BIS-stage Muziekbank-Archiefbank

Muziekbank van Resonant bevatte een schat aan informatie over de archieven en collecties van het Vlaamse muzikale middenveld. Nu Muziekbank er niet meer is, moet deze info via een nieuwe weg ontsloten worden.

De taak die voor ons lag

CEMPER richt zich ertoe het muziek-en podiumerfgoed in kaart te brengen. Dit wilt ook zeggen dat de data van het reeds in kaart gebrachte erfgoed verder beheerd zal worden. Muziekbank — die door Resonant werd opgericht en net voor de fusie werd stopgezet — moet dus in dit kader worden bijgewerkt en via een nieuwe weg ontsloten worden. Muziekbank was een grote, online raadpleegbare databank waar honderden archieven en collecties uit het muzikale middenveld in stonden beschreven. Dit kon gaan over het administratief archief van een harmonie maar ook om de collectie autografieën van een componist. Zoals in het actieplan en het beleidsplan beschreven staat, mikken we hierbij op duurzaam databeheer en de ontsluiting van lokalisaties uit het verleden. De meeste van deze data dateren uit 2007. In de tussentijd zijn archiefvormers als kunstscholen gefusioneerd en harmonieën stopgezet. Tragischer is het overlijden van veel componisten en private archiefbeheerders. Veel van deze archiefvormers en-bewaarders waren daarbij nog niet op de trein van de digitalisering gestapt, waardoor ze dreigen te verdwijnen zonder enig spoor. Om de gegevens te vernieuwen moet men daarom graven en de juiste mensen contacteren, al dan niet via meerdere tussenpersonen. Eens de data in de mate van het mogelijke zijn vernieuwd, worden ze ingevoerd in de databank van Archiefpunt (Archiefbank Vlaanderen).

Voor deze opdracht werd voor zes maanden BIS-stagiair Rien Bogaert aangeworven. De stage begon op 22 november 2021. In de eerste week heeft de stagiair tussen de briefings door de vergelijking gemaakt tussen de metadata van de twee databanken en stelde hij vast dat de terminologie kan verschillen. Zo betekent ​“collectie” in Archiefbank de doelmatige samengestelde verzameling van gegevensdragers en/​of objecten. In Muziekbank gebruikte men de term ​“deelcollectie” voor deze definitie terwijl ​“collectie” een koepelterm is voor deelcollecties en archieven. Na de eerste invoer (het archief van componist Frans Verhaaren) werd aan de puzzel nog gewerkt en bijgeschaafd. De archieven van de beiaardschool in Mechelen waren een iets grotere uitdaging en leerden de stagiair omgaan met de structuur van complexere archieven en hoe die te reconstrueren.

Het werkproces

Tijdens het werkproces werden de methode en verschillende details tijdig bijgestuurd. Eerder waren al enkele beschrijvingen ingevoerd door Resonant. In het begin werden de beschrijvingen van archiefvormers van Resonant ook gebruikt voor de archiefvormers van nieuwe archiefbeschrijvingen van CEMPER. Later werd dit met terugwerkende kracht aangepast. Ook de fiches van de archiefvormers worden nu ingegeven met CEMPER als toezichthouder. Zo wordt de digitale duurzaamheid en de toegang van CEMPER toch iets beter gegarandeerd. De fiches van Resonant die zijn vervangen door fiches van CEMPER staan genoteerd in een Excel bestand om later te laten verwijderen. In de loop der jaren zijn er dubbels ontstaan die niet toegankelijk zijn voor medewerkers van CEMPER. Ook die staan in die lijst. Ook lijkt er bij een import in het verleden iets fout gelopen te zijn met de verwerking van geografische data. De beschrijvingen van bewaarplaatsen kunnen gelukkig gemakkelijk worden aangepast. Deze fiches worden enkel vermeld in de selectielijst als er al een betere versie bestaat.

Soms staat een archief reeds in Archiefbank geregistreerd dankzij een andere instelling. Veel van deze beschrijvingen zijn zeer volledig, andere iets minder. In het laatste geval hopen we op termijn onze eigen data aan te bieden aan de originele toezichthouders. De informatie over auteursrechten is iets voor later. Bij de eerste beschrijvingen die de stagiair heeft ingevoerd werd ze meegegeven. Dat werd later aangepast toen bleek dat deze vaak geen steek hielden, verouderd waren en toch aangepast moesten worden voor we de beschrijvingen publiek maakten. We blijven echter rekening houden met deze data. Ze zullen van pas komen wanneer we navragen welke beschrijvingen al dan niet gepubliceerd mogen worden.

Prioriteiten

Zoals eerder gezegd was de info in Muziekbank verouderd en soms ook onvolledig. Hoe een archief is aangevuld sinds 2007 bleek niet relevant genoeg om nog meer tijd aan te besteden. De focus ligt niet op het beschrijven van de inhoud, laat staan het inventariseren op stukniveau. Dit geldt vooral voor instellingen die al vele decennia bestaan en bij wie vijftien jaar archief slechts een klein onderdeel uitmaakt. Veel van dit nieuwe archief werd trouwens digitaal aangemaakt. Wat wel belangrijk is, is de raadpleegbaarheid. Men moet weten of de archieven te raadplegen zijn, waar ze te raadplegen zijn en of ze überhaupt nog bestaan. Veel beëindigde instellingen laten weinig of geen online info na over hun bestaan en nog minder over hun stopzetting. Hierdoor zijn archiefbeschrijvingen soms de enige digitale bronnen van bepaalde instellingen. We documenteren dus meer dan alleen archieven en collecties. We documenteren het muzikale middenveld. Dit vraagt communicatie. Veel contactgegevens waren verouderd of onbestaande. Bij bepaalde particulieren bleek dit onoverkomelijk. Hafabra-instellingen en koren blijken meestal wel iets van info na te laten bij de lokale heemkundige kring. Deze mensen zijn al van onschatbare waarde gebleken bij het opsporen van archieven en collecties. De meeste andere bevragingen blijven onbeantwoord. Sommige contactpersonen weten zelf te weinig van het archief af. De stagiair heeft deze casussen na enkele maanden nog eens overlopen en nieuwe mails verzonden naar andere contactpersonen. De respons was deze keer veel groter. Nog steeds blijven veel archieven en collecties echter spoorloos.

Hoe gaan we verder?

Ondanks die obstakels slaagde de BIS-stagiair erin om op een kleine zes maanden iets meer dan 700 archief- of collectiefiches te behandelen, met daarbij telkens ook de actorenfiches (vormers en bewaarplaats). Dat is ongeveer de helft van alle fiches die Muziekbank bevatte. Voorlopig zijn ze enkel in de back van Archiefbank te vinden, voor publicatie op de front dient nog toestemming gevraagd te worden aan de betrokkenen.

Dit project is een eerste inhaalmanoeuvre om de Muziekbankdata uit het verleden terug te verzilveren. Vooraleer we een volgende fase inzetten, wachten we op de vernieuwde Archiefbank en de nieuwe invoerafspraken die daarbij komen kijken. Wordt vervolgd!

Tekst: Rien Bogaert