Archiefdoorlichtingstraject 2021 succesvol afgerond

Op 26 oktober beëindigden acht muziek- en podiumorganisaties het archiefdoorlichtingstraject dat net voor de zomervakantie van 2021 was opgestart. De deelnemers van deze reeks waren: 

• Antwerp Symphony Orchestra;
• A Two Dogs Company;
• Brussels Jazz Orchestra;
• Damaged Goods;
• HERMESensemble;
• KRAAK;
• tg STAN en
• Workspacebrussels.

CEMPER en meemoo bekijken in dergelijk traject met de deelnemende organisaties in detail hoe ze hun archiefzorg aanpakken. Dat resulteert in een rapport waarin we op maat van de organisatie aanbevelingen en acties formuleren ter verbetering van de archiefzorg. De basis hiervan zijn de richtlijnen die de Vlaamse overheid ziet als basisarchiefzorg voor de kunstenorganisaties die een structurele werkingssubsidies ontvangen en die te vinden zijn op de website van TRACKS.

Het concept

Aan de hand van gedetailleerde vragenlijsten beschrijven de organisaties zelf wat ze intern doen (of nog niet doen) inzake archiefzorg. Alle aspecten van de richtlijnen archiefzorg zoals omschreven op TRACKS worden hierin behandeld.

Het is een uitgebreide oefening die naargelang de structuur en de grootte van de organisatie door meerdere medewerkers samen moet worden bekeken. Die uitgebreide bevraging gebeurt via vier zogenaamde archiefopdrachten waarbij een deadline van twee tot drie weken is voorzien. Dit houdt het haalbaar voor de organisaties en ook voor CEMPER en meemoo bij de afhandeling/​opvolging van mogelijke vragen van de deelnemers.

Nadat alle opdrachten afgerond zijn, houden we met elke organisatie een aanvullend archiefgesprek. Op dat moment worden bepaalde onduidelijkheden in de antwoorden verhelderd, stellen we nog bijkomende vragen en geven eventueel ook al tips voor de archiefzorg.

Zowel de antwoorden als de vaststellingen uit dat archiefgesprek worden per onderdeel verwerkt in een stand van zaken en zijn de basis van het advies en acties die we voor de organisaties uitschrijven. Het archiefgesprek heeft ook de bedoeling om ter plaatse het archief te bekijken en indien nodig ook het digitaal archief.

Resultaten

We zagen ook deze keer weer heel wat inspanningen en goede wil bij de organisaties om werk te maken van de archiefzorg. Er is heel wat kennis bij de organisaties over hun archief (zowel over het fysieke als over het digitale), maar die kennis zit nog vaak in de hoofden en/​of stroomt minder goed door naar andere medewerkers. Het maken van afspraken en het documenteren van acties (en het up to date houden ervan) wordt vaak als tijdsintensief gezien – en dat is het ook — maar loont wel op lange termijn.

Archiefzorg is geen extra last, maar onderdeel van de gehele interne werking met het doorstromen van de juiste informatie naar de juiste medewerker, zeker bij een personeelswissel.

Een deel van deze aspecten komt bij de doorlichting aan de orde bij het formuleren van de visie over archiefzorg en ‑werking. Dat lijkt soms apart te staan tegenover andere to do’s voor het archief, maar in wezen zijn alle nodige ingrepen verbonden aan elkaar. Een goede mappenstructuur voor je digitale archief kan niet zonder afspraken over het benoemen van mappen en bestanden. Daarin zitten net de trucjes om bijvoorbeeld alles mooi geordend te laten verschijnen. Ook afspraken over het opslaan van de relevante e‑mails in de mappenstructuur hebben wel degelijk hun nut. Verlaat je collega de organisatie? Jij schendt haar/​zijn privacy als je in de mailbox moet gaan zoeken! In het advies en de acties die we suggereren benadrukken we uiteraard de noodzaak van archiefzorg en willen we de archiefverantwoordelijken ook graag hart onder de riem steken als we zeggen dat ze voldoende tijd moeten krijgen.

Bij de bezoeken ter plaatse stelden we vast dat ook nu weer de deelnemers zo goed als het kan een archiefruimte uitbouwen, soms verspreid over verschillende ruimtes in het kantoor dat zij betrekken, soms door de beschikbare kleine kantoorruimte op te delen met (open) archiefrekken. Dergelijk bezoek heeft toch wel zijn nut omdat we dan ook kunnen zeggen dat een gordijn wenselijk is om het zonlicht weg te houden, of hoe je zuurvrije dozen correct moet plooien …

Met de doorlichting brengen we de erfgoedsector en haar inzichten ook dichter bij de muziek- en podiumorganisaties. Digitaliseren van het papieren archief lijkt voor een deel van de organisaties een oplossing voor hun archiefzorg omdat het dan niet meer in de weg ligt. Anderen zien wel het nut van ordenen en selecteren van archiefmateriaal om het via de website publiek te maken, voor zover dit mag rechtengewijs. We stelden ook vast dat een aantal organisaties goed weten aan welke instellingen het fysieke archief zouden kunnen worden overdragen, maar hoe het dan moet met het digitale archief blijft nog een onbekende.

Het was een verademing om de eindsessie live te kunnen doen met de deelnemers. Hiervoor waren we te gast bij het AMVB (Archief en Museum van het Vlaamse Leven te Brussel) omdat de CEMPER-vergaderzaal nog iets te klein is om in deze tijden voldoende afstand te kunnen garanderen. De keuze voor het AMVB werd ook ingegeven door het feit dat van de acht deelnemers van deze reeks vijf in Brussel zijn gevestigd. De rondleiding nadien in het depot werd geapprecieerd door de organisaties.

Op naar de volgende reeks …

Die start op 20 januari 2022 en wordt afgerond eind mei. Kandidaten voor deze ronde zijn: FVV 2021, Het Gevolg, LOD Muziektheater, Symfonieorkest Vlaanderen, MA Festival, MartHa!tentatief, Muziekcentrum Dranouter en MT DE Kolonie. In 2022 organiseren we ook nog een tweede reeks die we net voor de zomer opstarten.