Aan de slag met je verenigingsarchief! Een vormingenreeks in Leuven

Gespreid over 2023 en 2024 organiseren erfgoedcel Leuven en CEMPER verschillende vormingenreeksen voor amateurverenigingen die rond podiumkunsten werken in de regio Leuven. We startten het jaar 2023 alvast met een eerste reeks voor de koren van de stad.

Vormingenreeks muziek- en podiumverenigingen

De erfgoedcel Leuven organiseert in samenwerking met CEMPER drie vormingenreeksen voor amateurverenigingen. Elke reeks wordt op maat gemaakt voor een bepaald type vereniging met muziek- of podiumerfgoed. De Leuvense koren kwamen reeds aan bod van januari tot en met maart. In het najaar is het de beurt aan instrumentale ensembles en in 2024 kunnen ook dansgroepen en theatergezelschappen zich inschrijven.

Eén vormingenreeks bestaat uit drie sessies verspreid over drie maanden. Elke interactieve sessie behandelt een specifiek thema en duurt ongeveer twee en een half uur. Een eerste sessie behandelt het fysieke archief. Denk hierbij aan het papieren archief, maar ook aan muziekinstrumenten, kostuums, audiovisuele dragers … In een tweede bijeenkomst wordt er gesproken over het digitale archief van verenigingen. Hier wordt er gepeild naar de huidige digitale werking van de vereniging en worden er ervaringen en tips uitgewisseld om deze te verbeteren. De slotsessie behandelt het digitaliseren van archiefstukken, het ontsluiten van je verenigingsarchief en de rechten (bv auteursrechten) die rusten op archiefmateriaal.

Wat zijn moeilijkheden binnen de koorarchieven?

In een eerste reeks mochten we een enthousiaste groep zangers ontvangen in het stadsarchief van Leuven. De deelnemers waren gepassioneerde koorleden die hun archief goed wilden bewaren om het verenigingsleven door te kunnen geven aan volgende generaties. Hierbij ondervonden velen dezelfde moeilijkheden of problemen. Zo’n eerste uitdaging was de verspreide bewaring van het verenigingsarchief. Vaak worden archiefstukken bewaard bij het (bestuurs)lid dat deze nog gebruikt of aanmaakt. Dit gebeurt enerzijds omwille van het gebruiksgemak, anderzijds is het dikwijls moeilijk voor verenigingen om een centrale bewaarplaats voor hun archief te vinden. Niet elke vereniging heeft immers de middelen om een vast repetitielokaal te huren waar ook partituren en archief verzameld kunnen worden. Om alles terug te kunnen vinden in een verspreid archief, is het opstellen van een goed overzicht des te belangrijker. Hier gingen we dan ook dieper op in tijdens de vorming.

Ten tweede bleek het digitale archief vaak moeilijkheden met zich mee te brengen. Hier was onder meer het onderscheid maken tussen wat te bewaren en wat te vernietigen lastig voor velen. Zolang er genoeg opslagcapaciteit was, vonden de meeste koren dit makkelijk te negeren. Toch is het belangrijk hier nu al over na te denken omdat de opslagcapaciteit niet eindeloos is en omdat het meestal moeilijker is en meer tijd vraagt om retroactief zaken te verwijderen uit het digitale archief. Dit laatste komt voornamelijk door informatieverlies. Na verloop van tijd moet je opnieuw de context waarin het document ontstaan is opfrissen om een beslissing te kunnen maken of zijn er misschien nieuwe bestuursleden die documenten moeten opruimen van een periode waarin ze zelf geen lid waren van de vereniging.

Tot slot kwamen ook typische archiefstukken van het koorverenigingsleven zoals partituren en foto’s aan bod. Iets dat vaak uit het oog verloren wordt, zijn de auteursrechten die hierop rusten. De verschillende rechten die op archiefmateriaal rusten en hoe je hier in de praktijk mee kan omgaan kwamen aan bod tijdens de vormingenreeks.