Erfgoedzorg in de praktijk – het Collegium Vocale Gent

Zorg dragen voor het eigen erfgoed is geen nieuw gegeven voor het Collegium Vocale Gent. Dankzij de inzet van de medewerkers beschikt het ensemble anno 2015 over een uitgebreid archief met de daarbijhorende collecties. Die tientallen meters documenten, die teruggaan tot de vroege jaren 80, worden zorgvuldig bewaard in de eigen lokalen en op een externe opslagplaats. Het archief zit nu al netjes geordend weggeborgen in kasten, archiefdozen en mappen. Het gaat om partituren, audiovisuele opnames, foto’s, affiches en programmaboekjes, en dozen vol met productieplanningen, contracten, correspondentie, boekhoudkundige stukken, technische dossiers, enz. Op basis van deze documenten wil het ensemble haar rijk gevulde geschiedenis beter onder de aandacht brengen bij het brede publiek.

Op zoek naar ideeën en achtergrondinformatie nam het Collegium Vocale Gent een eerste keer contact op met Resonant (nu CEMPER) begin oktober 2014. Sindsdien zaten we een aantal keer samen rond de tafel om van gedachten te wisselen over tal van aspecten rond erfgoedzorg: de bewaaromstandigheden van het erfgoed, de voor- en nadelen van een overdracht daarvan naar een collectiebeherende instelling, de selectie van het archief (wat bewaar je wel/​niet op lange termijn), mogelijkheden met betrekking tot onderzoek en valorisatie, auteursrechtenproblematiek, het digitaliseren van audiovisuele dragers, enz. Behalve Resonant verlenen ook de stadsarchivaris van Gent en PACKED, expertisecentrum voor digitaal erfgoed, advies.

Op basis van de aanbevelingen van Resonant ging het Collegium Vocale Gent aan de slag met het erfgoed. Als eerste pakken ze het ​‘oude’ archief aan: de productie- en financiële dossiers van de jaren 80 tot midden 2000. Die worden nu geschoond, geselecteerd en opnieuw verpakt in zuurvrije materialen, met de bedoeling ze binnen afzienbare tijd over te dragen aan een collectiebeherende instelling. Bart Lysens, een student Kunstwetenschappen aan de Universiteit Gent die op deze manier zijn stage invult, staat nog tot de paasvakantie in voor de concrete uitvoering. Vaste medewerker Jens Van Durme begeleidt hem daarbij en vormt tegelijk de enthousiaste schakel tussen het Collegium Vocale Gent en Resonant. De overige acties worden nadien opgenomen door de eigen medewerkers. Gespreid over meerdere jaren, werkt het Collegium Vocale Gent zo geleidelijk toe naar haar jubileum.

Ongetwijfeld is deze problematiek voor veel andere muziekorganisaties heel herkenbaar. Daarom bundelt Resonant de vele informatie die bij een dergelijk meerjarenproject vrijkomt: kennis over erfgoedzorg, do’s‑and-don’ts in aanpak en procedures, onvoorziene kansen en valkuilen of interessante oplossingen voor de soms grote kloof tussen wilde ideeën en realiteit. Die informatie verwerken we als praktijkvoorbeeld in het Doeboek muzikaal erfgoed en op de website van TRACKS.