Archieven doorgelicht

Op 27 april beëindigden acht muziek- en podiumorganisaties het archiefdoorlichtingstraject van CEMPER en meemoo dat in het najaar van 2020 was opgestart. In dergelijk traject bekijken we samen met de deelnemende organisaties in detail hoe de archiefzorg er wordt aangepakt. Dat resulteert in een rapport waarin we op maat van de organisatie aanbevelingen en acties formuleren ter verbetering van de archiefzorg. De basis hiervan zijn de richtlijnen die de Vlaamse overheid ziet als basisarchiefzorg voor de kunstenorganisaties die een structurele werkingssubsidies ontvangen en die te vinden zijn op de website van TRACKS.

Het concept

Aan de hand van gedetailleerde vragenlijsten beschrijven de organisaties wat ze intern doen (of nog niet doen) inzake archiefzorg. Alle aspecten van de richtlijnen archiefzorg zoals omschreven op TRACKS worden hierin behandeld. Het is een uitgebreide oefening die naargelang de structuur en de grootte van de organisatie door meerdere medewerkers moet worden bekeken.

Het vervolledigen van de vragenlijsten is verspreid over vier zogenaamde archiefopdrachten waarbij een deadline van twee tot drie weken is voorzien. Dit houdt het haalbaar voor de organisaties en ook voor CEMPER en meemoo bij de afhandeling en opvolging van mogelijke vragen van de deelnemers.

Nadat alle opdrachten afgerond zijn, wordt met elke organisatie een aanvullend archiefgesprek gepland. Op dat moment worden bepaalde onduidelijkheden in de antwoorden verhelderd, stellen we nog bijkomende vragen en geven eventueel ook al tips voor de archiefzorg. Zowel de antwoorden als de vaststellingen uit dat archiefgesprek worden per onderdeel verwerkt in een stand van zaken en zijn de basis van het advies en acties die we voor de organisaties uitschrijven. Het archiefgesprek heeft ook de bedoeling om ter plaatse archief te bekijken. Tijdens deze reeks kon bij een deel van de organisaties een bezoek ter plaatse worden gebracht, in het andere geval was het een videogesprek.

Nieuw bij deze reeks was het introduceren van twee vragenuurtjes voor de deelnemers. Enerzijds om contact te houden omdat het traject toch wel enkele maanden loopt, anderzijds om eventuele onduidelijkheden uit te klaren. Op deze manier krijgen we sneller vragen van de organisaties dan dat de deelnemers zelf het initiatief moeten nemen om te bellen of te mailen. Bovendien krijgen ze zo een inkijk in de archiefzorg en kunnen ze gelijkaardige problemen bij elkaar herkennen.

Resultaten

AMUZ, B‑Classic, De Studio Villanella, Democrazy, fABULEUS, Het Depot, Irene Wool en Zefiro Torna doorliepen het laatste half jaar een traject. We zagen heel wat inspanningen en goede wil bij de organisaties om werk te maken van de archiefzorg. De vrijgekomen tijd door de coronacrisis heeft hier enigszins impact op, al zal dat veeleer zijn invloed hebben gehad bij het keurig halen van de deadlines.

Er is heel wat kennis bij de organisaties over hun archief (zowel over het fysieke als over het digitale), maar die kennis zit nog vaak in de hoofden en/​of stroomt minder goed door naar andere medewerkers. Dat kan bij personeelswissels wel eens vervelende gevolgen hebben. Het maken van afspraken en het documenteren van acties (en het up to date houden ervan) wordt vaak als tijdsintensief gezien – en dat is het ook, maar loont wel op lange termijn.

Bij de doorlichting leggen we misschien onze vingers op een wonde, maar kunnen we ook een oplossing voorstellen. Uiteraard staat het iedereen vrij om op die oplossing in te gaan. En daar wringt soms het schoentje als de leidinggevende niet mee is en het nut van die tijdsintensieve taak niet inziet. Archiefzorg is immers geen extra last, maar onderdeel van de gehele interne werking met het doorstromen van de juiste informatie naar de juiste medewerker. Een deel van deze aspecten komt bij de doorlichting aan de orde bij het formuleren van de visie over archiefzorg/-werking. Dat lijkt soms apart te staan tegenover andere to do’s voor het archief, maar in wezen zijn alle nodige ingrepen verbonden aan elkaar. Een goede mappenstructuur voor je digitale archief kan niet zonder afspraken over het benoemen van mappen en bestanden. Daarin zitten net de trucjes om bijvoorbeeld alles mooi geordend te laten verschijnen. Ook afspraken over het opslaan van de relevante e‑mails in de mappenstructuur hebben wel degelijk hun nut. Verlaat je collega de organisatie? Jij schendt haar/​zijn privacy als je in de mailbox moet gaan zoeken. Hetzelfde geldt bij het gebruik van applicaties als planningstools. Die zijn allemaal mooi en wel tot de leverancier er de brui aan geeft.

Bij de organisaties die we live konden ontmoeten, werd uiteraard gekeken waar en hoe het fysieke archief staat opgesteld. Als organisatie ben je sterk afhankelijk van het gebouw dat ter beschikking hebt. Waar de ene een aparte goede archiefruimte heeft na de verbouwing, ben je bij een pand op de huurmarkt afhankelijk van opbergruimtes die soms minder ideaal zijn. Toch stelden we vast dat de deelnemende organisaties het nodige ondernemen om zo goed als het kan het fysieke archief op te stellen. De podiumkunsten organisaties beschikken bovendien over kostuums, rekwisieten en decors.

Met de doorlichting brengen we de erfgoedsector en haar inzichten ook dichter bij de muziek- en podiumorganisaties. Digitaliseren van het papieren archief lijkt voor een deel van de organisaties een oplossing voor hun archiefzorg omdat het dan niet meer in de weg ligt. Anderen zien wel het nut van ordenen en selecteren van archiefmateriaal om het via de website publiek te maken, voor zover dit mag rechtengewijs. We stelden ook vast dat een aantal organisaties goed weten aan welke instellingen het fysieke archief zouden kunnen worden overdragen, maar hoe het dan moet met het digitale archief is vaak nog een onbekende.

Op naar de volgende reeks

Einde mei wordt weer een nieuwe reeks archiefdoorlichting en opgestart. De acht deelnemers van deze lichting zijn: Antwerp Symphony Orchestra, A Two Dogs Company, Brussels Jazz Orchestra, Damaged Goods, HERMESensemble, KRAAK, Peeping Tom en STAN. Zij ontvangen binnen enkele weken hun eerste archiefopdracht en we ronden het gehele traject af in oktober.

In 2022 staan weer twee reeksen op het programma van CEMPER en meemoo.