfde naam delen, uit elkaar te houden. Discogs gebruikt authority control onder meer bij de artiestennaam en het platenlabel:

Voor artiesten en instellingen van wie de naam op verschillende manieren geschreven kan worden (denk aan de tientallen schrijfwijzen van ​‘Tchaikovsky’) wordt een bepaalde schrijfwijze voorgesteld. Alternatieve schrijfwijzen worden aan die voorkeurterm gekoppeld als variaties. 

Artiesten met dezelfde naam en schrijfwijze (denk bijvoorbeeld aan John Williams de componist en John Williams de gitarist) krijgen een aanvulling die duidelijk maakt over wie het gaat. 

Voor elke naam die je begint in te voeren, tracht Discogs zelf een aantal suggesties te doen. De manier waarop je suggesties krijgt voorgeschoteld, is helaas ietwat onhandig, omdat je enkel de naam van de artiest te zien krijgt. Bij artiesten met dezelfde naam ben je daardoor verplicht de suggesties een voor een te controleren. 

Voor andere velden gebruikt Discogs gewone gecontroleerde lijsten, die als keuze- of aanvinklijsten worden voorgesteld. Dat is het geval bij het formaat van de drager, het muziekgenre en de stijl. Ze hebben als voordeel dat ze de invoer kunnen versnellen. Een nadeel is dat je invoer beperkt is tot wat je in de lijst vindt. Dit aspect van Discogs hebben we niet verder onderzocht (ons lijken op het eerste zicht alle mogelijkheden gecoverd). In elk geval: als je erfgoed- of muziekdatabanken, zoals Discogs, wil gebruiken voor eigen inventarisatie/​catalografie, adviseren we altijd om na te gaan of de voorziene vaste controlelijsten aan jouw noden beantwoorden en of je de lijsten eventueel kan aanpassen. 

Voor een aantal genrespecifieke beschrijvingsvelden biedt Discogs geen adequate oplossing. Voor jazzuitgaven bijvoorbeeld is de datum van opname (sessie) vaak belangrijker dan de datum van uitgave. De datum van opname kan/​mag helaas enkel in het algemene opmerkingenveld toegevoegd worden; dat is een veld dat niet doorzoekbaar is. 

Discogs richt zich vooral tot commercieel uitgebracht materiaal, maar erfgoedcollecties bestaan vaak uit niet-commerciële opnames (repetitieopnames, bootlegs van concerten, artiestendemo’s, veldopnames, enz.). Gelukkig is het technisch mogelijk om dit in Discogs in te voeren. De formatenlijst is vrij uitgebreid, met bijvoorbeeld ook de mogelijkheid om audiocassettes, reel-to-reel audiobanden, minidiscs of digitale bestanden te beschrijven. En de verplichte velden ​‘label’ en ​‘catalogusnummer’ mogen ingevuld worden als respectievelijk ​‘Not on label’ en ​‘none’.

Ook niet- (of weinig) geïdentificeerde opnames kunnen via Discogs beschreven worden. Het veld ​‘Artist’ kan ingevuld worden als ​‘Various’, ​‘Unknown Artist’ of ​‘No Artist’; de tracktitels kunnen omschreven worden als ​‘Unknown track 1’, ​‘Unknown track 2’, enz. Meer dan waarschijnlijk raken dergelijke beschrijvingen niet goedgekeurd door de community (zie verder), maar dat zou voor het functioneren van jouw catalogus geen probleem mogen zijn. Volgens onze beperkte test kan het om beschrijvingen met weinig identificerende gegevens aan je collectie toe te voegen. 

Elke ​‘draft’ van een nieuwe beschrijving, moet je indienen (submitten) vooraleer ze functioneel wordt in de databank en aan jouw collectie kan worden toegevoegd. Op dat moment voert het systeem een eerste automatische kwaliteitscontrole uit: zijn verplichte velden ingevuld, werd correct verwezen naar artiesten en labels (op basis van authority files), enz. Hier heb je nog de kans om informatie te corrigeren en aan te vullen. Bevestig je het indienen van de beschrijving, dan wordt de beschrijving aan de andere communityleden voorgelegd voor een tweede kwaliteitscontrole. Dat kan een nadeel zijn: de andere communityleden hebben het recht om jouw beschrijvingen verder aan te vullen en te corrigeren, misschien niet op een manier die jij wenselijk vindt.

