Zes muziekorganisaties starten archiefdoorlichting bij CEMPER en PACKED

Na een intensief traject verspreid over een aantal maanden, gaan de organisaties naar huis met een concreet actieplan voor de zorg voor het eigen archief. Zeer nuttig voor deze organisaties die meerjarig gesubsidieerd zijn binnen het Kunstendecreet; basisarchiefzorg is immers een decretale verplichting voor hen.

Het traject

Na een startvergadering waarin het traject werd overlopen, kregen de deelnemende organisaties een vragenlijst toegestuurd waarin ze aan de hand van de TRACKS-richtlijnen hun eigen archiefwerking kunnen evalueren. Medewerkers van CEMPER en PACKED verwerken de antwoorden, geven er feedback op en formuleren een advies over acties die de organisaties kunnen ondernemen om hun archiefwerking te verbeteren. 

We gaan ook bij iedere organisatie op plaatsbezoek om te zien hoe hun archiefruimte eruit ziet en hoe hun digitaal archief gestructureerd is. Op het einde van het traject krijgt iedere organisatie een rapport dat bestaat uit de ingevulde vragenlijst en de door ons geformuleerde adviezen en voorgestelde acties. Daarnaast formuleert elke organisatie ook de voor haar drie belangrijkste werkpunten en wordt er een aanzet opgemaakt van een actieplan. 

Wat voorafging

In 2015 – 2016 organiseerden CEMPER (toen nog het Firmament) en PACKED een eerste archiefdoorlichtingstraject met CAMPO, Needcompany, deSingel, Toneelhuis en ARSENAAL/LAZARUS (toen nog ​‘t Arsenaal).

Het tweede traject liep in 2017 met Compagnie Cecilia, Theater Antigone, Walpurgis, Theater Zuidpool en wpZimmer. 

Aan het derde traject, in 2017 – 2018, namen naast Voetvolk, KVS, Het Nieuwstedelijk en Theater Utrecht, ook onze collega’s van DEN, het Nederlandse kennisinstituut voor digitalisering in de cultuursector, deel, met het oog op een toekomstig archiefdoorlichtingstraject in Nederland. 

Meer lezen over hoe zo’n traject in zijn werk gaat? 

In juni 2017 verscheen in META, het vaktijdschrift van VVBAD, een uitgebreid artikel over het eerste archiefdoorlichtingstraject. Hierin schetsen we onder meer hoe we evolueerden van individuele begeleidingstrajecten naar een groepstraject. Het grote voordeel van een gemeenschappelijk traject is dat kunstenaars en kunstenorganisaties ervaringen kunnen uitwisselen en zich kunnen herkennen in de uitdagingen waarmee collega’s kampen. Door vanuit de praktijk naar de theorie te gaan en het traject te spreiden in de tijd, met vier deadlines met tussentijdse feedback en een opvolging van de resultaten na zes maanden, oogstten we meer resultaat en bewustwording van het belang van archiefzorg in een sector als geheel. Het artikel gaat in detail in op de cases uit het eerste gemeenschappelijke traject in 2015 – 2016.