Bibliotheeksoftware Koha

Wie beroepshalve veel bibliotheekmateriaal verzamelt, zoekt vroeg of laat naar software om dit materiaal te beheren. Je wil weten wat je hebt, waar het staat en aan wie je het uitgeleend hebt.

Een eerste dilemma hierbij is: kies je voor commerciële software of voor opensourcesoftware? Opensourcesoftware is niet alleen gratis, maar stelt ook de achterliggende code vrij beschikbaar zodat wie wil, kan bijdragen aan de ontwikkeling van het product. Omdat de code vrij beschikbaar is, heeft opensourcesoftware ook een reputatie van duurzaamheid. Bij commerciële software ben je vaak afhankelijk van de beslissingen die de producent neemt: Zal die nog in zijn software investeren of niet? Zal de ondersteuning nog voldoende zijn? Wat als het product geen updates meer krijgt?

Koha (Maori voor ​‘geschenk’) is zo’n opensourceproject. Al meer dan twintig jaar bieden de ontwikkelaars ervan een volledig bibliotheeksysteem aan, met alle typische bibliotheekfuncties. Koha richt zich vooral op grote en complexe bibliotheken en wordt vaak genoemd als alternatief voor commerciële systemen. Verschillende organisaties in Vlaanderen maken er gebruik van.

Om een betere kijk te krijgen op Koha, peilden we naar de ervaringen van het Orpheus Instituut en van OPENDOEK, bezochten we de Nederlandstalige Kohagebruikersdag en testten we een demo die beschikbaar is op de website van Koha.

De code van opensourcesoftware is gratis en vrij beschikbaar. Toch zal je een aantal kosten moeten doen. Koha moet namelijk geïnstalleerd worden op een server die je moet aankopen, installeren en onderhouden. Belangrijker nog: je hebt hiervoor personeel nodig met kennis van zaken. Je moet de server correct opzetten, Koha installeren én configureren, en daarna het onderhoud doen. Is er een probleem, dan moet je het zelf oplossen.

Daarom kiezen veel organisaties ervoor om de technische benodigdheden en ondersteuning uit te besteden aan een gespecialiseerd bedrijf. In België of Nederland is zo’n bedrijf er niet. De meeste organisaties in Vlaanderen werken daarom met BibLibre, een Frans bedrijf. Op de website van Koha kun je doorklikken naar een lijst met providers, alfabetisch gerangschikt, per land of per continent. Deze lijst biedt geen garanties voor de kwaliteit van de bedrijven.

Als je met een extern bedrijf werkt, is er enerzijds een eenmalige kost om alles te installeren en in te stellen volgens je wensen en noden. Als je complexe gegevens hebt die je automatisch wilt omzetten (migreren) in Koha, zal die kost groter zijn. Als je een bestand hebt in MARC of MARCXML, kun je zelf alle bibliografische gegevens importeren. Anderzijds betaal je jaarlijks voor de opslagruimte die je gebruikt, voor onderhoud en updates, en voor ondersteuning bij vragen of problemen. Bij de organisaties die wij spraken, varieert die kost tussen de 2000 en 3500 euro per jaar.

Wie de kostprijs wil drukken door samen te werken, kan dat gemakkelijk doen. Koha biedt de optie om binnen 1 systeem meerdere bibliotheken te integreren, met elk een eigen catalogus. Deze bibliotheken kun je eventueel verder organiseren door ze te bundelen in groepen en subgroepen. Gemachtigde medewerkers kunnen bibliotheken toevoegen en bijvoorbeeld het adres aanpassen of aanduiden dat een bibliotheek niet zichtbaar en doorzoekbaar mag zijn in de publiekscatalogus. Op het niveau van een groep kun je instellen dat medewerkers van andere groepen geen toegang hebben tot lenersgegevens of geen items kunnen aanpassen. Ook regels voor ontleningen kun je definiëren voor een volledige groep.