Extra informatie opnemen

Hoewel Discogs veel velden voorziet voor de beschrijving, toch covert ze niet alle mogelijke technische en inhoudelijke beschrijvingsvelden. Het kan bijvoorbeeld gaan om een eigen (intern) inventarisnummer dat je zou willen toevoegen, om de afmetingen, of er ruisonderdrukking is gebruikt, het IEC-type van een audiocassette (van belang in functie van digitalisering), de aanwezigheid van begeleidend materiaal, of zaken die specifiek zijn voor het exemplaar in jouw bezit (bvb. een gehandtekend exemplaar, de verwervingsmethode of aankoopprijs, de verzekerde waarde, de staat van het item, enz.). 

Dergelijke velden kan je evenwel zelf aanmaken. Via de instellingen van het tabblad ​‘Collection’ kan je de gewenste velden als ​‘Custom Fields’ toevoegen. Een aantal beschrijvingsvelden zijn hier alvast standaard voorzien, waaronder ​‘Media Condition’ en ​‘Sleeve condition’. Je kan deze naar eigen inzicht verwijderen of er nieuwe velden aan toevoegen. Voor elk van deze velden kan je bovendien bepalen hoe ze ingevuld moeten worden: als open tekstveld of als (aanpasbaar) dropdownlijstje. Voor deze velden kan je dus zelf gecontroleerde lijsten aanmaken en gebruiken om de invoer te vergemakkelijken/​versnellen. Per ​‘Custom Field’ kan je eveneens instellen of de informatie toegankelijk mag zijn voor het publiek (in tegenstelling tot de velden die een Draft voorziet: deze zijn altijd publiek). 

‘Custom Fields’ kan je toevoegen zowel bij nieuwe invoer als bij de overname van bestaande beschrijvingen. Hou er rekening mee dat je de ​‘Custom Fields’ enkel vanuit het tabblad ​‘Collection’ kan toevoegen. Je moet een ​‘Draft’ dus eerst submitten vooraleer je de bijkomende velden kan invullen vanop het tabblad ​‘Collection’.

De ​‘Custom Fields’ zijn ook geschikt om reliëf te brengen in een grotere hoeveelheid ongeïdentificeerde dragers. Een ongeïdentificeerde drager kan je zoveel als nodig toevoegen aan je catalogus. Via de ​‘Custom Fields’ kan je met de weinig identificerende elementen waarover je wel beschikt, zoals een inventarisnummer, toch nuance aanbrengen in dat geheel. Een uitgebreide zoekfunctie is helaas niet voorzien op de ​‘Custom Fields’. Je kan dus – behalve via CTRL‑F – niet gericht zoeken op bijvoorbeeld inventarisnummer. Dat kan het beheer van je collectie bemoeilijken.

Geautomatiseerde import

Als je wat meer ervaren bent met databanken, kan je een geautomatiseerde import naar Discogs overwegen. Tot voor kort was dat niet mogelijk. Tegenwoordig bestaat hier wel een module voor, die volop in ontwikkeling is en getest wordt. De concrete mogelijkheden en werkwijze van de geautomatiseerde import kunnen dus wijzigen van wat je in dit artikel leest. Voor je start, lees je er dus best de officiële documentatie op na.

Beschrijvingen in bulk importeren blijft voorlopig beperkt tot maximaal 100 uitgaven per keer. De procedure bestaat erin dat je een csv-bestand (“comma separated value”) met de gegevens over de uitgaven uploadt. Discogs zet die gegevens vervolgens om naar het tabblad ​‘drafts’ in je account (je moet dus wel aangemeld zijn), waar je ze verder kan bewerken en kan indienen voor goedkeuring. 

Een csv-bestand is een bestandsformaat waarbij informatie in kolommen als doorlopende tekst wordt opgeslagen. De verschillende kolommen worden door een zogenaamd lijstscheidingsteken van elkaar gescheiden. Een csv-bestand kan je gemakkelijk aanmaken vanuit een rekenblad (Excel, OpenOffice Calc en hun alternatieven), waar de csv-extensie een van de beschikbare opslagformaten is. 

Verzeker je er echter van dat jouw pc de komma als lijstscheidingsteken gebruikt; bij Nederlandstalige versies van Excel is dat standaard vaak de puntkomma. Je kan dit controleren door een nieuw (leeg) werkblad te openen en daar het csv-bestand in te importeren (via het tabblad ​‘Gegevens’ -> ​‘Gegevens ophalen en transformeren’ -> ​‘uit tekst/​csv’. Er opent zich dan een nieuw scherm waar je kan zien welk lijstscheidingsteken gebruikt is.) Blijkt toch een puntkomma gebruikt te zijn, tracht dan de instellingen van je pc en van Excel te wijzigen zoals beschreven is op onder meer de volgende webpagina.

