Vier muziek- en podiumorganisaties doorgelicht 

Elk half jaar organiseert CEMPER in samenwerking met meemoo een archiefdoorlichtingstraject in het kader van TRACKS. Een aantal meerjarig gesubsidieerde muziek- en podiumorganisaties volgt een intensief programma waarin ze hun archiefzorg onder de loep nemen. Dat is niet alleen belangrijk omdat ze moeten voldoen aan de zogenaamde basiszorgrichtlijnen voor archief als voorwaarde voor hun subsidies, maar ook omdat deze organisaties vaak belangrijk cultuurhistorisch erfgoed hebben liggen. We begeleidden in het traject van juni-november 2022 vier organisaties: Trix, Theater Transparant, Symfonieorkest Vlaanderen en MetX. 

Archiefwerking onder de loep 

Aangezien we met het archiefdoorlichtingstraject advies op maat willen geven aan de deelnemende organisaties, vroegen we de organisaties om vier opdrachten te maken. Deze opdrachten bestaan uit telkens een aantal heel concrete vragen die hen deden nadenken over hoe de archiefzorg binnen hun werking gebeurt. We peilden naar hoe de verschillende basiszorgrichtlijnen wel of niet gevolgd worden in hun werking. Op basis van hun antwoorden kregen we een goed zicht op hoe de archiefwerking in elkaar zat, wat er al gedaan wordt, wat kan verbeteren en wat misschien over het hoofd wordt gezien. 

Nadat de vier opdrachten gemaakt werden, bezochten we elke organisatie. Dat bezoek werd telkens voorbereid op basis van de antwoorden die de deelnemende organisaties hadden gegeven in de opdrachten. Op die manier konden de reeds gegeven antwoorden verder aangevuld worden en werden er eveneens nieuwe inzichten opgedaan door onder meer de archiefruimte(s) te bezoeken, te spreken met een aantal collega’s of door in de digitale mappenstructuur te duiken. Zo kregen we een vrij volledig zicht op de archiefzorg en documentbeheer van de organisaties. 

Op basis van die bevindingen, schreven we voor elke organisatie een rapport uit. In dat rapport schreven we per basiszorgrichtlijn telkens drie zaken uit. Ten eerste lichtten we de stand van zaken toe: hoe gaat het er momenteel aan toe in de organisatie? Wat gebeurt er al of nog niet? 

Ten tweede schreven we een advies uit waarin we de best practices vermeldden en hoe problemen het best aangepakt kunnen worden. Deze adviezen waren telkens gebaseerd op en verwijzen naar de toolbox van TRACKS. Zo kunnen de organisaties zich verder verdiepen in bepaalde aspecten van de archiefzorg waar zij dat nodig achten. 

Ten derde somden we per basiszorgrichtlijn concrete acties op: wat moet er nog gedaan worden om aan de basiszorgrichtlijn te voldoen? Hoe kan de archiefzorg nog verder verbeteren? Het rapport is immers geen eindpunt, maar een vertrekpunt. Aan de hand van het doorlopen traject wist elke organisatie waar het staat en wat nog ondernomen moet worden. 

Te gast bij Het Letterenhuis 

Op de slotbijeenkomst op 29 november waren we te gast bij Het Letterenhuis in Antwerpen. Hier werden de algemene bevindingen overlopen en gemeenschappelijke noden verder uitgediept. Vervolgens maakten we een oefening om te zien welke acties het snelst zouden moeten gebeuren binnen elke organisatie. 

Als afsluiter kregen we een exclusieve rondleiding achter de schermen in Het Letterenhuis. Zij bewaren verschillende archieven van podiumgezelschappen. Het wekte in ieder geval de interesse van onze deelnemers, zeker wanneer ze manuscripten van schrijver Paul van Ostaijen te zien kregen. Na zo’n rondleiding kan je toch alleen maar zin krijgen om zelf aan de slag te gaan met je archief? 

Struikelblokken

Alle organisaties die deelnamen aan het traject hebben dit met veel engagement aangepakt. Niemand moest van nul vertrekken want iedereen had al bepaalde acties opgezet om aan archiefzorg te doen. Ze beseffen dat ze vaak over een rijke en interessante geschiedenis beschikken en dat een goed geordend archief en documentbeheer noodzakelijk zijn. Vaak is er echter sprake van tijdstekort om hiermee bezig te zijn. Het komt erop aan om archiefzorg niet als last te zien, maar veeleer als een noodzakelijk onderdeel van de werking: door op een goede manier aan archiefzorg te doen, boek je net tijdswinst omdat je makkelijker dingen terugvindt, zowel in je papieren archief als in je digitale bestanden. 

Bij de meeste organisaties ontbraken schriftelijk vastgelegde afspraken over archiefzorg. Als iedere werknemer van de organisatie volgens een eigen systeem werkt (denk bijvoorbeeld aan bestandsnamen), kom je al snel tot een onoverzichtelijk allegaartje van documenten. Wanneer organisaties afspraken maken die neergeschreven worden, kunnen medewerkers die ook terugvinden en opnieuw lezen in plaats van collega’s lastig te vallen met vragen. Bovendien is zo’n afsprakendocument handig en duidelijk wanneer een nieuwe medewerkers in dienst treedt. Het komt er dan wel op aan om die gezamenlijk gemaakte afspraken effectief te volgen. 

De organisaties kwamen eveneens meer te weten over de rechtenstatus van hun archief en hoe ze hiermee moeten omgaan. Veel documenten en audiovisueel materiaal zijn waardevolle bronnen om te tonen aan het brede publiek, maar daar rusten vaak nog verschillende soorten rechten op, zoals auteursrecht en portretrecht. Het besef dat hiermee doordacht moet worden omgesprongen, is dankzij dit traject verder ontwikkeld en aangescherpt. 

Vervolg

Het volgende archiefdoorlichtingstraject start in januari 2023 en loopt tot en met juni. In de tweede helft van volgend jaar loopt er nog een tweede traject van juli tot en met december. 

Meer weten over archiefzorg? Kijk op onze Praktijkwijzer.