Koha is ontwikkeld als bibliotheeksysteem en richt zich dus vooral op typische bibliotheekmaterialen, zoals boeken, tijdschriften, partituren, cd’s en dvd’s (uitgegeven of onuitgegeven). Ook de elektronische equivalenten hiervan zijn geen probleem. Voor objecten of beschrijvingen met meerdere niveaus zoals een archiefinventaris, is het minder geschikt. Je kunt hier een mouw aan passen door creatief om te springen met de mogelijkheden die Koha en de onderliggende catalogeerstandaard MARC (zie onder) je biedt, maar ideaal zal het nooit zijn. Koha is evenmin als een collectiebeheersysteem waarbij je bijvoorbeeld foto’s of complexe gebruikersgegevens kunt beheren.

Als Koha op de server geïnstalleerd is, kan iedereen via een browser naar jouw catalogus surfen. De backsite, waar je alle administratieve taken uitvoert met een persoonlijke account, is eveneens via een browser toegankelijk voor wie daartoe rechten heeft.

Structuur van de bibliografische gegevens

Als bibliotheeksysteem gebruikt Koha ook de wijdverspreide MARC-standaard. Deze bibliotheekstandaard maakt bibliografische gegevens machineleesbaar en uitwisselbaar door ze op een vaste manier te structureren. Afhankelijk van de provider waar je mee werkt, kun je kiezen tussen de UNIMARC- of de MARC21-variant. In beide gevallen zul je de gegevens over jouw materialen invullen in velden die allemaal een nummer hebben gekregen van 000 tot 999. Veel velden zijn nog eens onderverdeeld in subvelden.

Minstens één persoon in je organisatie/​vereniging moet dus een beetje vertrouwd zijn met de MARC-standaard. Je kunt in Koha echter elk veld ook een naam geven, zodat niet iedereen moet weten wat elke code betekent. Er is al een standaardnaam voorzien. Daarnaast kun je voor elk type materiaal in een sjabloon vastleggen welke velden je wilt zien, welke verplicht zijn, of je hetzelfde veld meermaals kunt gebruiken … In Koha zijn de MARC-velden verdeeld in tien ​‘tabs’ op basis van het eerste cijfer van de MARC-code (dus tab 0 tot 9). In het sjabloon kun je aanduiden op welke tab een veld getoond moet worden.

Een provider kan een aantal veelvoorkomende sjablonen (‘frameworks’) aanbieden voor bijvoorbeeld boeken, tijdschriften, cd’s … Het staat je vrij om deze sjablonen zelf aan te passen of nieuwe sjablonen te creëren.

Wanneer je een record creëert, maak je een beschrijving met de bibliografische gegevens. Aan elk record koppel je een of meerdere items, voor elk exemplaar in je bezit. Op deze manier kun je in Koha dubbels registreren, maar ook bijvoorbeeld boeken die uit meerdere volumes bestaan of die in een fysieke en een digitale versie beschikbaar zijn. Als een exemplaar verloren of beschadigd is of je wilt het nummer van het volume aangeven, kun je dat ook doen. Items kun je groeperen in ​‘collecties’, bijvoorbeeld een collectie lokale auteurs. Wanneer opslag beperkt is tot een maximum aantal records, zijn items een manier om toch volledige beschrijvingen te hebben. Heb je meerdere records die je wilt samenvoegen? Geen probleem voor Koha. Je kunt tot op het niveau van het subveld kiezen wat behouden blijft.

De bovenstaande methode is één manier om meerdere volumes van een werk of reeks te linken. Een andere methode is om parent en child records te creëren. Dit kan handig zijn als je wilt dat gebruikers vlot kunnen zoeken op bijvoorbeeld individuele artikels in een tijdschrift, hoofdstukken in een boek, een toneelstuk in een bundel of een muziekstuk op een opname. Als iets voorkomt in meerdere uitgaves, kun je het record dupliceren. In elk record geef je dan aan of het gaat om bijvoorbeeld een collectie (verschillende werken die door de uitgever zijn samengebracht) of een component van een groter werk. Koha biedt ook een vereenvoudigde workflow voor werken die onlosmakelijk deel zijn van een groter geheel, zoals hoofdstukken in een boek.

