Terugblik op CEMPER connect: Uitdagingen bij het inventariseren van muziek- en podiumerfgoed
Op dinsdag 12 november 2024 organiseerde CEMPER een eerste editie van CEMPER connect, een netwerkdag voor de muziek- en podiumkunsten en de erfgoedsector. Het onderwerp van de dag was Uitdagingen bij het inventariseren van muziek- en podiumerfgoed. In de voormiddag vonden er twee parallelsessies plaats. Tijdens de sessie muziek- en podiumerfgoed in data en standaarden kwamen er enkele praktijkvoorbeelden op vlak van inventariseren en registreren aan bod. Tegelijkertijd werd er in de eerste werksessie van het Netwerk Danserfgoed een actieplan voor danserfgoed in Vlaanderen verfijnd. In de namiddagsessie Archiefzorgen voorbij? deelden enkele podiumkunstenorganisaties hun ervaringen, lichtte Ashna Wiegerink haar masterthesis rond duurzame archiefzorg toe en vond een panelgesprek en gesprek met het publiek plaats over de struikelblokken bij het beheren van een archief.
Hieronder geven we een korte samenvatting van de presentaties en gesprekken op deze eerste editie van CEMPER connect. Wil je meer weten? Lees dan het uitgebreide verslag waar we dieper ingaan op alle onderwerpen.
Muziek- en podiumerfgoed in data en standaarden
Kiezen is (niet) verliezen? Catalografiekeuzes bij de Collectie Juul Anthonissen
Heidi Moyson trapte de dag af met een presentatie over registratiekeuzes bij het inventarisatieproject van de Collectie Juul Anthonissen. Ze benadrukte dat standaarden voor het registreren van archiefmateriaal heel nuttig zijn, maar niet zaligmakend. Vaak is het in de praktijk niet nuttig en niet haalbaar om standaarden van begin tot einde toe te passen. Je selecteert dus best de metadatavelden die passen bij jouw project. Vragen die Heidi hierbij in haar achterhoofd houdt zijn: Wat wil je beschrijven en waarom? Moet de inventaris een publiekswerking ondersteunen? Wie zal registreren? Als extra tips gaf ze mee om gefaseerd te werk te gaan en rekening te houden met de toekomstplannen en wat-als-scenario’s.
Koha – Een opensourceplatform voor bibliotheekmaterialen
Vervolgens namen Giacomo Visini (bibliothecaris bij DIVA) en Vanessa Peeters (projectcoördinator Bladmuziekcollectie van de Openbare Omroep bij het Koninklijk Conservatorium Brussel) het woord. Zij stelden het open source bibliotheekbeheersysteem Koha voor en lichtten het gebruik hiervan binnen hun organisaties toe. Toepassingen die gebruikt worden door DIVA en het Koninklijk Conservatorium Brussel zijn onder meer: het delen van de back-end met verschillende organisaties, het opstellen van frameworks (waarmee je — binnen de mogelijkheden die MARC21 biedt — een eigen set aan beschrijvingsvelden kan uitlichten per type materiaal, zodat enkel voor jou relevante velden getoond worden), het ophalen van rapporten, het invoeren van verschillende materiaaltypes (zoals boeken, documentatiemappen en partituren) en het beschikbaar stellen van scans. Tot slot benadrukten Giacomo en Vanessa dat hoewel Koha een open source software is, het gebruik ervan niet volledig gratis is. Je moet nog steeds de opslag van je data op een server voorzien en rekening houden met eventuele kosten van een informaticus bij uitbesteding van hosting, onderhoud en ontwikkelingen.
What’s in a Name? Waarom zijn persoonsnaamauthorities belangrijk?
Als derde sprak Alina Saenko (medewerker expertise bij meemoo) over het belang van person name authorities en linked open data person name authorities. Een person name authority is een systeem om personen ondubbelzinnig te identificeren. Hierbij verwijs je naar een persoon via een unieke code. Linked open data person name authorities zorgen ervoor dat deze gegevens opengesteld zijn via het internet en hergebruikt kunnen worden. Alina stelde verschillende person name authorities voor waaronder Data.kunsten.be van Kunstenpunt en Wikidata. Tot slot gaf ze drie manieren mee waarop muziek- en podiumkunstenorganisatie kunnen omgaan met (linked open data) person name authorities. Zo kan je niets ondernemen en alles overlaten aan de erfgoedorganisaties, bijdragen aan bestaande initiatieven zoals Wikidata of je focussen op het creëren van een eigen person name authority en misschien zelfs deze data doorpompen naar bestaande initiatieven.