Ook wij testten de automatische invoermodule. Aanvankelijk lukte het ons niet om het Excelwerkblad als een correct csv-bestand op te slaan. Vermoedelijk heeft het er mee te maken dat we werken met de onlinevariant van Office, waardoor we de basisinstellingen (om een komma als lijstscheidingsteken te gebruiken) niet kunnen wijzigen. GoogleDrive spreadsheet bracht in ons geval de oplossing: nadat we het originele Excelbestand uploaden in GoogleDrive, downloadden we het meteen als een csv-bestand (File -> Download as -> ​“comma separated value”). Dit bestand kon wel probleemloos opgeladen worden in Discogs. 

Slechts een beperkt aantal beschrijvingsvelden kan automatisch in Discogs worden opgeladen. Op het moment dat wij dit testten, ging het om de velden:

• Naam van de artiest 
• Titel
• Label
• Catalogusnummer
• Formaat
• Genre
• Stijl
• Tracks
• A runout
• B runout
• Opmerkingen
• Datum
• Barcode
• Afbeeldingen

Label, Catalog Number, Format, Genre, Tracks en Matrix runout (x2), zijn hierbij de minimale, verplichte velden. Dit wijkt af van de verplichte velden in de manuele invoermodule. De andere velden kan je zonder problemen blanco laten. Bevat jouw csv-bestand andere beschrijvingsvelden (zoals een inventarisnummer), dan zal Discogs het niet aanvaarden. Zorg ervoor dat de kolommen de verschillende beschrijvingsvelden representeren en de rijen de diverse uitgaven die je beschrijft (1 rij per uitgave). De eerste rij moet bovendien de juiste namen van de beschrijvingsvelden bevatten zodat Discogs een correcte koppeling kan maken tussen het csv-bestand en de databank. Een sjabloon kan je vinden op de support-pagina: https://​support​.discogs​.com/​h​c​/​e​n​-​u​s​/​a​r​t​i​c​l​e​s​/​3​6​0​0​0​7​5​3​9​3​5​4​-​C​S​V​-​T​o​-​Draft. Dit sjabloon is zelf een csv-bestand, waarbij de informatie van de kolommen als doorlopende tekst is weergegeven. Vooraleer je je eigen gegevens hierin kopieert, zet je het sjabloon best om naar een gewoon Excel-rekenblad (download en open het bestand, zorg dat de cel uiterst linksboven is geselecteerd, ga naar tabblad ​‘Gegevens’ > ​‘Tekst naar kolommen’. Er opent zich een wizard. Kies bij het bestandstype vervolgens voor ​‘gescheiden’, klik volgende; kies ​‘komma’, klik volgende; in de derde stap hoef je normaal niets aan te passen, klik ​‘voltooien’. Sla dit resultaat op als Excelwerkblad; voor upload in Discogs zet je het opnieuw om naar csv met komma als lijstscheidingsteken). 

Het bestand kan je naar Discogs uploaden via de webpagina: www​.discogs​.com/​r​e​l​e​a​s​e​/​c​s​v​_​t​o​_​draft. Na upload zullen de gegevens automatisch omgezet worden naar je persoonlijke tabblad Drafts. 

In Discogs kan je vervolgens elk van deze drafts manueel verder bewerken. Minstens zal je ze handmatig moeten toevoegen aan je eigen collectie en moeten omzetten naar ​‘submissions’. Bij foutmeldingen of waarschuwingen zal je de gegevens handmatig verder moeten aanvullen, controleren en/​of aanpassen aan de beschrijvingsregels. Ook informatie voor de ​‘Custom Fields’ moet je manueel invoeren.

Resultaten van en problemen met de automatische import

Bij onze test van de automatische importmodule merkten we het volgende op: 