Als je records importeert of in veel records of items dezelfde aanpassingen moet maken, creëer je een sjabloon om die acties geautomatiseerd uit te voeren. Elke actie bestaat uit een opdracht (delete, voeg toe, update, verplaats) over een bepaald veld of subveld – al dan niet met een specifieke waarde – en eventueel een voorwaarde. Die voorwaarden kunnen zeer nauwkeurig zijn door de mogelijkheid om RegEx te gebruiken, een gedetailleerde syntaxis voor zoekopdrachten.

Een nieuwere standaard voor bibliografische beschrijvingen is FRBR (Functional Requirements for Bibliographic Records). Deze standaard beschrijft de relaties tussen entiteiten, bijvoorbeeld het manuscript, het uitgegeven werk, een vertaling, een bewerking, een heruitgave, een verfilming … Je kunt deze standaard combineren met MARC. In Koha kun je dit optioneel inschakelen. Als je je catalogus koppelt met een ISBN-service, kun je dan in de catalogus andere edities van hetzelfde werk zien. Het laat dus toe om verschillende uitgaves en vormen te linken. Afhankelijk van welke ISBN-service je kiest, zal dit wellicht minder goede resultaten opleveren voor Nederlandstalige uitgaves.

Ten slotte kun je in Koha ook een inventaris genereren van alle items in je catalogus volgens hun plaatsing in de rekken. Je kunt dan barcodes van aanwezige items scannen met een draagbare scanner, de inventaris afdrukken of op een draagbaar apparaat zoals een tablet aanduiden welke items daadwerkelijk aanwezig zijn terwijl je langs de rekken loopt.

Gecontroleerde lijsten

Koha biedt de mogelijkheid om een databank uit te bouwen met gecontroleerde beschrijvingen of authority records voor persoonsnamen, plaatsnamen, genres, trefwoorden … Zo’n beschrijving bevat een voorkeursnaam of ‑term in een bepaalde spelling, met daaraan gekoppeld synoniemen of alternatieve spellingen. Iemand die ​‘Brussel’ zoekt, zal ook items met ​‘Bruxelles’ vinden en zoek je op Tchaikovsky, dan verschijnen ook de resultaten met Tsjaikovski. Een historische naam zoals ​‘DDR’ kan worden gekoppeld aan ​‘Duitsland’.

Koha biedt je de mogelijkheid om zelf zo’n beschrijvingen te maken, waarin je synoniemen en alternatieve schrijfwijzen invoert. Je kunt ervoor kiezen om een koppeling te maken met de lijsten van andere bronnen, zoals de Library of Congress in de Verenigde Staten. Die kun je in batch importeren en eventueel aanpassen aan jouw noden. Als je een nieuw authority record aanmaakt, zal Koha herkennen als die al aanwezig is in het systeem.

Je kunt gecontroleerde beschrijvingen creëren voor auteurs en andere makers (personen, families, organisaties) en trefwoorden (gebouwen, plaatsen, termen, titels …). Voor elk type kun je een sjabloon creëren. Tussen verschillende termen kun je linken leggen. Heb je bijvoorbeeld een trefwoord ​‘verleden’ en een trefwoord ​‘middeleeuwen’, dan kun je die trefwoorden koppelen. Iemand die zoekt op het trefwoord ​‘verleden’, zal dan ook de resultaten krijgen met het trefwoord ​‘middeleeuwen’. Omgekeerd zal zoeken op ​‘middeleeuwen’ niet alle resultaten met ​‘verleden’ geven. Op dezelfde manier kun je landen verbinden aan een continent. Relaties tussen trefwoorden kunnen zowel hiërarchisch (Europa omvat België, Duitsland …) als niet-hiërarchisch zijn (‘kerkmuziek’ kan een geassocieerde term ​‘orgelmuziek’ hebben, zonder dat de ene term de andere dekt).

