Home Nieuws Lessen trekken uit StageTube

Lessen trekken uit StageTube

CEMPER, Kunstenpunt en meemoo maakten een mini-documentaire over podiumtechnisch erfgoed binnen het gezamenlijke project StageTube. Met StageTube wilden we onderzoeken op welke manier het gedigitaliseerde audiovisuele archiefmateriaal van podiumkunstenorganisaties zichtbaar kan gemaakt worden aan de hand van aantrekkelijke verhalen.

Het resultaat van een testepisode in dat project vind je hier.

Het was belangrijk om een hele episode te maken om niet alleen de conceptuele uitdagingen goed te begrijpen, maar ook om geconfronteerd te worden met de praktische drempels om gedigitaliseerd archiefmateriaal te hergebruiken in de context van een online publicatie. En net omdat we die hele boog maakten — van het bedenken van een concept tot de uiteindelijke realisatie — kunnen we lessen trekken, en die lessen delen. We hopen op die manier anderen die aan de slag willen om audiovisueel archiefmateriaal online te ontsluiten te kunnen ondersteunen.

Foto: Draconichiaro, CC BY-SA 4.0, via Wikimedia Commons

Lessons Learned

Algemene aandachtspunten:

  • Voorzie voor elke stap voldoende tijd. Niet alleen omwille van onverwachte vertragingen, maar ook omdat een inhoudelijk werk soms even tijd nodig heeft om te rijpen. De totale doorlooptijd voor dit project (minus onze hele lange aanloop) zou op 6 maanden kunnen liggen. Dat is natuurlijk geen 6 maanden voltijds werk, maar je moet wel die boog kunnen maken. Maak dit duidelijk aan iedereen die meewerkt, dat is alleen maar fair.
  • Het budget is afhankelijk van de manier waarop je het wil aanpakken. In onze constellatie, met een aantal vast betaalde medewerkers uit de bovenbouw die vanuit hun functie heel wat voorbereidend en productioneel werk konden overnemen, was de belangrijkste kost het aanstellen van een tijdelijke redacteur cum videast. Een comfortabel budget voor zo een redacteur-beeldbewerker zou 5.000 euro inclusief BTW zijn geweest. We communiceerden hierover zo duidelijk mogelijk met de redacteur, in het kader van fair practices. Daarnaast moet er voldoende geld beschikbaar zijn om de rechten te clearen. Comfortabel zou een budget van 1.000 euro inclusief BTW zijn geweest. Tot slot is het ook zo dat een aantal rechten onduidelijk zullen blijven, en een klein risicobudget (bv. 500 euro) om eventuele klachten achteraf te kunnen dekken is dan nuttig.
  • Maak goede afspraken met de inhoudelijke medewerkers over de verwachtingen van lengte, tone-of-voice, doelpubliek, etc. Het is ook niet slecht om in die afspraken na te denken over representativiteit, bv. is er voldoende gender- en diversiteitsevenwicht?
  • Het klaren van rechten is een langlopend, maar niet zozeer tijdsintensief werk. Voorzie hier voldoende tijd (en geld), een goede systematiek om geklaarde rechten (in de vorm van mails of contracten) terug te kunnen vinden, en probeer het werk te verdelen. Documenteer alle stappen goed.
  • Het inhoudelijke en productionele werk neemt zoveel energie dat het gevaar loert om de communicatie en nazorg te vergeten of te minimaliseren. Voorzie voldoende tijd en budget voor vormgeving, vertaling, ondertiteling, etc. Denk na over inclusiviteit in de vormgeving door middel van lettertypes en kleurkeuze. Voorzie tijd voor feedback door een aantal mensen die er met een frisse blik, van op afstand naar kunnen kijken. Maak op voorhand afspraken met mogelijke stakeholders om de episode te delen en mee te verspreiden.

Hieronder gaan we in meer detail door het hele conceptuele en productionele proces.