• Discogs maakt voor heel wat velden gebruik van selectielijsten (bvb. voor formaat, genre en stijl) of gecontroleerde lijsten (bvb. voor artiestennaam, labelnaam). Zorg er voor dat jouw invoer in deze velden tot in de kleinste details overeenstemt met de opties in Discogs. De kleinste afwijking in de tekst (bvb. een komma te weinig of op de verkeerde plaats, een tikfout, enz.) zal ervoor zorgen dat Discogs de inhoud van dat veld niet herkent. Deze velden zullen in de drafts dan gewoon blanco zijn. Zo herkent de databank ​‘Country’ niet als afzonderlijk genre, maar enkel als onderdeel van het genre ​‘Folk, World, & Country’. 
• Zorg dat je invoer ook overeenstemt met de vormelijke vereisten van Discogs. Mag een cel bijvoorbeeld meerdere gegevens bevatten (bijvoorbeeld meer dan één artiestennaam) en hoe moeten die van elkaar gescheiden worden om correct omgezet te kunnen worden naar een csv-bestand? De gangbare regels kan je vinden op de hierboven vermelde support-pagina.
• Voor namen van personen en platenlabels geldt dat ze altijd door Discogs worden ingeladen, ook wanneer ze foutief geschreven zijn. Tracht je de fiche nadien te ​‘submitten’, dan krijg je wel een foutmelding hiervoor: ​“The artist (…) is invalid and should not be used” of ​“The following labels/​companies are new to the database: (…)”. Het verschil tussen hoofd- en kleine letters herkent Discogs niet en daar keurt de databank geen fiches voor af

• Wanneer er meerdere artiesten zijn met dezelfde naam dan worden deze in Discogs van elkaar gescheiden door een cijfer tussen haakjes toe te voegen. De ​‘volgorde’ is arbitrair (in volgorde van de eerste keer dat ze ingevoerd werden). Bij manuele invoer moet je via een keuzemenu bepalen welke artiest op jouw uitgave van toepassing is. Bij de geautomatiseerde invoer kiest Discogs automatisch de eerste in de rij. Via de draftversie kan je vervolgens gaan bepalen welke artiest je precies zoekt. Ook het preview/submit-venster biedt een mogelijke oplossing. Hover je daar over de artiestennaam, dan opent een klein pop-upvenster waarin je alternatieve artiesten met dezelfde naam kan raadplegen. De titels van enkele uitgaves bieden hier meer context en zekerheid.
• Voor uitgaven die al in de Discogsdatabank opgenomen zijn, krijg je een waarschuwing: ​“We found possible duplicate releases”: […]. Please check the release(s) above to make sure that you are not submitting a duplicate.” Je hoeft dus niet op voorhand te controleren of uitgaven al in Discogs beschreven zijn. 
• Voor verplichte velden van de Discogsdatabank, die niet voorzien zijn in de geautomatiseerde import, krijg je soms een herinnering om deze manueel verder aan te vullen. Het gaat bijvoorbeeld om de specificatie van het formaat. Bij de import van platen kregen we de volgende waarschuwing: ​“Please add the appropriate size of the Vinyl, for example, 12”, 7”, or LP”. Bij cd’s kregen we evenwel geen waarschuwing, ondanks dat het veld ​‘Size’ ook daar verplicht is bij de manuele invoer. 
• Opmerkelijk is dat onder het beschrijvingsveld ​‘Barcodes and other identifiers’ de matrix-runout codes verplichte velden zijn in de automatische import. Probeerden we een dergelijke draft te submitten zonder gegevens hierover, dan kregen we volgende waarschuwing: ​“Barcodes and Other Identifiers: Missing Identifier Value”. Voor bepaald commercieel uitgebracht materiaal (lp’s en cd’s) is het niet heel moeilijk om dit retroactief op te zoeken en aan te vullen. Andere commercieel uitgebrachte dragers (zoals cassettes) en niet-commercieel uitgebrachte opnames bevatten evenwel geen matrixnummers. Voor deze materialen zal je altijd dergelijke waarschuwingen krijgen. Het probleem is echter niet onoverkomelijk: je kan de waarschuwing ongedaan maken door handmatig in de draftversie de betreffende velden te verwijderen. Het is dus hoogstens erg omslachtig. Bij de manuele invoer stelt dit geen problemen; matrixnummers zijn daar geen verplichte velden. 
• De geautomatiseerde import geeft geen problemen wanneer je in het veld label ​“No label” en bijhorende catalogusnummer ​“None” invult. Het systeem aanvaardt ook de invoer ​“Various” bij artiest, net zoals ​“No Artist” en ​“Untitled”.
• De verplichte velden van de manuele invoer blijven ook verplichte velden bij geautomatiseerde invoer. Je moet ze dus altijd aanvullen vooraleer je een beschrijving kan submitten. Zo is het veld ​‘specificatie van het formaat’ niet opgenomen in de geautomatiseerde invoer, maar is het wel een verplicht veld bij manuele invoer. 
• Voor elke uitgave die je aan je eigen collectie wil toevoegen, zal je manueel het ​‘add to my collection’-vakje moeten aanvinken. 
• Het veld ​‘Submission notes’ is bedoeld voor de gebruikers die jouw invoer zullen controleren. Hierin noteer je per drager op welke informatie, op welke bronnen je je baseerde. Normaal gezien is dat gewoon de uitgave. Ook alle afwijkende informatie (de toevoeging van een nieuwe artiest bijvoorbeeld) of bijzonderheden zal je daar moeten verantwoorden. Bij geautomatiseerde invoer vult Discogs dit veld zelf in met de melding ​“This draft was created via CSV upload”. Het is niet duidelijk in hoeverre de goed- of afkeuring van je beschrijvingen wordt beïnvloed als je deze informatie niet aanvult. 
• Mocht je in het veld uitgavejaar meer informatie opnemen dan enkel het jaar, let er dan op dat Excel de informatie niet automatisch omzet naar een datumformaat (hou het op gewone tekst). Anders gaat de upload de informatie fout inlezen (je krijgt hiervoor wel een waarschuwing bij het submitten).
• Mocht je veel opnames bezitten waar diverse (identificerende) elementen onbekend zijn (zoals de uitvoerder, er is geen titel, de opname is niet commercieel uitgebracht, enz.) dan moet je deze op een andere manier van elkaar onderscheiden, bijvoorbeeld d.m.v. een eigen, uniek inventarisnummer. In de structuur van Discogs zou deze informatie terechtkomen bij de ​“Custom Fields”. Omdat je dergelijke extra velden niet geautomatiseerd kan uploaden, lijkt de module ons niet geschikt om grotere aantallen van dergelijke opnames naar Discogs om te zetten. Retroactief zal je veel gegevens manueel moeten aanvullen.