Wanneer je een persoonsterm linkt aan een bibliografisch record, kun je ook specificeren welke rol deze persoon precies heeft vervuld. Is het de auteur, de redacteur, de illustrator? Een personage, een muzikant, een componist, een regisseur? De arrangeur of de vroegere bezitter? Ook dit soort keuzelijsten kun je zelf creëren of aanpassen. Wanneer je een MARC-sjabloon aanpast, kun je een type authority of een keuzelijst linken aan een subveld.

Functionaliteiten uitbreiden

Als de bestaande functionaliteiten van Koha niet voldoende zijn, kun je Koha op verschillende manieren uitbreiden. Er bestaan heel wat plug-ins die kleine of grotere functionaliteiten toevoegen. Enkele organisaties in België hebben bijvoorbeeld een integratie met ResourceSpace, een open-source digital asset management (DAM) systeem. Zo’n systeem dient om digitale objecten zoals foto’s of video’s te organiseren en beheren.

OPENDOEK wil een integratie met Salesforce laten ontwikkelen zodat hun leden automatisch een Koha-account krijgen en het Orpheus Instituut liet in samenwerking met Belgisch-Nederlandse bibliotheken en musea een plug-in ontwikkelen om automatisch links naar Wikidata toe te voegen aan bibliografische records.

Koha heeft een publieke database waar je nieuwe functies kunt aanvragen. Voorwaarde is wel dat je zelf of samen met andere organisaties de kosten van de ontwikkeling betaalt. Om dit te faciliteren, kun je in de database aangeven of je medefinanciers zoekt.

Als je niet tevreden bent over Koha en wilt overschakelen naar een ander systeem, kun je een volledige export maken. Ook als je de data niet op een eigen server host, blijf je de controle behouden over wat ermee kan gebeuren.

De modules van Koha

Koha is opgebouwd uit verschillende modules, die elk een specifieke functie hebben. Deze modules zijn:

• Circulatie: uitlenen, reserveren, terugbrengen, verlengen van materialen
• Gebruikers: medewerkers en leners toevoegen, gegevens aanpassen
• Zoeken
• Lijsten
• Authorities
• Beheer van elektronische bronnen
• Catalografie: records en items aanmaken en beheren
• Periodieke publicaties: abonnementen op tijdschriften en kranten
• Aankopen: aankoopsuggesties, budget, bestellingen, verkopers
• Rapporten
• Preservering: status en processen opvolgen van behandelingen
• Tools: extra functionaliteiten (leners importeren, tags modereren, kalender, kassa, …
• Administratie: instellingen

Hierboven hadden we het al over catalografie en authorities. De andere modules lichten we hieronder toe.

Een bibliotheeksysteem zou niet volledig zijn zonder goede zoekfuncties. Die zijn in de back-end uitgebreider. De resultaten die in de front-end verborgen zijn, zullen daar wel verschijnen. Er is een eenvoudige zoekbalk bovenaan, maar je kunt ook een geavanceerde zoekopdracht uitvoeren. Daarin kun je aangeven of je in specifieke velden wilt zoeken, een type document, een collectie of een bibliotheek (of groep bibliotheken), of alleen beschikbare materialen zien (of juist niet). Je kunt ook kiezen hoe de zoekresultaten moeten gesorteerd worden. Je kunt zowel zoeken naar bibliografische records als individuele items of exemplaren. Naast materialen in de catalogus kun je zoeken naar gebruikers, tijdschriften, bestellingen … Je hebt telkens verschillende opties om je zoekopdracht te verfijnen.

