TRACKS-dag waardebepaling en digitaal opruimen | Verslag

De voormiddag focuste op waardebepaling en selectie. We openden de workshop met een woordje theorie over vragen zoals: Wat hou je bij? Waarom zou je archiefstukken weggooien? Welke waardes kan een archiefstuk hebben? Wat is een selectielijst? Antwoorden op deze en andere vragen kan je ook nalezen op de TRACKS-pagina’s over waardebepaling. Na enkele voorbeelden uit de werking van CKV was het de beurt aan de deelnemers. Elke deelnemer had zelf een voorbeeld meegebracht waarover ze twijfelden om het bij te houden. In groep bespraken ze verschillende argumenten en scenario’s en kregen ze feedback van de TRACKS-partners.

De voorbeelden liepen erg uiteen, van concertopnames tot banners, geannoteerde publicaties, en kattenbelletjes van mythische figuren. Het AMVB voorzag ook enkele voorbeelden van administratieve documenten. Soms waren er eenduidige antwoorden, meestal niet. Eenzelfde archiefstuk kan afhankelijk van de context en je doelstellingen niet belangrijk zijn of toch de moeite waard om bij te houden. Facturen die je doorgaans na 10 jaar weggooit, kunnen toch interessant zijn als er contractuele voorwaarden op vermeld staan. Krantenknipsels bevinden zich ook in het archief van de krant en hoef je niet bij te houden, maar soms documenteren ze een maakproces. Ruw beeldmateriaal van concerten of voorstellingen is interessant als je hiernaar wilt teruggrijpen voor nieuwe kopieën of bewerkingen, maar soms is het afgewerkte product voldoende en kun je zo gegevensopslag uitsparen. Twijfel je, discussieer er dan over met collega’s en luister naar verschillende perspectieven.

Na een gezamenlijke lunch hielden we een workshop ​‘digitale trashday’, waarbij ook enkele nieuwe deelnemers aansloten. Deze workshop volgde hetzelfde concept als de workshop die we in februari organiseerden. Voor de nieuwe deelnemers vatten we de theorie over waardebepaling nog eens samen en daarna gingen we in op een goede mappenstructuur en PC-hygiëne, zoals de naamgeving van mappen en bestanden en duurzame bestandsformaten. Twee praktijkvoorbeelden van meemoo en CEMPER over het verloop van zo’n trashday maakten het concreet. De rest van de namiddag konden de deelnemers zelf aan de slag en stonden de TRACKS-partners ter beschikking om vragen te beantwoorden en feedback te geven. Sommige mensen begonnen met een plan van aanpak: Wat moet er gebeuren? Hoe gaan we dat doen? Wie gaat dat doen? Anderen wilden hun mappenstructuur optimaliseren. Enkele deelnemers focusten op bestandsnamen en zochten tools om spaties en speciale tekens te vervangen door toegelaten tekens. Een grote uitdaging blijft telkens om collega’s te overtuigen.

Deelnemers reageerden achteraf dat het een interessante dag was geweest, met veel concrete handvatten die ze kunnen toepassen in hun eigen werk. Als TRACKS-partners kunnen we dus terugblikken op een geslaagde vorming!