Harmonie vindt archivaris: interview met Peter François

Hoe ben je het archief op het spoor gekomen?

“Geschiedenis heeft mij altijd al geboeid en dus vond ik het fijn dat de harmonie waar ik in 1997 bij aansloot, een geschiedenis van meer dan twee eeuwen achter zich had – ze ontstond in 1790 of zelfs vroeger. Ik vernam dat het oude archief van de vereniging lange tijd onvindbaar was geweest, tot het in 1981 herontdekt werd op een zolder. In dat jaar en ook in 1990 werd een deel van dat materiaal tentoongesteld.

In 2001 werd ik verantwoordelijk voor de muziekbibliotheek – goed voor een duizendtal stukken en zestig meter papier. Ik hoopte in het bibliotheeklokaal ook archiefmateriaal aan te treffen, maar behalve enkele mappen met facturen en een paar ingekaderde diploma’s was er niets …

Ik sprak er de voorzitter over aan: het in 1981 teruggevonden archief lag veilig en wel in zijn kantoor in Brussel. Omdat hij twee jaar voordien met pensioen was gegaan en ik geïnteresseerd was, bracht hij alles kort nadien naar Halle.”

Wat trof je aan in het archief?

“Ik vond administratieve documenten vanaf 1824, verslagboeken vanaf 1833, programma’s en uitnodigingen vanaf 1835, foto’s … Alles samen goed voor enkele duizenden stukken van 1807 tot de jaren 1960. Het mag een klein wonder heten dat zoveel documenten zo lang bewaard gebleven zijn. Daarnaast hebben we nog een aantal medailles en oude instrumenten die al lang niet meer gebruikt worden.

Omdat (oud-)bestuursleden wisten dat we werk maakten van ons archief, kwam er nog materiaal naar boven: een voormalige penningmeester, ondervoorzitter en feestbestuurder bezorgden briefwisseling, verslagen en drukwerken die ze zelf hadden bijgehouden en enkele muzikanten gaven foto’s. In 2010 bracht een oud-secretaris, die die functie had uitgeoefend tot het jaar 2000, een vijftal grote dozen en zakken, met daarin zijn eigen secretariaatsarchief en dat van zijn twee voorgangers. Het bevat stapels brieven, verslagen en drukwerk vanaf de jaren 1920.

Zelf zorg ik er sinds 1997 voor dat alle activiteiten vanaf dan zo uitvoerig mogelijk gedocumenteerd worden. Resultaat: de vereniging beschikt nu (opnieuw) over een uitgebreid archief, waarvan het oudste stuk dateert uit 1807 en het meest recente uit april 2013.”

Je hebt het archief ook stevig onder handen genomen. Wat heb je precies gedaan? En is er een verband met het werk dat je doet als bibliothecaris van de harmonie?

“Intussen ben ik enkel nog bezig met het oudere materiaal in de bibliotheek en is het uitdelen van partituren in handen van andere vrijwilligers. Maar het klopt wel dat de taken van een archivaris en een bibliothecaris sterk op elkaar lijken, daarom gaan die functies in een vereniging vaak samen.

Ook als bibliothecaris krijg je te maken met ​‘papier’: partituren dan, die soms al tientallen jaren bewaard bleven. Het is onder meer jouw taak om die partituren en partijen in zo goed mogelijke staat te bewaren en om ze te ordenen, zodat je ze snel en efficiënt kan terugvinden.

Voor een archivaris geldt dat ook. De documenten die ik in 2001 ontving, zaten helemaal door elkaar, zonder dat er nog een duidelijke structuur zichtbaar was. Ik heb het archief opnieuw geordend. De losse archiefstukken uit de periode 1824 – 1940 heb ik geordend per jaar. De verslagboeken en andere registers zitten nu apart, en ook de affiches en foto’s heb ik er uitgehaald. Het materiaal dat van de verschillende bestuursleden kwam, heb ik telkens apart gelaten, zodat de herkomst duidelijk blijft.

Verder probeer ik vooral te verhinderen dat de documenten (meer) schade zouden oplopen. De stukken die in 1990 tentoongesteld waren bijvoorbeeld, zaten nog in de plastiekjes van die tentoonstelling. Ik vond ook heel wat documenten die met nietjes of paperclips aan elkaar waren vastgemaakt. Als die gaan roesten – wat soms al gebeurde – kunnen ze het papier aantasten. Die schadelijke mapjes, nietjes en paperclips heb ik meteen verwijderd en vervangen door zuurvrij papier. En om de documenten te beschermen tegen stof en licht, heb ik alles opnieuw verpakt in stevige, zuurvrije dozen die gesloten kunnen worden.”

Het lijkt me dat je geen al te gespecialiseerde kennis nodig hebt om op een correcte manier met het archief van je vereniging om te gaan?

“Dat klopt: als je al weet dat licht, vocht, stof, plastic en metaal te mijden zijn, kom je al een eind. Een gezonde portie interesse in het verleden kan natuurlijk geen kwaad, dat spreekt voor zich. Ook geduld en nauwkeurigheid zijn belangrijk.