Als je records wilt opslaan of groeperen doe je dat met het karretje of een lijst. In het karretje sla je records of items op tot je uitlogt of de browser sluit. Dit kan handig zijn als je acties in bulk wilt uitvoeren. Lijsten zijn een meer langdurige opslagplaats, bijvoorbeeld voor dubbels, records die moeten gecontroleerd worden, een bepaald genre … Je kunt een privélijst maken (die alleen jij kunt zien) of een publieke lijst (die alle gebruikers kunnen zien). Je kunt een of meerdere items tegelijk toevoegen aan een lijst of de volledige resultaten van een zoekopdracht. De lijsten kun je exporteren in enkele open formaten.

Daarnaast laat Koha toe om een hele reeks rapporten te genereren om overzicht te krijgen op welbepaalde onderdelen van jouw collectie of op het gebruik van je bibliotheeksysteem in een aantal veelvoorkomende, elementaire rapporttypes. Je kunt ook in zes stappen je eigen criteria voor een rapport opbouwen in een wizard. Wie technisch onderlegd is, kan zelf een SQL-query schrijven. In de wizard kun je de module selecteren, welke velden je wilt opnemen, welke filters (bijvoorbeeld itemtype), welke berekeningen je wilt uitvoeren, en hoe je wilt sorteren. Je kunt je eigen filters creëren in het ​‘woordenboek’.

Dit systeem laat toe om rapporten te genereren met zeer complexe criteria, bijvoorbeeld op basis van de barcode, herkomst, titel … Door een statistische gebruiker aan te maken kun je op deze manier statistieken over intern gebruik bijhouden. Je kunt rapporten opslaan en downloaden.

Mogelijk werk je met vrijwilligers, stagiairs of wil je niet dat alle medewerkers zomaar alles kunnen aanpassen. Om dit op te lossen kun je in Koha verschillende gebruikerscategorieën creëren die elk verschillende machtigingen hebben. Wanneer je een nieuwe gebruiker aanmaakt, wijs je die toe aan een categorie. Dit soort categorieën gebruik je voor medewerkers, maar ook voor leners. Zo kun je bijvoorbeeld een onderscheid maken tussen een kind en een volwassene. Je kunt dit aanpassen aan je eigen noden. Je kunt iemand machtigingen geven voor alles tegelijk, voor afzonderlijke modules, of nog fijnmaziger.

Ook voor ontleningen kun je regels creëren. Heb je items die niet mogen uitgeleend worden, die enkel op afspraak mogen geraadpleegd worden of wil je verschillende uitleentermijnen instellen, dan creëer je hiervoor telkens een ​‘itemtype’. Je kunt meerdere regels creëren voor elk itemtype en zo bijvoorbeeld meer ontleningen toestaan voor medewerkers dan voor gebruikers.

Publiekscatalogus (OPAC)

Naast de achterkant voor medewerkers heb je ook een publieke catalogus nodig voor je gebruikers: een OPAC (Online Public Access Catalogue). De standaard OPAC van Koha gebruikt de groene kleur en het logo van Koha. Als je dat wil, kan je deze layout aanpassen. Als je CSS kent, kan je dit zelf doen of je betaalt je provider om het voor jou te doen.

De landingspagina van de catalogus bevat een zoekbalk, een optie om in te loggen met een gebruikersaccount en een pagina voor zaken zoals links, nieuws, recente aanwinsten … Daarnaast hebben ook gebruikers een karretje, en persoonlijke en publieke lijsten. In hun account hebben gebruikers toegang tot hun zoekgeschiedenis, wat ze hebben ontleend en hun leengeschiedenis, eventuele boetes … Ook aankoopsuggesties kunnen ze via hun account doen, waarna ze een melding krijgen wanneer de bibliotheek hun suggestie heeft verwerkt. Gebruikers die een item te laat indienen, krijgen een waarschuwing.

