Archiefdoorlichting bij muziekorganisaties

Plaatsbezoeken

In oktober 2019 startten zes muziekorganisaties met CEMPER en meemoo een archiefdoorlichtingtraject op. In mei werd het traject afgerond met een laatste gezamenlijke (online) bijeenkomst en kregen de deelnemers toelichting over gemeenschappelijke kenmerken en noden omtrent de archiefzorg binnen de organisaties. Elke deelnemer ontving nadien het doorlichtingsrapport. 

Een archiefdoorlichtingstraject loopt over een tijdspanne van 5 tot 6 maanden waarbij gefaseerd gewerkt wordt aan de archiefwerking van de organisatie. Eerst wordt de bestaande werking onder de loep genomen. Dat gebeurt aan de hand van een vragenlijst opgesteld op basis van de richtlijnen van de verplichte archiefzorg voor de structureel gesubsidieerde kunstenorganisaties (zie ook onze praktijkwijzer Verplichte archiefzorg).

Hierdoor is er een stevige basis om verder te werken tijdens het bezoek dat de medewerkers van CEMPER en meemoo daarna brengen aan de organisatie in kwestie. De informatie die via de vragenlijst en het één-op-één gesprek verzameld werd, wordt verwerkt in het bewuste archiefdoorlichtingsrapport dat de organisaties op het einde van de rit krijgen. 

Bij het uitbreken van de COVID-19 was nog maar een deel van de organisaties bezocht. Waar het mogelijk was, werden de plaatsbezoeken vervangen door een uitgebreid videogesprek. Voor één deelnemer volgt het fysieke plaatsbezoek en rapport nog als de toestand enigszins normaliseert. In januari haakte trouwens een van de kleinere organisaties af; de besparingen vanuit de overheid halveerden hun personeelsbestand. 

De rapporten: er gebeurt al veel

Het rapport formuleert per richtlijn van de basiszorg een advies: het theoretische kader van de richtlijn en de reden waarom je het moet doen (waarbij we doorverwijzen naar de TRACKS-website voor verdere informatie). Daarna volgen de mogelijke acties om de archiefwerking op te starten, bij te sturen of om ze te optimaliseren. 

Het is immers niet zo dat het rampzalig gesteld is met de archiefzorg binnen de muziekorganisaties. Er gebeurt wel degelijk veel, maar men is zich niet altijd bewust van al de aspecten van archiefzorg. Daarom lijkt het vaak een onoverkomelijke opdracht om eraan te beginnen. Uiteraard speelt de grootte, de ouderdom, de bedrijfscultuur van een organisatie hierin een rol. Het rapport zelf is eigenlijk ook geen eindpunt, maar net een startpunt om acties te plannen hoe het archief, fysiek én digitaal, verder geoptimaliseerd kan worden. Het is onmogelijk om die acties allemaal tegelijk te plannen. Daarom werd tijdens de tweede bijeenkomst ook gefocust op een plan van aanpak. 

Pijnpunten

De bedoeling van de doorlichting is dat wij er natuurlijk ook iets uit leren. Het uitgangspunt van het traject is om geen oordeel te geven over de archiefwerking en de organisaties absoluut niet in een concurrentiële positie te zetten. Dat is ook onmogelijk aangezien de groep van deelnemers vrij divers was zowel naar omvang, ouderdom en personeelsbezetting als naar muziekgenre en functies. De oefening die we wel maken is om per richtlijn een status toe te kennen die ofwel een aansporing is om in actie te schieten, of net een bevestiging is dat men goed bezig is.

De indeling die we hier maken omvat 4 niveaus: 

1. ‘nog niet in overweging genomen’;
2. ‘theoretische kennis reeds aanwezig’;
3. ‘implementatie gestart’;
4. ‘volledig geïmplementeerd’.

Achteraf konden we dan per richtlijn gemeenschappelijke noden vaststellen en pijnpunten lokaliseren. Drie pijnpunten kwamen duidelijk bovendrijven en een minimale vorming hierover was dan ook een agendapunt voor de tweede bijeenkomst. Wellicht zijn deze ook zeer herkenbaar voor andere organisaties: 

• waardebepaling van je archief;
• pc-hygiëne;
• e‑mailbeheer.

Hierbij moeten we wel nuanceren dat waardebepaling geen richtlijn binnen de verplichte basiszorg is. Meer informatie over hoe de hier vermelde pijnpunten aangepakt kunnen worden, vind je in de praktijkwijzer van CEMPER en op de TRACKS-website. Heb je hierover meer vragen, aarzel dan niet om ons te contacteren.