Muziekcollecties en –archieven beschrijven in Archiefbank

Met Archiefbank wil Archiefpunt private archieven en collecties beter zichtbaar maken voor een divers publiek. Verschillende erfgoedorganisaties werkten de afgelopen decennia hieraan mee. Daarnaast kunnen ook andere organisaties en individuen een account aanmaken op eigen naam, zonder medewerker van een erfgoedorganisatie te zijn. Daarmee kunnen ze hun eigen archief of collectie beschrijven, of bestaande fiches verbeteren en aanvullen. 

Archiefbank biedt in de eerste plaats een algemeen overzicht van archieven en collecties in Vlaanderen. Welke archieven zijn er? Waar worden ze bewaard? De fiches zijn een eerste wegwijzer voor onderzoekers en publiek. Een fiche op Archiefbank is dus geen inventaris of detailbeschrijving, maar prikkelt geïnteresseerden om verder te zoeken en archieven te raadplegen. 

In dit praktijkvoorbeeld gaan we dieper in op de verschillende soorten fiches en de informatie die je kunt invoeren. We concentreren ons op aandachtspunten en moeilijkheden, in het bijzonder om muziekarchieven en –collecties te beschrijven. Voor algemene informatie over Archiefbank en alle invoerregels, verwijzen we naar de artikels in hun kennisbank. Wanneer je een fiche invoert, kun je ook een instructievideo bekijken of met je cursor zweven over een vraagteken, zodat er meer informatie verschijnt over dat veld. 

Heb je nood aan meer voorbeelden, kijk dan eens naar een van de volgende fiches: 

• Gastenboeken archief van muziekclub N9
• Deelcollectie kluchtliederen van de Koninklijke Harmonie Salvia Heers
• Collectie afspeellijsten van Tijs Delacroix
• Archief van Juul Anthonissen
• Archief van Brussels Jazz Orchestra
• Samensteller Karel Goeyvaerts 

Voordat je een fiche invoert, controleer je altijd of de fiche al bestaat. Typ in de zoekbalk de naam in van de persoon, familie of organisatie wiens archief of collectie je wilt invoeren. Als de fiche reeds bestaat, kun je die aanvullen of verbeteren door de fiche te openen en op ​“bewerken” te klikken. Onder ​“geschiedenis” zie je de bewerkingsgeschiedenis van de fiche. 

Er zijn 3 types fiches die elk een eigen symbool hebben: een fiche voor een archief of collectie, voor de samensteller en voor de beheerder. De samensteller is de persoon, familie of organisatie die het archief heeft gevormd of de collectie heeft verzameld. De beheerder bewaart het archief of de collectie en zorgt ervoor. Wanneer er nog geen fiche bestaat voor de samensteller of beheerder, moet je die fiches aanmaken vóór je de fiche voor het archief of de collectie invoert. Zo kun je de archieffiche koppelen aan de samensteller en beheerder. 

Belangrijk is het onderscheid tussen een archief en een collectie. Een archief creëer je spontaan tijdens je activiteiten. Het bevat bijvoorbeeld administratie, promomateriaal, opnames die je zelf hebt gemaakt, je composities, foto’s, briefwisseling … Een collectie verzamel je bewust: je selecteert documenten of objecten die je samenbrengt, bijvoorbeeld uit interesse. Denk aan krantenknipsels, bladmuziek, platen, een vakbibliotheek, je verzameling gitaren … 

Wanneer je een fiche invoert, geef je aan of het gaat om een archief of een collectie. Ook de rol van de samensteller en beheerder verschilt: voor een archief is dit de archiefvormer, voor een collectie de verzamelaar. 

Elke fiche bevat een aantal ​“velden”. Dit is een manier om informatie te structureren, zodat die beter verwerkt kan worden door een databank. De velden in Archiefbank zijn gebaseerd op een metadatastandaard, zodat de informatie uniform is en gemakkelijk uitgewisseld kan worden met andere databanken. Daarom zijn er ook regels hoe je elk veld moet invullen. Denk aan de volgorde van voor- en achternaam, of hoe je een datum noteert. Archiefbank gebruikt een internationale standaard om archieven te beschrijven: General International Standard for Archival Description, afgekort als ISAD(G). 