Ook gebruikers hebben verschillende opties om te zoeken. Ze kunnen in het zoekvak een willekeurig trefwoord ingeven, of aanduiden of ze willen zoeken op auteur, titel, uitgever … In de geavanceerde zoekfunctie hebben ze gelijkaardige opties als medewerkers: ze kunnen zoeken op locatie, type item, taal, datum, doelgroep, genre … Ze kunnen ook zelf naar authorities zoeken. Op de pagina met resultaten kunnen ze verder verfijnen.

Naast deze basisfunctionaliteiten liet OPENDOEK een extra zoekmodule ontwikkelen door BibLibre, waardoor hun leden op bezetting kunnen zoeken. Dit wil zeggen dat ze kunnen zoeken naar toneelstukken met een specifiek aantal acteurs, onder wie een bepaald aantal mannen en vrouwen.

In de lijst met zoekresultaten kunnen gebruikers doorklikken om een item te reserveren, te printen, details en locatie te zien … Als er een probleem is met een specifiek record (zoals foute informatie of een gebroken link), kunnen ingelogde gebruikers dit rapporteren. Er is ook een optie om algemene problemen met de OPAC te rapporteren. Daarnaast kunnen ze materialen beoordelen (met sterren) en opmerkingen toevoegen. Ze kunnen tags toevoegen, al dan niet gemodereerd door een bibliothecaris. Het is mogelijk om deze extra functies uit te schakelen. Bijkomend laat Koha ook toe om ‘(lees)clubs’ te creëren waarvoor gebruikers zich kunnen inschrijven.

Al deze functionaliteiten zijn misschien wel nuttig, maar als je te veel tijd nodig hebt om Koha te leren gebruiken, dan heb je er niet zoveel aan. We haalden hierboven al enkele mogelijke obstakels aan: je hebt technische kennis nodig voor de installatie en het onderhoud, maar die kun je uitbesteden aan een externe partner. Wie nog nooit met MARC heeft gewerkt, zal misschien verdwalen in de cijfercodes en de vele velden en subvelden.

Niettemin zijn er enkele zaken die kunnen helpen. Elk veld heeft een omschrijving, die zichtbaar is wanneer je een record invoert. Je kunt deze omschrijving ook wijzigen, zodat het voor jullie duidelijk is wat er in dat veld moet staan. Twijfel je, dan is er online uitgebreide documentatie beschikbaar over MARC. Dit document bevat bijvoorbeeld een gedetailleerde beschrijving van de inhoud van elk veld en subveld in UNIMARC, de variant die BibLibre gebruikt. Koha heeft zelf een ​‘cheat sheet’ voor MARC21. Open Doek werkt met vrijwilligers en vertelde dat nieuwe vrijwilligers geen probleem hebben om met Koha te leren werken en dat gebruikers vrij vlot weg zijn met de catalogus. Ook de stagiairs en jobstudenten die bij Orpheus Instituut catalogeren, hebben positieve ervaringen. Daarnaast hangt de gebruiksvriendelijkheid af van de gekozen configuratie.

Voor wie een grotere administratieve rol opneemt, zijn er wel meer uitdagingen. Je kunt zeer veel aanpassen, maar dit heeft als gevolg dat het soms een beetje verdwalen is in de instellingen. Staat een instelling bij de module zelf of bij de algemene administratieve instellingen? Waarvoor dient een functie precies? Gelukkig bestaat er uitgebreide documentatie op de website van Koha in onder andere het Engels, Frans en Duits. Deze handleiding documenteert elke module en functie van Koha en is doorzoekbaar. Er zijn veel afbeeldingen en stap-voor-stapinstructies. Soms wordt het een beetje technisch, maar dat is vooral bij acties die ook meer technische vaardigheden vragen.