Controle door de community

Wil je een nieuwe draftbeschrijving aan je collectie toevoegen, dan moet je de fiche ​‘indienen’ (submit). Vanaf dat moment wordt de beschrijving gepubliceerd in de databank en kunnen andere gebruikers ze hergebruiken. Tegelijk stel je ze ook ter beschikking van de community om na te kijken. Een nieuwe toevoeging aan de databank wordt pas geldig wanneer die voldoende stemmen haalt bij de community. 

Via de controle van de beschrijvingen worden ook jouw vaardigheden als catalograaf beoordeeld. Herhaalde toevoegingen van povere kwaliteit kunnen ertoe leiden dat je op de ​‘zwarte lijst’ van het zogenaamde Contributor Improvement Programma (CIP) belandt. Door de kwaliteit van je invoer te verbeteren kan je daar ook opnieuw van af geraken. Blijft de kwaliteit ondermaats, dan kan je toegang tot de databank beperkt of zelfs geweigerd wordt. In hoeverre dat echt een probleem vormt op het moment dat je Discogs als inventarisatiesoftware voor je collectie gaat gebruiken, is ons niet duidelijk. Verschillende gebruikers getuigen op het forum (https://​www​.discogs​.com/​f​o​r​u​m​/​t​h​r​e​a​d​/​1​7​2​0​7​3​?​p​age=1) van de enorm lange wachttijden op goedkeuring… Ondanks dat ook onze invoer inmiddels al enkele maanden wacht op stemmen, hebben we geen problemen ervaren met de belangrijkste functionaliteit waarvoor we Discogs gebruiken: bestaande en nieuwe beschrijvingen toevoegen aan onze eigen, virtuele collectie. In het verleden zou er een limiet hebben gestaan op het aantal nieuwe beschrijvingen dat je kan indienen voor goedkeuring (maximum drie als beginner, nadien op basis van het aantal ​‘rank points’ dat je verzamelt door nieuwe beschrijvingen te maken (3 rank points) of door bestaande beschrijvingen te bewerken/​vervolledigen (1 rank point)), maar die tijd lijkt voorbij … 

Om zelf de drafts van andere gebruikers te mogen controleren, moet je voldoende rechten opbouwen. Dat is onder meer afhankelijk van hoe vaak en hoe je Discogs gebruik: het aantal keer dat je ingelogd bent, hoeveel drafts je toevoegt, hoe vaak je zoekt in de databank, hoe vaak je de supportpagina’s leest, enz.) en natuurlijk van de kwaliteit van je eigen invoer.