Wanneer je een fiche invoert, zie je enkel de verplichte velden. Dat is minimale informatie die nodig is om iets te identificeren en er correct mee om te gaan. Als je de fiche opslaat en opnieuw opent, kun je de fiche verrijken. Dat wil zeggen dat je optionele informatie kunt toevoegen, zoals de omvang, de geschiedenis of een inhoudsbeschrijving. Die informatie is vaak heel interessant voor geïnteresseerden. 

Een samenstellersfiche heeft slechts een beperkt aantal verplichte velden: type samensteller, naam en datum. Bij type kun je kiezen uit persoon, familie of instelling. ​“Instelling” omvat elk type organisatie, bijvoorbeeld een vereniging, een vzw, een bedrijf, een heemkundige kring, een school … 

Noteer bij de naam de officiële naam (de voorkeursnaam). Als er verwarring kan ontstaan met een andere organisatie, voeg dan de plaatsnaam toe na een komma. Dit is bijvoorbeeld het geval voor veel harmonieën en fanfares die gelijkaardige namen hebben. Soms kan de plaatsnaam ook deel zijn van de officiële naam. Gebruikt iemand een pseudoniem, voeg dan een ​“alternatieve naam” toe. Je kunt ook een afkorting of alternatieve schrijfwijzen invoeren.

Bij de datering vul je geboorte- en sterftejaar in (voor personen en families) of stichtings- en einddatum (voor organisaties). Als een persoon of organisatie nog steeds bestaat, vul je als eindjaar ​“9999” in. Dit doe je ook als het eindjaar onbekend is. Als het beginjaar onbekend is, noteer je ​“0000”. Optioneel kun je in het vrije tekstveld de datum verduidelijken of specifiëren. Hier kun je bijvoorbeeld een exacte stichtingsdatum schrijven, of ​“onbekend” als de datum niet geweten is. Voor periodes die doorlopen tot vandaag, schrijf je ​“heden” als einddatum. Dit veld is niet verplicht: je bent dus niet verplicht om bijvoorbeeld je geboortedatum op te geven. Meer voorbeelden vind je op de kennisbank van Archiefpunt en verderop in dit artikel. 

De samenstellersfiche bevat ook een aantal optionele velden: identificatienummer, taal, geschiedenis en trefwoorden. Identificatienummers zijn unieke nummers die gebruikt worden in andere databanken om een persoon of organisatie te identificeren, zoals Wikidata, VIAF of ODIS. Ook in Archiefbank krijgt elke fiche een automatisch gegenereerd identificatienummer. Hierdoor kun je altijd naar de juiste fiche linken, ook als de fiche wordt aangepast. 

In het veld ​“geschiedenis” kun je de geschiedenis van je organisatie of je loopbaan beschrijven. Dit kan context geven aan het archief of de collectie. Trefwoorden kunnen verwijzen naar een onderwerp, plaats of periode. Je kiest telkens trefwoorden uit een lijst. Als je een nieuw trefwoord nodig hebt, kun je dat aanvragen. Tot slot kun je ook een bibliografie (in Chicagostijl) of opmerkingen toevoegen. 

Een beheerdersfiche ziet er heel gelijkaardig uit als een samenstellersfiche. Naast type, naam en datering is er ook een verplicht veld ​“erkenning”. Hiermee wordt een erkenning als erfgoedbeheerder bedoeld. Als je je archief of collectie zelf bewaart, selecteer je dus ​“geen erkenning”. Een professionele bewaarplaats zoals een stadsarchief, een cultureel archief of een erfgoedbibliotheek kan een lokale, regionale of landelijke erkenning hebben. 

Beheerdersfiches bevatten dezelfde optionele velden als samenstellersfiches. Daarnaast kun je contactgegevens toevoegen. Informatie zoals een telefoonnummer en een e‑mailadres is alleen zichtbaar voor ingelogde gebruikers. Als je wilt dat onderzoekers contact kunnen opnemen met jou, is het nuttig om hier te verwijzen naar je professionele website of de website van je vereniging, of om een e‑mailadres of telefoonnummer op te geven. Als je deze gegevens niet openbaar wilt maken, maar wel openstaat voor onderzoekers, kun je contact opnemen met CEMPER. 