Het voortraject

Zonder al te veel geschiedschrijving te doen, moeten we aangeven dat het idee voor StageTube langzaam gerijpt is sinds de zomer van 2017. Er is dus ongeveer drie jaar (!) nodig geweest om tot een concept te komen dat door de partners gedeeld werd. Uiteraard is het overleg daarrond traag gegaan, op onregelmatige basis en soms met grote tussenpauzes (minder dan maandelijks). Desalniettemin is er tijd nodig om een concept te laten rijpen. Dat had efficiënter” kunnen gaan, of toch zeker sneller, als de organisaties die hieraan getrokken hebben niet in een aanhoudende besparingsmodus of hervormingsmodus hadden gezeten (Kunstenpunt heeft door een efficiëntieoefening” een stuk van haar werking moeten overdragen aan vi​.be, en meemoo en CEMPER zijn fusieorganisaties geworden). Een les die we trekken is dat StageTube nooit had kunnen gebeuren als enkele medewerkers uit de drie organisaties niet gemorst” hadden met hun tijd, een stapje verder waren gegaan dan wat beheersovereenkomsten en afsprakenkaders voorschrijven.

Inhoudelijke concept

Vanaf medio 2019 raakte StageTube in een versnelling. We maakten de actieve beslissing om te stoppen met de discussie over het concept, het doelpubliek, het format en andere zaken. We hakten knopen door, we leerden blij zijn met de kracht van het kader dat die besluiten opleverde, en we leerden leven met de beperkingen die die besluiten met zich meebrachten. Dat was niet gemakkelijk, en bij tijden moesten we onszelf sterk bij de les houden om toch niet terug in debatmodus te komen.

Budget en tijdsinvestering

Omdat niemand van ons ervaring kon voorleggen in dit soort van projecten, moest het besluit over het beschikbare budget genomen worden vanuit een pragmatische houding: hoeveel konden we uitgeven? Als we alle portefeuilles opentrokken en de centjes bij elkaar legden kwamen we aan ongeveer 3.000 euro. We besloten om binnen dat budget te werken, en met zin voor realiteit onder ogen te zien wat niet mogelijk is binnen dat budget, en dat dan ook niet uit te voeren. Al bij al is het vrij goed gelukt om met 3000 euro te werken, al zijn er een aantal onvoorziene kosten bijgekomen met betrekking tot het klaren van rechten. Voor een tekst + archiefbeelden format zou 4000 tot 5000 euro comfortabeler geweest zijn (extra budget voor rechtenklaring, videomontage, vormgeving, …). Toch zijn we trots dat we altijd een transparant gesprek hebben kunnen voeren over het budget zoals het charter fair practices voorschrijft, ook al was dat budget beperkt.

Naast een financieel budget is er ook een tijdsbudget. Een aantal medewerkers van CEMPER, Kunstenpunt en meemoo hebben heel wat uren gestoken in deze episode. Dat kon maar omdat hun werkgever hun loon uitbetaalde en zij soms creatief met hun tijdsbesteding konden omspringen. Het is moeilijk om een exacte tijdsinschatting te maken, aangezien het over versnipperde tijd gedurende een relatief lange periode gaat. Die versnippering van tijd zorgt er ook voor dat een proces langzaam verloopt, en dat is misschien frustrerend, maar ook noodzakelijk om tot een goed uitgerijpt concept te komen. Het is hier een kwestie van balans vinden: rijping neemt tijd, maar op een bepaald moment is er focus nodig.

Betrekken van een expert en aanwerven van redacteur

Op basis van eerdere ervaringen bij CEMPER werd er gekozen om met een expert in podiumtechniek te werken: Chris Van Goethem. Aangezien Chris aangesteld is als docent bij het RITCS zag hij zijn medewerking in dit project als deel van zijn educatieve opdracht. Mocht er nog budget nodig geweest zijn voor een expert, dan was 3000 euro niet voldoende geweest.

