Verhuis van administratief archief en museale collecties van De Munt

Doel

Het veilig onderbrengen van de museale collecties (200 objecten, waarvan 43 decormaquettes, 18 schilderijen, 39 beeldhouwwerken, 23 affiches en 77 andere ingekaderde documenten) en het administratief archief van De Munt (350 lopende meter).

Aanpak

Gezien de hoeveelheid archief en de specificiteit van de museale collecties die verhuisd moesten worden, werd een beroep gedaan op verschillende leveranciers voor de verhuizing van respectievelijk de museale collecties en het administratief archief.

Stappenplan administratief archief

• Vernietiging archief: het grondig schonen van het archief om het te verhuizen volume te reduceren.
• Werkruimte: de vernietiging creëerde de nodige ruimte om de collecties te verwerken.
• Een samenwerking van twee externe firma’s zorgde voor:
  • het stapelen van de archiefdozen in rolcontainers;
  • de afbouw van de rekken;
  • de verhuizing van het archief en de rekken naar de nieuwe locatie;
  • de opbouw van de rekken;
  • het inruimen van het archief in de rekken.
• Controle van archief en rekken op de nieuwe locatie (plaatsing rekken, controle op beschadiging van archiefdozen). 

Stappenplan museale collecties

• Registreren en fotograferen van de objecten.
• Identificatie van de kunstwerken.
• Volledige inventaris van de te verhuizen kunstwerken.
• Conditierapport van de kunstwerken.
• Waarde-inschatting van elk kunstwerk (expertise).
• Verzekering afsluiten van nagel tot nagel.
• Verpakking: in zuurvrij zijdepapier en noppenfolie; piepschuim en verhuisdekens voor de beeldhouwwerken.
• Etikettering van de ingepakte stukken met een referentie naar de verhuislijst.
• Verhuizing door een externe firma.
• Controle van de staat van de kunstwerken op de nieuwe locatie.

Evaluatie

1. De verhuizing heeft voor ons archief het grote voordeel met zich meegebracht van een volledige schoning en vernietiging van (vooral dubbele) administratieve archiefdocumenten én een complete inventarisatie van onze museale collecties. Zonder de verplichte verhuizing zouden we dit niet gerealiseerd hebben.
2. Het archief en de museale collecties worden nu onder betere omstandigheden bewaard, in een geklimatiseerde ruimte waarvan we zeker zijn dat onbevoegden er geen toegang toe hebben (een probleem in de vroegere archiefruimtes in De Munt).
3. De samenwerking met de externe firma’s was duurder en verliep moeilijker dan verwacht, ondanks een nauwkeurig lastenboek.

Tips & aanbevelingen

• Werk met iemand die een idee heeft van wat je collecties omvatten.
• Kijk wat je aan maximale archiefvernietiging kunt doen, zodat je geen onnodige dossiers mee moet verhuizen.
• Las een (tijdelijke) stop in voor archiefoverdrachten en concentreer je op archieflijsten/​inventarissen.
• Vraag verschillende offertes aan verschillende firma’s en maak goede afspraken: diensten en prijzen kunnen ver uit elkaar liggen. Maak ook zelf plannen van de rekken van je nieuw depot.
• Overleg zeker wat je zelf inpakt of laat inpakken: hier kun je echt flink besparen.
• Algemeen: als we deze operatie zouden moeten overdoen, zouden we de organisatie en uitvoering volledig in eigen handen nemen en voor de verhuizing van het administratief archief met tijdelijke krachten of jobstudenten werken.

Bron: depotwijzer​.be. (2014). Verhuizing administratief archief en museale collecties De Munt.