Naast de documentatie kun je met al je vragen ook terecht bij de gebruikersgemeenschap. Voor Vlaanderen en Nederland is er een Nederlandstalige gebruikersgroep. Zij organiseren jaarlijkse bijeenkomsten. Op hun website delen ze nieuws, tips en instructies. Voorts bestaat er een internationale gebruikersgemeenschap met mailinglijsten en een chat. Er is ook een wiki, met meer informele instructies en tips, die soms zeer technisch kunnen zijn. Voor wie Koha zelf wil installeren, kan dit nuttig zijn, maar voor wie gebruiksvriendelijke informatie zoekt, is de handleiding beter. Ten slotte kun je terecht in de officiële ​‘bug database’ van Koha. Je kunt kijken of anderen jouw probleem al hebben gerapporteerd, of iemand ermee bezig is, zelf een probleem rapporteren, nieuwe functionaliteiten aanvragen of de aanvraag van anderen ondersteunen. Vaak kun je in een van deze bronnen een antwoord vinden op je vraag of probleem.

Omdat veel Nederlandstalige gebruikers samenwerken met BibLibre, gaan we hier ook kort in op wie zij zijn. BibLibre is een bedrijf uit Marseille (Frankrijk) dat sinds 2007 opensourcesoftware voor bibliotheken ondersteunt. Zij hosten de software op hun servers en verzorgen installatie, onderhoud en ondersteuning. Daarnaast dragen ze bij aan de ontwikkeling van verbeteringen en nieuwe functionaliteiten van de software. Je kan via hen nieuwe functionaliteiten aanvragen. Ze bieden ook vormingen aan.

Het bedrijf hecht veel belang aan vrijheid en autonomie. Ze beloven om steeds op verzoek toegang te voorzien tot informatie die bij hen lokaal is opgeslagen, inclusief een volledige export. Als je specifieke zaken toch zelf wilt doen of met een andere partner wilt samenwerken, is dat geen probleem.

BibLibre is een Frans bedrijf, maar ze implementeren de Nederlandse vertaling die door de gemeenschap is gemaakt. Dat heeft het risico dat de vertaling soms onvolledig of onduidelijk is, maar dit kun je melden en laten aanpassen. Recent veranderde het systeem om Koha geautomatiseerd te vertalen naar de taal van de online gebruiker.

Voor ondersteuning werkt BibLibre met een online ticketingsysteem. Problemen die hier worden aangegeven, zijn soms de dag zelf al opgelost. Bij andere vragen verloopt de samenwerking dan weer minder vlot. Wanneer er een algemene update van Koha is, loopt BibLibre soms wat achter om de nodige aanpassingen te doen aan specifieke plug-ins en configuraties.

Wil je na al deze informatie Koha zelf proberen? Dat kan! Verschillende bedrijven, waaronder BibLibre, bieden een demoversie aan die je gratis en zoveel je wilt, kunt uittesten in je browser zonder iets te installeren. Je vindt al deze demo’s op de Koha-website.

Het Orpheus Instituut is een onderzoeksinstelling voor muziek. Ze hebben een uitgebreide referentiebibliotheek om hun werking te ondersteunen. Oorspronkelijk werkten ze met BIDOC, een Vlaams systeem. In 2020 verwierven ze grote collecties historische en geannoteerde boeken en partituren van Ton Koopman, alsook opnames omtrent historische uitvoeringspraktijk. Omdat ze plots 20 000 meer items op de plank hadden staan en met belangrijke digitale uitdagingen kampten, gingen ze op zoek naar een nieuw en beter systeem. Na een tip kwamen ze terecht bij Koha.

Het Orpheus Instituut is over het algemeen zeer tevreden over Koha. Voor hen is het een meerwaarde dat je gemakkelijk functionaliteiten kunt laten uitbreiden of aanpassingen kunt doen. Ze hebben op deze manier ook meer controle over hun data. Naast referentiematerialen registreren ze in Koha ook hun eigen onderzoeksoutput. Daarvoor maakten ze een apart framework. De flexibiliteit van MARC is hierbij een troef.