Het aantrekken van een redacteur die concept, onderzoek en productie voor een belangrijk stuk op zich zou kunnen nemen, was veruit de meest cruciale keuze. Deze focus was immers voor de medewerkers van CEMPER, meemoo en Kunstenpunt niet meer haalbaar door de veelheid aan taken die ze moeten opnemen. Aan die persoon is ook het grootste deel van het financiële budget uitgegeven. De meerwaarde van de redacteur was niet alleen een frisse wind (in een discussie die al drie jaar woedde), maar ook een welkome switch naar concreetheid, aangezien er een (tijds)budget met de redacteur was afgesproken, en we vanuit fair practices hem dus ook binnen die afgesproken tijd zijn opdracht wilden laten afronden. Bovendien ontbrak het ons aan expertise om bepaalde delen van het proces op ons te nemen (filmen, editing, montage…).

We lanceerden een vacature, waarop een 20-tal personen kandideerden. Na cv-lezen, selecteerden we vier kandidaten, en na gesprekken met die kandidaten was de keuze voor Mario wel heel logisch. Mario bracht niet alleen de inhoudelijke expertise mee aan boord, maar is ook bedreven in beeldbewerking, en beschikte vanuit eerdere opdrachten binnen de podiumsector over een eigen archief waarin materiaal over podiumtechnisch erfgoed zat. De andere kandidaten waren vooral goede redacteurs, met interesse in het thema, maar brachten niet de aanvullende expertise van beeldbewerking mee.

De onderzoeksfase

De onderzoeksfase behelst de periode waarin het concept — iets over podiumtechnisch erfgoed via tekst en archiefmateriaal” — transformeert naar een duidelijke verhaallijn met stofferend beeldmateriaal.

KeepOnTruckin, via Wikimedia Commons

Archiefmateriaal vinden

Het vinden van archiefmateriaal verliep relatief vlot. We startten onze zoektocht simultaan op twee manieren. Onze redacteur Mario en inhoudelijk expert Chris gingen vanuit hun achtergrond zeer gericht op zoek naar materiaal. Tegelijk zochten Bart (meemoo) en Tom (Kunstenpunt) in de grote hoeveelheid gedigitaliseerd materiaal bij meemoo op basis van de zoektermen die bij het denken aan podiumtechnisch erfgoed in hun hoofd opkwamen. Dat was aan het begin nuttig en zelfs fijn, maar we merkten wel dat we qua zoekefficiëntie op de beperkte metadatering in het archief bij meemoo botsten. De reden daarvoor is logisch: de metadatering van het archiefmateriaal moet gebeuren door de Content Providers (c.q. de podiumkunstenorganisaties) en die worstelen met vragen rond technologie en kosten/​baten. Het is in die context soms lastig voor podiumkunstenorganisaties om personeelstijd vrij te maken om gedetailleerde metadata in te voeren.

Beeldmateriaal uit het archief van omroepen is meestal nog enigszins inhoudelijk beschreven in velden met vrije tekst, wat ons soms bij interessant materiaal bracht. Voor de audiovisuele archieven van podiumorganisaties die content partner zijn bij meemoo is de metadata vaak een pak armer: een titel en datum van een voorstelling, in het beste geval informatie over enkele makers/​spelers en eventueel de plaats van opname. Een rijkere metadatering is onontbeerlijk voor een betere vindbaarheid van archiefmateriaal. Daar ligt in de eerste plaats een kans die de podiumkunstenorganisaties zelf kunnen grijpen, maar ook meemoo en Kunstenpunt zitten op technische denkpistes om reeds bestaande data te laten doorstromen als metadata van archiefmateriaal en om waar mogelijk gebruik te maken van automatisch gegenereerde metadata.