Maar vaak is het toch wel handig om net dat ietsje meer af te weten van de do’s and dont’s in de omgang met archiefmateriaal. Papier, foto’s, geluidscassettes, filmpjes, digitale documenten: ze hebben allemaal zo hun eigen problemen. En hoe bewaar je medailles, vlaggen, oude uniformen? Hoe orden je documenten het best? Wat hou je wel en niet bij? Waar kan je terecht voor zuurvrije dozen of om videocassettes te digitaliseren?

Eens je je met archief gaat bezighouden, komen er best wel wat vragen naar boven. Het is normaal dat je niet voor alles zelf een pasklaar antwoord kan bedenken. Goede oplossingen hoeven zeker niet altijd duur te zijn of enorm veel tijd te kosten… Soms liggen oplossingen zo voor de hand, dat je ze over het hoofd ziet of aan jezelf gaat twijfelen: is het dit maar? Op al die momenten is het fijn dat een buitenstaander je een aantal oplossingen aanreikt of gewoon bevestigt dat je goed bezig bent.”

Intussen ben je zelf ook zo’n ​‘hulpverlener’ geworden?

“Inderdaad, ik heb Geschiedenis en daarna Musicologie gestudeerd en ben nu conservator van het Zuidwestbrabants Museum in Halle. Daar bewaren we ook vele partituren, muziekarchieven, medailles en vaandels. Ik sta mensen of verenigingen graag met raad en daad bij. Maar er zijn ook een aantal organisaties op Vlaams niveau waar je met je vragen terechtkan.”

Documenten opnieuw ordenen en verpakken, nietjes verwijderen … Is dat niet vooral saai werk?

“Absoluut niet! Akkoord, het klasseerwerk op zich kan misschien wat eentonig worden, maar eens je je begint te verdiepen in de documenten, tikken de uren snel weg. Je ziet al die programma’s, foto’s, brieven, verslagen van lang of minder lang geleden en voor je het weet, zie je het verleden voor je afspelen. Festivals, wedstrijden, uitstapjes (naar de zoo in Antwerpen bijvoorbeeld), plechtigheden … Verhalen, gebeurtenissen en mensen komen opnieuw tot leven. De bestuursleden van 50 of 150 jaar geleden hadden gedeeltelijk andere bekommernissen dan nu, maar het is fascinerend dat veel toch hetzelfde is gebleven: het gebrek aan discipline van de muzikanten – toen loste men dat op met een boetesysteem -, het regelen van duizend-en-een praktische zaken, zorgen dat de activiteiten genoeg geld in het laadje brengen, waken over de kwaliteit van de prestaties …

Een muziekvereniging staat volop in de maatschappij; er zijn raakvlakken met de politiek, met religie, met sociale en andere culturele verenigingen en organisaties. Het archief is dus een goudmijn voor alle vormen van onderzoek, maar enkel als het goed bewaard en geordend is. Het is de basis om het verleden van je vereniging in de kijker te zetten, bijvoorbeeld bij jubileumvieringen. Ik kan elke vereniging aanraden om goed zorg te dragen voor haar archief.”

Heeft het ook iets teweeg gebracht in je eigen vereniging?

“Als al je werk resulteert in een artikel of een tentoonstelling zijn er plots veel meer mensen geïnteresseerd dan je aanvankelijk zou denken.

Maar ook de waardering van enkelen is veel waard, al beseffen de meeste mensen dat niet meteen. Onze voorzitter vond het van bij het begin fijn dat ik mij om het archief wou bekommeren en heeft mij sindsdien ook altijd aangemoedigd en bijkomende informatie aangeleverd – hij is zelf muzikant sinds 1942 en bestuurslid sinds 1945 en heeft het reilen en zeilen dus zowel voor als achter de schermen meegemaakt.

En nadat ik onze voorzitter naar het oude archief vroeg, is er heel wat extra archiefmateriaal boven water gekomen bij (oud-)bestuursleden. Dat toont toch dat ik niet de enige ben die bekommerd was en is om ons archief.

Door erover te praten met bestuursleden en collega-muzikanten is dit alles in gang gezet en hebben we intussen zoveel kunnen bereiken. Archief bespreekbaar maken is misschien wel de belangrijkste stap die je kan zetten als je er zorg voor wil gaan dragen …”

Starten met archiefzorg? Vijf tips van Peter

1. Probeer na te gaan hoe het archief tot stand gekomen is, wie er zich mee beziggehouden heeft en waar het bewaard is geweest. Zijn er delen verdwenen en waarom? In diezelfde zin is het belangrijk om goed bij te houden welke ingrepen je zelf gedaan hebt.
2. Bij aanvang is het zeker nuttig om even advies in te winnen bij een erfgoedinstelling – Resonant (nu CEMPER) bijvoorbeeld, of het plaatselijke museum of archief. Zij kunnen een paar richtlijnen geven die je werk vergemakkelijken en je behoeden voor verkeerde ingrepen.
3. Is de vereniging niet meer actief of is er niemand die de zorg voor het archief op zich kan nemen, dan is het verstandig om het materiaal als gift of als bruikleen toe te vertrouwen aan een erfgoedinstelling, zo blijft het alsnog bewaard.
4. Wanhoop niet als er weinig archief overgebleven is. Ga op zoek naar (oud-)muzikanten en bestuursleden. Heel wat informatie is ook op te sporen in andere archieven en kranten.
5. En tot slot: het verleden begint vandaag, dus draag ook zorg voor het recente archief, want dat is het ​‘oude’ archief van de toekomst.