Een goede archief- of collectiefiche heeft een duidelijke titel. Die bestaat uit meerdere delen. Elke titel begint met “(deel)archief van” of “(deel)collectie van”. Een deelarchief of deelcollectie is een onderdeel van het volledige archief of collectie dat substantieel is en enigszins op zichzelf staat. Eventueel voeg je hier (beknopt) een inhoudelijk element aan toe, bijvoorbeeld ​“artistiek archief”, ​“collectie bladmuziek”, ​“instrumentencollectie” … Uitgebreidere informatie over de inhoud kun je noteren bij ​“inhoud en bereik”. Tot slot vermeld je de naam van de samensteller. Voluit krijg je bijvoorbeeld: ​“Collectie kluchtliederen van Koninklijke Harmonie Salvia Heers”, ​“Collectie setlists van Tijs Delacroix” of ​“Archief van muziekclub N9, Eeklo”. 

Ten tweede voer je de datering in. Hiervoor ga je op een gelijkaardige manier te werk als bij de samenstellers- en beheerdersfiche. Als begindatum noteer je de creatiedatum van het oudste stuk in je archief/​collectie, als einddatum het jongste stuk. Deze datum mag bij benadering zijn. Als het archief of de collectie nog steeds groeit, vul je 9999 in als einddatum. In het vrije tekstveld kun je specifiëren, bijvoorbeeld ​“circa 1940 – 1950”, ​“19^de eeuw”, ​“28 juli 1973 – heden” … Beperk je zoveel mogelijk tot beknopte tijdsaanduidingen. Informatie over het ontstaan van het archief of de collectie kun je elders kwijt. Let op: het gaat telkens om de periode wanneer de stukken zijn geschreven of gemaakt. De periode waarin jij ze hebt verzameld of gekregen, kun je toelichten in het veld verwerving. 

Een archief of collectie kan uit verschillende onderdelen bestaan. Zo kunnen meerdere deelarchieven (bv. administratief en artistiek) samen een archief vormen, of onderscheid je verschillende thematische deelcollecties in je collectie bladmuziek. Met het beschrijvingsniveau geef je aan of je het geheel of een onderdeel beschrijft. Als je een deelarchief of deelcollectie beschrijft, vermeld je ook van welk archief of collectie dit een onderdeel is. Maak dus eerst een fiche aan voor het geheel, voor je de onderdelen beschrijft. 

Je bent niet verplicht om afzonderlijke onderdelen van je archief of collectie in te voeren. Beschrijf een deelarchief of deelcollectie alleen als dit een substantieel deel is dat duidelijk apart staat binnen het geheel. Algemene informatie over de verschillende onderdelen van je archief of collectie kun je opnemen in het veld ​“inhoud en bereik”. 

Koninklijke Harmonie Salvia Heers koos ervoor om drie fiches aan te maken: een voor hun archief, voor hun collectie bladmuziek en instrumenten, en voor een deelcollectie kluchtliederen. De deelcollectie kluchtliederen werd gekoppeld aan de fiche voor de collectie. 

Tot slot koppel je de fiche aan de samensteller en beheerder die je eerder aanmaakte en vul je enkele administratieve velden in. Ten eerste geef je aan of er juridische beperkingen van toepassing zijn: Bevat het archief of de collectie privacygevoelige informatie, d.w.z. persoonsgegevens? Denk aan gegevens van familieleden, medewerkers, leden van je vereniging … Zijn er contracten over wat er met het materiaal mag gebeuren? Bevat het archief/​de collectie auteursrechtelijk beschermd materiaal? Zo kunnen geïnteresseerden inschatten wat er mogelijk is. 

Bij raadplegingsvoorwaarden selecteer je ​“raadpleegbaar na toestemming” als mensen het archief of de collectie enkel kunnen raadplegen nadat ze een afspraak hebben gemaakt. In het tekstveld kun je de voorwaarden verder toelichten. Is het archief enkel toegankelijk voor academische onderzoekers? Dan kun je dat hier vermelden. 

