Home Nieuws Archiefdoorlichting bij muziekorganisaties

Archiefdoorlichting bij muziekorganisaties

Plaatsbezoeken

In oktober 2019 startten zes muziekorganisaties met CEMPER en meemoo een archiefdoorlichtingtraject op. In mei werd het traject afgerond met een laatste gezamenlijke (online) bijeenkomst en kregen de deelnemers toelichting over gemeenschappelijke kenmerken en noden omtrent de archiefzorg binnen de organisaties. Elke deelnemer ontving nadien het doorlichtingsrapport. 

Een archiefdoorlichtingstraject loopt over een tijdspanne van 5 tot 6 maanden waarbij gefaseerd gewerkt wordt aan de archiefwerking van de organisatie. Eerst wordt de bestaande werking onder de loep genomen. Dat gebeurt aan de hand van een vragenlijst opgesteld op basis van de richtlijnen van de verplichte archiefzorg voor de structureel gesubsidieerde kunstenorganisaties (zie ook elders op onze site bij Verplichte archiefzorg).

Hierdoor is er een stevige basis om verder te werken tijdens het bezoek dat de medewerkers van CEMPER en meemoo daarna brengen aan de organisatie in kwestie. De informatie die via de vragenlijst en het één-op-één gesprek verzameld werd, wordt verwerkt in het bewuste archiefdoorlichtingsrapport dat de organisaties op het einde van de rit krijgen. 

Bij het uitbreken van de COVID-19 was nog maar een deel van de organisaties bezocht. Waar het mogelijk was, werden de plaatsbezoeken vervangen door een uitgebreid videogesprek. Voor één deelnemer volgt het fysieke plaatsbezoek en rapport nog als de toestand enigszins normaliseert. In januari haakte trouwens een van de kleinere organisaties af; de besparingen vanuit de overheid halveerden hun personeelsbestand. 

De rapporten: er gebeurt al veel

Het rapport formuleert per richtlijn van de basiszorg een advies: het theoretische kader van de richtlijn en de reden waarom je het moet doen (waarbij we doorverwijzen naar de TRACKS-website voor verdere informatie). Daarna volgen de mogelijke acties om de archiefwerking op te starten, bij te sturen of om ze te optimaliseren. 

Het is immers niet zo dat het rampzalig gesteld is met de archiefzorg binnen de muziekorganisaties. Er gebeurt wel degelijk veel, maar men is zich niet altijd bewust van al de aspecten van archiefzorg. Daarom lijkt het vaak een onoverkomelijke opdracht om eraan te beginnen. Uiteraard speelt de grootte, de ouderdom, de bedrijfscultuur van een organisatie hierin een rol. Het rapport zelf is eigenlijk ook geen eindpunt, maar net een startpunt om acties te plannen hoe het archief, fysiek én digitaal, verder geoptimaliseerd kan worden. Het is onmogelijk om die acties allemaal tegelijk te plannen. Daarom werd tijdens de tweede bijeenkomst ook gefocust op een plan van aanpak. 

Pijnpunten

De bedoeling van de doorlichting is dat wij er natuurlijk ook iets uit leren. Het uitgangspunt van het traject is om geen oordeel te geven over de archiefwerking en de organisaties absoluut niet in een concurrentiële positie te zetten. Dat is ook onmogelijk aangezien de groep van deelnemers vrij divers was zowel naar omvang, ouderdom en personeelsbezetting als naar muziekgenre en functies. De oefening die we wel maken is om per richtlijn een status toe te kennen die ofwel een aansporing is om in actie te schieten, of net een bevestiging is dat men goed bezig is.

De indeling die we hier maken omvat 4 niveaus: 

  1. nog niet in overweging genomen’;
  2. theoretische kennis reeds aanwezig’;
  3. implementatie gestart’;
  4. volledig geïmplementeerd’.

Achteraf konden we dan per richtlijn gemeenschappelijke noden vaststellen en pijnpunten lokaliseren. Drie pijnpunten kwamen duidelijk bovendrijven en een minimale vorming hierover was dan ook een agendapunt voor de tweede bijeenkomst. Wellicht zijn deze ook zeer herkenbaar voor andere organisaties: 

  • waardebepaling van je archief,
  • pc-hygiëne,
  • e‑mailbeheer.

Hierbij moeten we wel nuanceren dat waardebepaling geen richtlijn binnen de verplichte basiszorg is. Meer informatie over hoe de hier vermelde pijnpunten aangepakt kunnen worden, vind je in de praktijkwijzer van CEMPER en op de TRACKS-website. Heb je hierover meer vragen, aarzel dan niet om ons te contacteren.

Meer nieuws

20230109 Vorming Amateurkoren Leuven web
25 mei 2023

Aan de slag met je verenigingsarchief! Een vormingenreeks in Leuven

Gespreid over 2023 en 2024 organiseren erfgoedcel Leuven en CEMPER vormingenreeksen voor amateurverenigingen van de stad.
Lees meer
20230422 Biechtstoel Mariet 2
23 mei 2023

Op biecht bij CEMPER: Help! Wat doen we met ons archief?

CEMPER was van de partij op de eerste Theaterdag van OPENDOEK en gaf praktische tips and tricks over archiefzorg aan het publiek.
Lees meer
Archief Trix
12 dec. 2022

Vier muziek- en podiumorganisaties doorgelicht 

De archiefdoorlichtingen blijven succesvol!
Lees meer
Uitnodiging Dans Gedocumenteerd 1
15 nov. 2022

Cultureelerfgoeddebat 'Dans gedocumenteerd'

Op donderdag 17 november 2022 gaan studenten van KU Leuven samen met CEMPER-collega Staf Vos in op uitdagingen in het collectiebeleid van het kunsten…
Lees meer
Thumbnail praten over platen
30 aug. 2022

Praten over platen - verslag van het symposium

De platen- en cd-collectie van Muziekarchief was aanleiding voor een symposium over het erfgoed van geluidsdragers en het erfgoed van de popmuziek.
Lees meer
202206 STEP Pcontactdag
23 mei 2022

STEPP contactdag rond podiumtechnisch erfgoed

Op 14 juni 2022 maken collega Elias Feys en andere sprekers je wegwijs in podiumtechnisch erfgoed op de STEPP contactdag.
Lees meer

Ook interessant

20230109 Vorming Amateurkoren Leuven web
25 mei 2023

Aan de slag met je verenigingsarchief! Een vormingenreeks in Leuven

Gespreid over 2023 en 2024 organiseren erfgoedcel Leuven en CEMPER vormingenreeksen voor amateurverenigingen van de stad.
Lees meer
20230422 Biechtstoel Mariet 2
23 mei 2023

Op biecht bij CEMPER: Help! Wat doen we met ons archief?

CEMPER was van de partij op de eerste Theaterdag van OPENDOEK en gaf praktische tips and tricks over archiefzorg aan het publiek.
Lees meer
Archief Trix
12 dec. 2022

Vier muziek- en podiumorganisaties doorgelicht 

De archiefdoorlichtingen blijven succesvol!
Lees meer
Uitnodiging Dans Gedocumenteerd 1
15 nov. 2022

Cultureelerfgoeddebat 'Dans gedocumenteerd'

Op donderdag 17 november 2022 gaan studenten van KU Leuven samen met CEMPER-collega Staf Vos in op uitdagingen in het collectiebeleid van het kunsten…
Lees meer