Workshop digitale trashday | Verslag

De workshop begon met een korte introductie wat een ​‘digitale trashday’ is en waarom je er een zou organiseren. Daarna gingen we dieper in op enkele principes waar je best rekening mee houdt wanneer je digitaal opruimt. Veel organisaties vinden het moeilijk om te bepalen wat ze moeten bijhouden en wat ze mogen weggooien, dus dit passeerde als eerste de revue. Zeker voor digitaal archief is dit een noodzakelijke uitdaging, omdat het aantal bestanden zo groot is. Er zijn hiervoor enkele handvaten, zoals wettelijke bewaartermijnen, maar veel hangt uiteindelijk af van de afspraken die je binnen de organisatie maakt en welke waarde je toekent aan bestanden.

Vervolgens gingen we dieper in op enkele aspecten van pc-hygiëne, zoals betekenisvolle map- en bestandsnamen en duurzame bestandsformaten. We gaven tips over toegelaten tekens en de beste opbouw van een bestandsnaam. Een woordje over e‑mails mocht ook niet ontbreken, want deze worden vaak vergeten en blijven in mailboxen steken. Op mailboxen rust echter het briefgeheim en niemand anders kan deze e‑mails dus raadplegen. Daarom raden we aan om belangrijke e‑mails op te slaan als EML-bestand in de centrale mappenstructuur.

Hoe die mappenstructuur er kan uitzien, vormde het laatste luik van de theorie. We doorliepen de stappen om tot een ordening op basis van de functies van je organisatie te komen. Dit is doorgaans de meest duurzame ordening. In de praktijk is het vooral belangrijk dat de ordening voor iedereen duidelijk is, zodat alle collega’s gemotiveerd zijn om bestanden op de juiste plaats te zetten.

Voor de deelnemers zelf aan de slag gingen, volgden nog twee praktijkvoorbeelden. Hoe gaat een trashday bij meemoo eraan toe? En bij CEMPER? Deze twee verschillende voorbeelden maakten voor de deelnemers duidelijk dat er niet één juiste manier is om een trashday te organiseren. Een halve of een hele dag opruimen, motiveren met een gezamenlijke playlist of met pizza … Het gaf de deelnemers alvast inspiratie.

Gedurende de rest van de workshop konden de deelnemers zelf aan de slag gaan met een kopie van een map die ze hadden meegenomen. De TRACKS-partners liepen rond om vragen te beantwoorden. De deelnemers maakten hier graag gebruik van en de vragen liepen uiteen van SharePoint tot verouderde bestandsformaten die niet meer geopend konden worden.

De reacties van de deelnemers achteraf waren zeer tevreden. We kregen ook verschillende vragen van mensen die er deze keer niet bij konden zijn. Zeker voor herhaling vatbaar dus!

Heb je interesse om er de volgende keer bij te zijn? Zet dan alvast 23 oktober 2025 in je agenda. In de voormiddag organiseert TRACKS een gezamenlijke oefening rond waardebepaling en zullen we aan de hand van concrete voorbeelden kijken wat je weggooit en wat je bijhoudt. In de namiddag geven we opnieuw de workshop digitale trashday. Het zal mogelijk zijn om je slechts voor een van de dagdelen in te schrijven. Hou onze nieuwsbrief in de gaten om te weten wanneer de inschrijvingen openen!