Zeven generaties in archiefdozen: het nalatenschapsproject van Circus Ronaldo

De familie Ronaldo kent een lange geschiedenis binnen de podiumkunsten. Al zeven generaties zijn terug te vinden op het podium. Het verhaal begint bij Adolf-Peter Van den Berghe (1827 — 1880) die als jonge man meereist met circus- en variétégezelschappen. Later richt hij zijn eigen Variététheater Van den Berghe op. Ook de volgende twee generaties zijn actief binnen dit gezelschap, maar daar komt een einde aan in 1933 wanneer het gezelschap wordt stopgezet. De vierde generatie vindt alsnog zijn weg naar het publiek als acteur, circusartiest of muzikant. Met de geboorte van Jan Van den Broeck (zoon van Maria Van den Berghe), keert de familie terug naar de circusroots. Hij doopt zich om tot Johnny Ronaldo en richt in 1971 Circus Ronaldo op. Ook zonen Danny en David en hun kinderen treden in het circus. De volledige familiegeschiedenis kan je terugvinden in het boek Circus Ronaldo: Karavaan der verwondering.

De familie maakte en verzamelde gedurende deze periode erg veel materiaal, van posters tot vergaderverslagen en dossiers ter voorbereiding van voorstellingen. Om zorg te dragen voor dit alles, diende Circus Ronaldo samen met Erfgoedcel Mechelen en Circuscentrum een dossier in voor een pilootproject kunstenerfgoed in 2023. Hun project werd gehonoreerd en het circus kon tussen het najaar van 2023 en eind 2024 aan de slag met projectsubsidies. Het project bestond uit het inventariseren van het papieren archief en het maken van een podcast over het leven van Johnny Ronaldo. Dankzij de projectsubsidies was het circus in staat een medewerker aan te nemen om zorg te dragen voor het archief. Deze functie werd ingevuld door Frauke Verreyde, naast fotografe voor het circus ook aangetrouwde familie. Hierdoor wist het circus de kennis rond archiefzorg uit te breiden en te verduurzamen. 

Aan het begin van het project lanceerde het circus een oproep onder de familieleden om archiefmateriaal te verzamelen in de repetitieloods. Met behulp van de Erfgoedcel Mechelen en zijn vrijwilligers werd materiaal vanop zolders gehaald en verplaatst naar de loods. De vrijwilligers deelden het materiaal daarna op in de categorieën: Theater Van den Berghe, Western Johnny, programmaboekjes, flyers, affiches, krantenartikelen, tijdschriften, gastenboeken, agenda’s, inkomtickets, postkaarten en brieven, visitekaartjes, doodsprentjes, voorbereidende documenten, administratief archief en documentatie. Tijdens dit proces werden er al heel wat dubbels weggegooid.

Vervolgens konden de vrijwilligers effectief aan de slag. Elke week namen vier groepjes van twee tot drie vrijwilligers een specifieke categorie onderhanden. Hierbij gaven ze elk stuk een nummer, vulden het sjabloon in op papier en zetten dit vervolgens over naar een spreadsheet. (Sommigen sloegen de stap van het invullen op papier over en gingen meteen te werk in een spreadsheet. Het belangrijkste was dat de vrijwilligers konden werken op een manier dat voor hen comfortabel is.) Vervolgens verpakten ze het materiaal in zuurvrije omslagen en zuurvrije dozen en bracht Frauke de volle dozen naar de nieuw ingericht archiefruimte. In de plaatsingslijst vulde ze dan aan in welk rek en op welk schap de doos terug te vinden is.

Aangezien de vrijwilligersgroepjes op zichzelf werkten, zonder per sé te weten waar de anderen mee bezig waren (sommige groepjes kwamen inventariseren op dinsdagvoormiddag, terwijl anderen op woensdagvoormiddag aan het werk waren), was het cruciaal dat Frauke het overzicht bewaarde. Zo moest ze bijvoorbeeld ingrijpen toen bleek dat de ene groep het woord ​‘programmaboekje’ gebruikte om een boekje dat uitgedeeld werd bij de voorstelling met extra contextinformatie te beschrijven, terwijl een ander groepje dat woord gebruikte om seizoensbrochures van cultuurhuizen of overzichten van het programma op een festival te beschrijven.

Na enige tijd op deze manier te werken, werd duidelijk dat er te veel archiefmateriaal was voor de vrijwilligers om op een jaar tijd te beschrijven. Daarnaast bleek er ook een redelijke grote ​‘rest’-categorie te ontstaan. Documenten waarvan vrijwilligers niet goed wisten wat ermee te doen, werden onder administratieve documenten geplaatst. Daarom besloten CEMPER, Erfgoedcel Mechelen en Circuscentrum een tandje bij te steken. Samen met Frauke gingen we op twee weken tijd door deze moeilijkere documenten en gaven we ze een korte beschrijving. Op basis daarvan konden we een archiefschema opstellen en de documenten hieraan linken. Op die manier kwamen we tot een inventaris waar ook de documenten die de vrijwilligers beschreven aan toegevoegd konden worden.

Wanneer Frauke geen vrijwilligers begeleidde bij het beschrijven van het papierenarchief, ging ze aan de slag met de analoge foto’s. Aangezien het circus vaak vragen krijgt naar foto’s of zelf foto’s uit het verleden wil hergebruiken, was het belangrijk om snel de juiste foto terug te kunnen vinden. Daarom beschreef Frauke de foto’s op stukniveau en digitaliseerde ze de beelden. Hierbij gebruikte ze beschrijvingsvelden als fotograaf, datering, productie en personen afgebeeld op de foto. Een moeilijkheid die het circus ondervond was de vermenging van persoonlijk en organisatiearchief. De grens tussen privésfeer en professionele context is vaak dun. Hoort een foto van de familie die genomen werd tijdens een vrij moment op tournee in het organisatiearchief of in privéfotoboeken?

Een jaar later werkt het circus nog steeds aan het archief. Er blijft namelijk nieuw materiaal opduiken bij familieleden en sympathisanten dat nog niet werd opgenomen in het archief. De archiefverantwoordelijke bekijkt telkens of het om nieuw materiaal gaat, vult de inventaris en plaatsingslijst verder aan en verpakt het materiaal in dozen. Daarnaast kijkt het circus naar andere aspecten van erfgoedzorg. Zo wil de organisatie binnenkort ook het digitale archief onder handen nemen en zou ze op termijn ook een inventaris van de kostuums willen opstellen (zoals in het verleden ook al werd gedaan voor de decors).

De kennis opgedaan in het inventarisatieluik van dit project werd door Circuscentrum en CEMPER vastgelegd in een publicatie. De handleiding Krijg grip op je circuserfgoed biedt handvaten en praktische tips voor het beheren van circuserfgoed. Aangezien ook het materiaal dat we nu aanmaken het erfgoed is voor de toekomst, werd hier ook advies over digitaal archiefbeheer in opgenomen.