Beschrijvingen exporteren

Informatie in Discogs kan je gedeeltelijk exporteren. Net zoals bij de import is csv hier het standaard bestandsformaat. De export beperkt zich evenwel tot je eigen catalogus; je moet uitgaven dus aan je eigen ​‘collection’ toegevoegd hebben wil je de informatie kunnen exporteren. Ook kan je enkel informatie op het niveau van de drager exporteren. Gegevens over de tracks (zelfs de titels) worden niet geëxporteerd en zullen – indien gewenst – manueel aangevuld moeten worden. Informatie in de zogenaamde ​“Custom Fields” wordt dan weer wel meegenomen in de export. 

Om de gegevens op een deftige manier te kunnen bewerken zet je het csv-bestand best naar een ander formaat om. Onze ervaring leert dat deze omzetting (zelfs naar een Excel-werkblad) nog wat foutjes in zich draagt (een foute omzetting naar tabellen vanwege een verkeerde interpretatie van het lijstscheidingsteken, foute ​‘lezing’ van vreemde tekens, enz.). Niet zo ideaal dus voor grotere collecties …

Je collectie delen met derden

Je kan je Discogscatalogus delen met derden, ook wanneer die niet over een Discogsaccount beschikken. Dat doe je via de URL van het tabblad ​‘Collection’ (neem eventueel een kijkje bij onze collectie; wij voerden ook een aantal uitgaven in met een groot aantal onbekende parameters). Let erop dat je hebt ingesteld dat anderen kunnen ​‘browsen’ in je collectie. Deze instelling kan je wijzigen via de privacy-instellingen. Afhankelijk van de aparte instellingen van de ​“Custom Fields” (te vinden op het tabblad ​‘Collection’, menu (rechts) ​‘Settings’ -> ​‘Manage Custom Fields’) worden ook deze velden publiek gemaakt. 

Via de URL krijgen derden jouw collectie te zien als een lijst. De gegevens in deze lijst kunnen op verschillende manieren gepresenteerd/​gesorteerd worden: (alfabetisch of chronologisch) op- of aflopend op basis van bepaalde velden, zoals de naam van de artiest, de uitgave, het platenlabel, uitgavejaar, enz. Sorteren is evenwel niet mogelijk voor de ​‘Custom Fields’. Uitgebreidere of gerichtere zoekmogelijkheden zijn er niet, met uitzondering van de CTRL-F-functie. 

Het zoekveld links bovenaan biedt geen toegang tot jouw virtuele collectie, maar leidt de gebruiker naar de algemene Discogsdatabank. Wil je een grote collectie voor derden doorzoekbaar maken, dan is Discogs niet de beste oplossing. Bovendien kunnen gebruikers jouw collectie niet op tracktitel doorzoeken. Ook die functionaliteit is enkel voorbehouden voor de algemene Discogsdatabank. 

Discogs stelt data eveneens ter beschikking via API: https://​www​.discogs​.com/​d​e​v​e​l​opers.

Ons oordeel

Zouden wij Discogs aanraden als instrument om de eigen collectie te inventariseren? De keuze is natuurlijk afhankelijk van veel factoren: de doelstellingen die je met de inventarisatie nastreeft, de samenstelling van de collectie die je wil inventariseren, op welke manier het publiek de inventaris moet kunnen raadplegen, enz. 

Nemen we het geheel aan functionaliteiten als uitgangspunt, dan zouden wij eerder een negatief advies geven in deze, omwille van alle bovenstaande bemerkingen. Ook inhoudelijk staat Discogs de komende jaren nog voor een aantal uitdagingen (zo zijn er bijvoorbeeld nog geen afspraken over het gebruik van ​‘Uniforme Titels’, die toelaten om muziekwerken aan elkaar te koppelen, onder meer bij variante titels, denk bijvoorbeeld aan Le Sacre du Printemps/​The Rite of Spring). Daar komt bovendien nog bij dat de duurzaamheid van de databank zelf op lange termijn niet gegarandeerd is. En dat houdt, tezamen met de beperkte exportmogelijkheden, een zeker risico in. 

Eventueel kan je overwegen om er – letterlijk – uit te halen wat er aan informatie in Discogs zit. Bijvoorbeeld indien je snel over een eerste (nood)inventaris van een grote collectie commercieel uitgebrachte geluidsdragers moet kunnen beschikken. In dat geval kan je ervoor opteren om een eerste overzicht aan te maken in Discogs en dat vervolgens te exporteren naar een ander systeem. 

Discogs is evenwel nog altijd volop in ontwikkeling, zo werkt men vandaag ook aan uitgebreidere zoekmogelijkheden op tracktitel. Het potentieel om uit te groeien tot een stabieler instrument voor de catalografie van audiovisuele erfgoedcollecties is zeker aanwezig.