Archiefdoorlichtingstraject najaar 2024 afgerond

CEMPER en meemoo organiseren samen elk jaar twee archiefdoorlichtingstrajecten voor structureel gesubsidieerde muziek- en podiumkunstenorganisaties. Tijdens een dergelijk traject vullen de deelnemers een aantal vragenlijsten in over hun organisatie, hun visie op archiefzorg, hun fysiek en digitaal archief, en de rechten die op hun archiefmateriaal berusten. Tijdens een plaatsbezoek bij elke organisatie gaan we dieper in op de antwoorden op deze vragenlijsten. Dit mondt uit in een rapport met concreet advies en acties, afgestemd op de individuele organisatie. Daarnaast krijgen de deelnemers de kans om met elkaar ervaringen uit te wisselen, tijdens een start- en slotbijeenkomst.

De deelnemers beschikten over het algemeen over een goed overzicht van hun archief. Ook een logische ordening en beschrijving bleken meestal niet voor problemen te zorgen. Duurzaam digitaal bewaren was wel een pijnpunt voor veel deelnemers. Om digitale bestanden duurzaam te bewaren, is het belangrijk om te kiezen voor een goede naamgeving, en voor open en goed gedocumenteerde bestandsformaten. Ook hard- en software up-to-date houden en een back-upstrategie mogen niet vergeten worden. Ten slotte wisten de organisaties niet altijd welke rechten op hun archiefmateriaal berustten. Organisaties documenteren best deze rechten, zodat ze weten wie ze moeten contacteren als ze archiefmateriaal willen hergebruiken, bijvoorbeeld op hun website.

Onze slotbijeenkomst vond deze keer plaats in het AMVB. We overliepen de opbouw van het rapport en bespraken de prioritaire acties voor elke organisatie. Er was ook tijd voor een klein workshopmoment, waarin de deelnemers aan de slag gingen met de kopie van een map die ze hadden meegebracht. Ze keken hierbij onder andere naar ordening, map- en bestandsnamen, en documenten die verwijderd mochten worden (zoals dubbels of verouderde versies van bestanden). Zoals steeds was het een geruststelling voor de deelnemers om voorbeelden te zien en te ervaren dat er niet één juiste manier van archiefzorg is.

Naar goede gewoonte sloten we het traject af met een rondleiding achter de schermen. Christopher De Keyser, archivaris bij het AMVB, toonde ons een aantal archiefstukken uit de collectie van het AMVB, waaronder archiefstukken uit het fysieke archief van het Kaaitheater, dat zich al grotendeels bij het AMVB bevindt. Daarna leidde hij ons rond in het depot.