Tegelijk mogen we ook niet alle eieren in de mand van de metadatering leggen. De vraag is maar of voor het soort van vragen die we stelden een goede metadatering mogelijk is: hoe vind je beelden over podiumtechniek, tenzij dat je iets afweet over scenografie en thuis bent in de Vlaamse podiumproducties? Zelfs in het archiefmateriaal dat het meest uitgebreid is beschreven, is die beschrijving vooral functioneel over het programma. Als een passage in een programma bijvoorbeeld de beschrijving interview met Niek Kortekaas” krijgt, moet je ten eerste al weten dat Niek Kortekaas een scenograaf is, en kun je enkel vermoeden dat er ook voorstellingsbeelden met zichtbare theatertechniek onder zijn gemonteerd. Hoe dan ook blijven de mensen die betrokken zijn in grote mate bepalend voor het materiaal dat je zoekt en vindt. Daardoor is er misschien een stempel” van Mario in de episode geslopen, met veel materiaal uit Opera Ballet Vlaanderen.

Van beschikbaar archiefmateriaal tot verhaal

In een origineel plan van hoe de onderzoeksfase zou lopen gingen we uit van een relatieve lineariteit: we vinden interessant materiaal in het meemoo-archief, en daarna selecteren we daaruit wat de interessante fragmenten zijn binnen een verhaallijn die opstijgt” uit het beschikbare materiaal. Uiteraard, zoals altijd, verloopt het uiteindelijke proces complexer en bochtiger. Kort samengevat: uit een screening van het gevonden materiaal kwamen een vijftal mogelijke verhalen naar boven. Daar hebben we dan eentje uitgekozen, en daarna is er opnieuw in het archief gedoken om aanvullende fragmenten te vinden. Dit soort van heen en weer lijkt ons ook net cruciaal te zijn voor dit werk.

Aandachtspunt gender”

We hebben bij het selecteren van materiaal weinig aandacht besteed aan genderverhoudingen. We hadden bijvoorbeeld meer moeite kunnen doen om bij de sprekers, scenografen en techniekers toch ook een niet-mannelijke stem te tonen, al vonden we wel een fantastisch fragment met een vrouwelijke technicus uit 1978. Dit aandachtspunt is verloren gegaan in de productionele complexiteit.

Tijdsinvestering

Het vinden van archiefmateriaal is lastig, maar heeft eigenlijk niet overdadig veel tijd in beslag genomen. Al bij al lijkt het niet echt nodig om hier veel naar efficiëntiewinst te gaan zoeken. Het browsen, de serendipiteit en de afhankelijkheid van externe kennis (buiten het archief) zijn nu eenmaal cruciaal om zulke verhalen te stofferen met interessant archiefmateriaal.

Uiteindelijk is er, in transparant overleg met Mario, toch een beetje meer tijd gespendeerd dan afgesproken met de redacteur, ook in het voortraject. Omdat we voldoende ruimte wilden voorzien voor Mario om samen met Chris tot een zinvol verhaal te komen, is de onderzoeksfase langer uitgevallen dan voorzien. In het kader van fair practices hebben we daarom ook steeds de mogelijkheid aangeboden aan Mario om de voorgestelde offerte te herzien. Voor Mario is het alleen maar fair dat hij ook een product kan afleveren waar hij trots op kan zijn. Uiteindelijk heeft hij 1 dag extra gefactureerd. Het is daarom niet slecht om toch voldoende tijd en geld te budgetteren.

De productie

De productiefase omvat de uiteindelijke uitwerking van het interview, het beeldmateriaal compileren en de rechten erop klaren, copy schrijven en vormgeving.