Van boek tot API en verder: SCAPIN, een samenwerkingsproject voor digitaal podiumerfgoed in de Fédération Wallonie-Bruxelles
Luc Wanlin (archiefcoördinatie en informatica bij Archives et Musée de la Littérature (AML)) sloot het voormiddaggedeelte af met zijn presentatie over het SCAPIN-project. SCAPIN staat voor SCène, API en Network en is een samenwerkingsproject voor enerzijds het beheer van gegevens over theater‑, dans- en (in mindere mate) muziekvoorstellingen en anderzijds het beheer en de ontsluiting van digitaal podiumerfgoed. In zijn presentatie lichtte Luc kort de geschiedenis van het SCAPIN-project toe. De huidige stand van zaken is een databank waarin gegevens van een netwerk van partners bewaard worden en waaruit de partners rechtstreeks data kunnen trekken en delen op hun eigen website. In de toekomst zou SCAPIN graag evolueren naar linked open data.
Wil je meer lezen over het SCAPIN-project? Collega’s Heidi en Staf gingen in mei op bezoek bij AML.
Archiefzorgen voorbij?
In de namiddag organiseerden we in samenwerking met Podiumkunst.net enkele presentaties en een panelgesprek over archiefzorg in de podiumkunsten. We begonnen het programma met twee praktijkvoorbeelden van respectievelijk een Vlaamse en een Nederlandse organisatie die toelichtten hoe zij de zorg voor hun archief aanpakken.
Opera Ballet Vlaanderen is een grote organisatie met een complexe geschiedenis. Mede daardoor bevond het archief zich lange tijd in wanordelijke en ontoegankelijke staat. In 2023 wierven ze Thomas Peeters aan als archiefcoördinator op orde op zaken te stellen. Thomas vertrok van drie vragen:
- Wat hebben we?
- Wat willen we?
- Wat kunnen we?
Deze vragen vertaalden zich in drie stappen. Ten eerste onderzocht Thomas uit welke onderdelen het archief bestond en waar die zich bevonden. Ten tweede ging hij in gesprek met collega’s en externen over de wensen en verwachtingen die zij hebben. Collega’s willen vooral vlot het archief kunnen hergebruiken; extern zijn er de verplichte basiszorgrichtlijnen voor kunstenorganisaties en zoekvragen van geïnteresseerden. In een laatste stap bepaalde Thomas concrete doelen op korte, middellange en lange termijn, zoals een centrale en overzichtelijke bewaring en metadatering. Op deze manier blijft het project behapbaar, ondanks de enorme omvang van het archief en het gebrek aan tijd.
De Dijk is een Nederlandstalige popgroep uit Amsterdam die in 2022 stopte met optreden. Zij besloten om hun archief over te dragen aan het Stadsarchief van Amsterdam. Ook zij moesten in eerste instantie in kaart brengen welk materiaal ze hadden en waar het zich bevond. Ondertussen hebben ze het papieren archief in hun kantoren al behoorlijk goed beschreven; het hoofdarchief met artistiek materiaal zullen ze in een latere fase verwerken. In een volgende stap zullen ze nu het kantoorarchief overdragen aan het stadsarchief en zij zullen het invoeren in hun eigen systeem en het verpakken. Door nauw samen te werken hopen ze om ook de context en verhalen te bewaren.
Vervolgens stelde Ashna Wiegerink haar onderzoek voor over de voorwaarden voor een duurzame en zelfstandige archiefzorg bij kunstenorganisaties. Zij identificeerde de volgende grote uitdagingen:
- Organisaties hebben onvoldoende kennis en plannen geen archiefbeleid op lange termijn.
- De verschillende technologische systemen zijn niet op elkaar afgestemd en elke transitie houdt risico in.
- Organisaties hebben onvoldoende tijd en middelen om met terugwerkende kracht hun archief op orde te brengen.
Ashna deed ook een aantal aanbevelingen om die uitdagingen aan te pakken. Zo pleitte ze onder andere voor een mijlpalenplan, terugkommomenten gekoppeld aan concrete doelen, meer en uiteenlopende voorbeelden, en meer praktische hulpmiddelen.
Guido Jansen modereerde daarna een panelgesprek waarin dieper ingegaan werd op de aangehaalde kwesties. Hieruit kwam vooral naar voor hoe belangrijk het is om samen te werken met archiefvormers. Archiefvormers kunnen zelf beslissen wat belangrijk is om te bewaren en context meegeven die leidt tot rijkere beschrijvingen. Door te luisteren en respect te tonen voor hun werk kun je gemeenschappelijke grond vinden met archiefvormers en collega’s. Op die manier kun je hen in dagdagelijkse taal de methodes en principes van een goede archiefzorg meegeven en zijn ze meer bereid om hiervoor inspanningen te leveren.
We sloten de dag af met een vragenrondje en samenvattingen van de volledige dag, waarna er tijd was voor een gezellige netwerkdrink.
Ook interessant
Netwerk Danserfgoed gaat van start – Verslag van de eerste werksessies
‘Beleving’ belicht Limburgs immaterieel erfgoed
Maak kennis met Birthe Verscuren