OPENDOEK is de Vlaamse koepelorganisatie voor het vrijetijdstheater. Hun bibliotheek bevat vooral theaterteksten die ze uitlenen aan hun leden. Ze hadden aanvankelijk een systeem dat door een medewerker was gebouwd, maar ervaarden hiervan beperkingen. Voor hen is het prioritair dat leden kunnen zoeken op bezetting, omdat zij meestal toneelstukken kiezen op basis van de samenstelling van de groep. Bij veel andere systemen is het moeilijk om zo’n zoekfunctie te laten toevoegen, maar bij Koha ging dat wel. Dat was voor hen de voornaamste reden om voor Koha te kiezen.

Voor hun leden was de overstap naar het nieuwe systeem wat moeilijk, maar ze merken dat nieuwe gebruikers er wel vlot mee weg zijn. De rapporteringsmogelijkheden zijn voor hen ook een plus. De samenwerking met BibLibre loopt soms wel wat stroef, maar ze hebben niet de kennis in huis om het zelf te doen.

Is Koha dus geschikt voor muziek- en podiumcollecties? Er zijn weinig specifieke noden die Koha niet kan opvangen. MARC is een flexibel formaat en bevat heel wat velden die noodzakelijk zijn om bladmuziek of opnames goed te beschrijven. Denk aan bezetting, toonaard, incipits, genre, duur van een opname, drager, afspeelsnelheid … Daarnaast kun je zeer specifieke rollen toewijzen aan personen die je koppelt, zoals ​‘danser’, ​‘geluidstechnicus’, ​‘arrangeur’ … Als je gegevens wilt uitwisselen of exporteren, probeer je best wel om uniform te blijven. Koha kan dus de meeste collecties op een degelijke manier beschrijven. Er is wel een leercurve om met MARC te leren werken.

Het sterke punt van Koha zijn vooral de catalogeerfuncties en de thesaurus. Wie academische materialen, unieke exemplaren of ongewone materiaaltypes heeft, kan in Koha zeker terecht. Koha is echter vooral gericht op publieke collecties. Als je enkel nood hebt aan een plek om je collectie te beschrijven en geen materialen wilt circuleren, dan heeft Koha wellicht meer functionaliteiten dan je nodig hebt en is het de kostprijs niet waard. De kostprijs voor samenwerking met een extern bedrijf is ook niet klein. Sommige commerciële systemen zijn goedkoper, bijvoorbeeld Colibris of LibraryWorld. Daar staat tegenover dat deze systemen veel minder functionaliteiten hebben en minder aanpasbaar zijn.

Is Koha niet de oplossing voor jou? Geen nood, er bestaan veel andere bibliotheeksystemen. Of misschien heb je helemaal geen complex bibliotheeksysteem nodig. Om je privécollectie te beheren kan het volstaan om een lijst bij te houden van alle materialen in je bezit met eenvoudige beschrijvingen. Dat kun je doen in software zoals Zotero of zelfs in een rekenblad. In een rekenblad kun je ook bijhouden wie wat heeft uitgeleend.

Heb je toch nood aan meer functionaliteiten en wil je weten wat je opties zijn, dan vind je hieronder enkele alternatieven voor Koha die we niet hebben uitgetest. Sommige zijn open source, andere commercieel. Sommige van de commerciële systemen bieden ook een gratis of goedkope versie aan (onder voorwaarden).

• LibraryWorld: $ 540 per jaar per bibliotheek
• Evergreen: open source, verschillende bedrijven
• CodeAchi: open source, uiteenlopende prijscategorieën
• Colibris: Belgisch, uiteenlopende prijscategorieën
• Libib: uiteenlopende prijscategorieën
• Librarika: uiteenlopende prijscategorieën
• TinyCat, een doorzoekbare catalogus voor LibraryThing: uiteenlopende prijscategorieën, LibraryThing zelf is gratis tot 20 000 items
  • PACKED, voorganger van meemoo, testte LibraryThing uit in 2018 en schreef erover op TRACKS