Semperoper Dresden. Foto: Jorge Royan / http://​www​.royan​.com​.ar. CC BY-SA 3.0, via Wikimedia Commons

Interview afnemen

Door de coronacrisis was het lang onduidelijk hoe we het interview tussen Chris en Mario zouden kunnen laten plaatsvinden. Mario nam hierin het voortouw en slaagde erin om met Chris op een buitenlocatie een coronaproof interview af te nemen. Dankzij zijn ervaring als videast beschikte Mario ook over het nodige materiaal om het interview zelf te filmen. Dat bood een aantal extra mogelijkheden. Aanvankelijk hadden we de intentie om tekst te combineren met archiefvideofragmenten. Het interview zou vooral dienen als inspiratie voor Mario om de tekst te schrijven die de fragmenten tot een vlot leesbaar geheel smeedt. Door de onverwachte beschikbaarheid van een voldoende kwalitatieve audiovisuele opname van het interview zelf, koos Mario ervoor om daar ook fragmenten van te integreren. Daardoor kreeg Chris als expert ook een gezicht in de montage en kon zijn toelichting soms als audio gemonteerd worden onder de getoonde archieffragmenten.

Van interview tot tekst en beeld

In principe bieden de gemaakte beelden ook de mogelijkheid om het format tekst + archiefbeelden te herdenken naar een volledig video” format. We hebben de overweging gemaakt om dat in deze pilot niet te doen. We wilden bij het oorspronkelijke plan blijven, en dat was ook de afspraak met Mario. Een remake van de pilot, in het louter audiovisuele format, behoort zeker nog tot de mogelijkheden, maar dan willen we daarover juiste afspraken maken met de betrokkenen. Het zou vreemd zijn om in het midden van het productieproces het format helemaal te veranderen.

Mario heeft het interview verwerkt tot een leesbare tekst, die gestoffeerd wordt met het audiovisuele archiefmateriaal. Hij heeft daarbij zich gehouden aan de vraag om het geheel een verwerktijd (lezen + kijken) tot ongeveer 20 minuten te beperken.

Het oorspronkelijk gekozen format van tekst met beeld blijft overeind. Tegelijk is een all video” format, waarvoor binnen deze pilot geen budgettaire ruimte was, toch ook wel bijzonder aantrekkelijk. We bekijken met VRT wat er mogelijk is.

Rechten klaren

Alle archieffragmenten die in ons vizier kwamen zijn nog beschermd door het auteursrecht. Om ze te gebruiken hadden we dus het akkoord van de rechthebbenden nodig. De uitdaging bestond er dus uit om allereerst de rechthebbenden te identificeren om ze vervolgens te kunnen contacteren en hun goedkeuring te vragen voor het gebruik dat we voor ogen hadden. We bepaalden voor deze pilot dat we minimaal een schriftelijk akkoord van de rechthebbenden via e‑mail wilden om een fragment als geklaard te beschouwen. Dat wil dus zeggen dat we zelf geen vragende partij waren om volledig uitgewerkte contracten op te stellen, maar dat een mondeling akkoord of een onvolledig akkoord onvoldoende was omdat dat een te groot risico achteraf zou vormen. De goedkeuringen werden samen met de andere documentatie gearchiveerd.

Een deel van de archieffragmenten komt uit het VRT-archief, een ander deel is afkomstig van podiumkunstenorganisaties die content partner zijn bij meemoo, en een derde deel komt uit het archief dat onze redacteur Mario opbouwde door de opdrachten die hij uitvoerde voor Opera Ballet Vlaanderen. Voor alle fragmenten gold dus dat we een eerste aanspreekpunt hadden om de vraag te stellen. Dat wilde echter niet zeggen dat dat aanspreekpunt de enige is wiens toestemming nodig is om het fragment te kunnen gebruiken. Als hergebruiker van het archiefmateriaal hadden wij immers geen zicht op (al dan niet bestaande) afspraken over rechten tussen alle betrokkenen (producenten, acteurs, dansers, tekstschrijvers, componisten, videasten,…).