Naast de verplichte velden zijn er nog verschillende optionele velden die nuttige achtergrondinformatie kunnen geven over het archief of de collectie. Net zoals bij de samenstellersfiche kun je extra identificatienummers toevoegen. Let op: dit is het nummer dat wordt gebruikt om het archief of de collectie te identificeren en dus niet hetzelfde nummer als de samensteller. Als een professionele instelling jouw archief of collectie beheert, zal het een dergelijk identificatienummer gekregen hebben. 

De omvang van je archief/​collectie kun je uitdrukken op verschillende manieren, bijvoorbeeld aantal meter, aantal dozen, aantal tapes, oppervlakte, gigabyte … Combineer gerust verschillende meeteenheden, bijvoorbeeld wanneer je zowel papieren als digitaal archief hebt. 

In het veld ​“geschiedenis” kun je de bewaringsgeschiedenis van het archief of de collectie beschrijven. Zijn er verschillende eigenaars geweest? Zijn er ooit delen verloren of beschadigd geraakt? Hieraan gelinkt is het veld verwerving, waar je toelicht hoe het bij de huidige beheerder terechtkwam. Als jij de beheerder bent, beschrijf je hoe de stukken in jouw bezit kwamen. Werden ze geschonken? Heb je ze geërfd? Gekocht? 

Zeer interessant is het veld ​“inhoud en bereik”. Hier kun je alle details kwijt over de verschillende onderdelen, de materialen, het geografisch gebied, de genres … Ook als er uitzonderlijke stukken in je collectie zitten, kun je dat hier vermelden. Het is mogelijk om meerdere tekstvakken hiervoor toevoegen, waardoor je ervoor kunt kiezen om voor elk onderdeel van je collectie de inhoud apart te beschrijven. 

Andere relevante velden zijn ​“aangroei” (komen er nog nieuwe stukken bij?), ​“ordening” (is de ordening volgens thema, op functie, chronologisch … of is er geen ordening?) en ​“toegang” (bestaat er een overzichtslijst of een inventaris, en hoe kun je die raadplegen?). 

Tot slot kun je ook informatie kwijt over bronnen die het archief of de collectie gebruikt hebben, een bibliografie (in Chicagostijl), trefwoorden en aantekeningen die niet pasten in een ander veld. Je kunt trefwoorden toevoegen voor onderwerpen, personen, periodes en plaatsen. Net zoals bij de samenstellersfiche kies je trefwoorden uit een lijst of vraag je een nieuw trefwoord aan. 

Als je organisatie altijd dezelfde naam heeft gehad en je archief op 1 plek wordt bewaard, kun je gemakkelijk telkens 1 fiche van elk type aanmaken. Het wordt heel wat complexer als je organisatie van naam is veranderd, een fusie of splitsing meemaakte, of je archief door meerdere mensen wordt beheerd. Maak dan een aparte fiche voor elke organisatie met een eigen naam en geschiedenis. Als de organisatie uitsluitend van naam is veranderd, maak je geen aparte fiche, maar vermeld je de vorige namen. Harmonie Salvia ontstond bijvoorbeeld als een mannenkoor, dan ​“Chorale & Fanfare Salvia”, voor ze een harmonie werd. Je kunt dit toelichten in het veld ​“geschiedenis. Ook voor een archief met verschillende beheerders (bijvoorbeeld deels bij jezelf en deels bij een bewaarinstelling) maak je aparte fiches. 

Wil je de informatie die je hebt ingevoerd exporteren? Dat kan! Je kunt fiches opslaan als favoriet, exporteren als pdf, of je zoekresultaten in bulk exporteren als CSV, XLSX of JSON. 

De Archiefbank is nog in volle ontwikkeling. Het is mogelijk dat er technische problemen of beperkingen zijn. Aarzel niet om dit aan hen te laten weten. Elke fiche bevat onderaan een knop om problemen met de fiche te signaleren. Je kunt hen ook bereiken via het mailadres info@​archiefpunt.​be.