Als eerste stap kregen dus zowel het VRT-archief als alle betrokken podiumorganisaties een e‑mail waarin we het project toelichtten en informeerden naar de rechtenstatus van de fragmenten die we graag wilden gebruiken. De antwoorden op deze e‑mail waren zeer uiteenlopend:

  • Snel en duidelijk antwoord met bevestiging dat de geadresseerde inderdaad de (enige) rechthebbende is en ons toestemming gaf om het fragment te gebruiken in de context die we omschreven (bv. De Munt).
  • Snel antwoord met toestemming, maar met een doorverwijzing naar andere rechthebbenden wiens toestemming ook vereist is. Pluim op de hoed van die organisaties die een soms complexe rechtensituatie goed gedocumenteerd hebben (bv. Het Nieuwstedelijk, VRT). Om die extra toestemmingen te verkrijgen kwamen we een aantal scenario’s tegen:

- Extra toestemmingen kunnen vlot verkregen worden (bv. Monty)

- Moeizame en lang aanslepende communicatie om toestemmingen te verkrijgen, wat een tijdrovend proces was (bv. bij een grote kunstenorganisatie, maar ook Unisono, een organisatie wiens core business dit toch zou moeten zijn). Elementen die hiertoe leiden zijn o.a.: ziekte of tijdelijke werkloosheid van personeelsleden, moeilijke directe bereikbaarheid van de benodigde mensen, e‑mails in algemene inboxen die niet/​slecht worden opgevolgd, inefficiënte interne organisatie/​communicatie, tijdsgebrek of geen prioriteit bij de aangeschrevenen.

  • Bereidwillig antwoord maar te weinig interne kennis over de rechtenstatus en mogelijke rechthebbenden om een eenduidige toestemming te kunnen geven die ons voldoende rechtszekerheid gaf om het fragment te gebruiken.

Het statuut van de toestemming die we verkregen verschilde op sommige vlakken:

  • Gratis en zonder beperkingen, zolang het gebruik binnen de context bleef die we beschreven en de naam van rechthebbenden werd vermeld.
  • Gratis maar met beperkingen, bv. fragmenten van maximum 30 seconden (bv. Opera Ballet Vlaanderen). Deze beperking is ingegeven door de schriftelijke afspraken die OBV maakte met de andere rechthebbenden. Bij gebruik van langere fragmenten zou dus ook hun toestemming vereist zijn.
  • Gebruikslicentie met een tijdsbeperking (verlenging mogelijk) tegen een vaste administratieve kost. Dit was het geval voor fragmenten uit het VRT-archief.
  • Tegen een licentievergoeding, waarvan de kost per jaar wordt bepaald aan de hand van het gebruik. De licentie zelf is evenwel niet beperkt in tijd. Dit was het geval voor een licentie die werd afgesloten bij Unisono.

Voor de laatste twee toestemmingsvormen moet er dus een jaarlijks recurrent budget voorzien worden om de fragmenten beschikbaar te houden.

Fragmenten compileren

Het knip-en-plak-montagewerk dat Mario ook heeft kunnen uitvoeren, om uit de archiefstukken de meest relevante fragmenten te selecteren en te compileren heeft vele voeten in de aarde gehad. Niet alleen waren er soms auteursrechtelijke beperkingen (bv. de toegestane lengte van sommige fragmenten), er zijn ook storende aspecten” als ondertiteling, voice-over, resolutieverschillen, etc. die het compileren van fragmenten niet zo eenvoudig maakten. Deze complexiteit hadden we helemaal niet voorzien.

Vormgeving

Van zodra de keuze voor het format vastlag, bepaalden we ook de tool die we voor deze pilot zouden gebruiken. De keuze voor Microsoft Sway werd ingegeven doordat er bij CEMPER al enige ervaring was met het gebruik van Microsoft Sway. Dit platform leek eveneens aan onze twee belangrijkste eisen te voldoen.

Sway is een gebruiksvriendelijke app waarmee je tekst en beeld kan presenteren als een dynamische website. Het design is volledig responsive, waardoor de online presentatie er op alle toestellen goed uit ziet. De ontwerpsjablonen stellen je in staat in enkele tellen een mooi uitziende presentatie op te bouwen. Je bent echter niet in staat je eigen huisstijl of opmaakvoorkeuren toe te passen. Ook export is niet mogelijk, we zorgden daarom voor een goede back-up van alle tekst en beeld.

Videofragmenten zijn rechtstreeks in Sway te uploaden, maar wij voegden de video’s toe vanuit YouTube met een invoegcode. In Sway heb je namelijk geen controle over het eerste beeld dat getoond wordt, in YouTube kan je een zelfgekozen thumbnail of videominiatuur instellen. De lezer die door het verhaal bladert’ ziet zo een gepaste momentopname van de video. YouTube biedt bovendien automatische ondertiteling aan. De kwaliteit is laag, maar het kan een begin zijn om de Nederlandstalige ondertitels zelf verder op punt te zetten.

Omdat het niet de bedoeling is de video’s te bekijken zonder het omkaderende verhaal, werden de video’s geüpload met beperkte zichtbaarheidsinstellingen: met de status Niet vermeld’ zijn de video’s enkel zichtbaar voor personen met een link. De video’s zijn dus te bekijken via Sway, maar worden niet weergegeven op de YouTube-kanaalpagina van CEMPER of in de zoekresultaten van YouTube.

De Sway-presentatie zelf kan als aparte link gedeeld worden, maar is ook te embedden op websites — wat het mogelijk maakt de context van het project toe te lichten.

Tijdsinvestering

De tijdsinvestering van de productie was beduidend groter dan verwacht. Meer zelfs, door de trage rechtenclearing zijn we eigenlijk met bijna vier maanden uitstel pas tot de finalisatie van de productie gekomen. De reden hiervoor ligt echter extern, en er moet dus gewoon goed rekening gehouden worden met de traagheid waarmee externe partners (bv. Unisono) de nodige toestemmingen geven om fragmenten te gebruiken.

De nazorg

Een episode maken is natuurlijk al heel wat werk, maar hoe zorg je er voor dat het doelpubliek dit nu ook te zien krijgt?

Communiceren

Hoewel we een kleine communicatiestrategie bedacht hadden, met een oplijsting van mogelijk geïnteresseerde stakeholders, nieuwsbriefdeadlines van de meewerkende partners, etc. blijkt het toch, zoals vaak, snel beschouwd te worden als een werkje achteraf. Wat doen we nadat de nieuwsbrieven zijn uitgestuurd? Een plan van aanpak is makkelijk geschreven, maar de opvolging ervan is andere koek. De blijdschap (en daaropvolgende energieval) van de productie is rond” komt eigenlijk te vroeg, want de communicatie is net zo belangrijk en vergt nog heel wat energie. Het is lastig om de energie te verzamelen om nu nog de stakeholders aan te schrijven (rektoverso, stepp, etcetera, …) terwijl dat wel absoluut nodig is.

Vertaling, ondertitels, inclusiviteit

In het licht van inclusiviteit zijn vertaling en ondertitels bij de fragmenten belangrijk, omwille van de meertalige context waarin de Vlaamse podiumkunsten zich ontwikkelen. We hadden hiervoor echter geen apart budget of tijd vrijgemaakt in de planning. Het zou nuttig zijn om een checklist te hebben van dingen die je niet mag vergeten” in de planningsfase (bv. diversiteit, inclusiviteit, communicatie, …) En aangezien het om een pilot gaat, willen we de afronding ook niet langer uitstellen en nog een hele vertaling voorzien. Een ruwe vorm van ondertitels wordt voorzien door YouTube, maar de kwaliteit is erg laag. Sway biedt wel een rudimentaire vorm van inclusiviteit door een verbeterde leesbaarheidsoptie aan te bieden.

Tijdsinvestering

Ook hier hebben we een te krappe tijdsinvestering voorzien. Waar het onvermijdelijk was om tijd te nemen om rechten te klaren omdat er anders geen product was, merken we dat we de nazorg er voor een stukje doorhaspelen. We hebben er ook geen duidelijk budget voor voorzien, en het is verleidelijk om de energie te laten switchen naar een nieuw project.

En nu?

Archiveren

Het archiveren van geëmbedde tekst + video is niet zo makkelijk met een aantal standaard tools. Meemoo testte de archivering van een webversie van het materiaal uit en belandde zo bij Webrecorder Desktop in combinatie met replayweb.page, een viewer om het gearchiveerde WARC-bestand te openen. Naast het eindproduct zelf moeten we ook het bronmateriaal (tekst + video), de rechtenafspraken en het interne voorbereidingswerk degelijk archiveren. Dat staat nu allemaal samen op de Google Drive bij Kunstenpunt.

Samenwerking VRT?

In de voorbereidende fase is er een gesprek geweest tussen meemoo en VRT over hoe dit soort van verhalen ook een voorbereiding kunnen zijn voor korte VRT mini-documentaires. We pikken dit terug op na lancering.

Aflopende licenties

Een aantal van de licenties die we konden krijgen lopen af na een jaar, of moeten verlengd worden. We hebben hierover nog geen heldere visie. Het toont in elk geval aan dat de houdbaarheid van een digitaal product als dit ook gelinkt is aan de duur (en duurte) van de publieke beschikbaarheid.

Kennisdeling

Naast dit praktijkvoorbeeld willen we graag de opgedane ervaringen in de vorm van concrete tools en tips met de kunstensector delen. Op onze radar staan:

  • Een tool over hoe de vindbaarheid en bruikbaarheid je archiefmateriaal te vergroten. Onze lessen uit dit project: het belang van metadata voor vindbaarheid, goede rechtenafspraken (als de rechten niet geklaard zijn en bij de beheerder zitten, helpt het als er minstens duidelijkheid is over wie de rechthebbenden zijn) en aanspreekbaar zijn voor potentiële hergebruikers (juiste contact e‑mailadres, bv. in CatalogusPro).
  • Een tool, systematiek of sjabloon om als hergebruiker je proces van rechtenclearing bij te houden: wat is al gecleard, waar in het clearingproces zit je?
  • Een tool over kostprijzen van gebruikslicenties (unisono, VRT…) en de vraag voor kunstenorganisaties: doe je het gratis, is er een betaalmodel, aan wie geef je een gratis gebruikslicentie (met/​zonder beperkingen in tijd, in duur van fragmenten,…)? Gebruik je Creative Commons-licenties? Hoe maak je een afweging tussen maximale zichtbaarheid en een eventueel verdienmodel?
  • Hoe archiveer je een multimediale docu (duurzaamheid, licenties, auteursrechtelijke afspraken, …)?

Auteurs: Tom Ruette (Kunstenpunt), Hanne Ampe (CEMPER) en Bart Magnus (meemoo)

Ook interessant

16 apr. 2024

"We doen toverlantaarnshows zoals die in de periode 1820-1920 kunnen geweest zijn"

In hun vrijetijd voeren Dominique Santens en Philippe Khazzaka, samen met twee collega’s, toverlantaarnshows op. Wat is een toverlantaarn juist?
Lees meer
22 mrt. 2024

Muziek en podiumkunsten op Erfgoeddag 2024

Ontdek een selectie van activiteiten op Erfgoeddag 2024 waarbij muziek- of podiumerfgoed centraal staat.
Lees meer
11 mrt. 2024

Verslag werksessie Dans en het museum

Hoe kan een samenwerking tussen dans en musea er uitzien? Aan de hand van prikkelende stellingen, vragen en praktijkvoorbeelden gingen we hierover in…
Lees meer
01 mrt. 2024

Ambacht in Beeld Festival Brussel 2024

Ontdek op 30 en 31 maart 2024 meer dan 40 workshops, masterclasses, exposities, demonstraties en films tijdens het Ambacht in Beeld Festival.
Lees meer