Verslag | TRACKS-dag waardebepaling en digitale trashday

Waardebepaling is een onderwerp dat leeft en veel vragen oproept, dat mag na deze twee edities wel blijken. Welke waarde heeft mijn archief? Hoe bepaal ik wat ik bijhoud of weggooi? Het zijn vragen die vaak geen eenduidig antwoord hebben en waar veel mensen en organisaties mee worstelen. Je kunt immers niet alles bijhouden: dat zorgt voor onnodige kosten en wordt al snel onoverzichtelijk.

Daarom begon de voormiddag met enkele richtlijnen en handvatten uit de archivistiek. Welke soorten waardes zijn er? Wat moet je verplicht bijhouden? Wat kun je met een gerust hart uit je archief verwijderen? Een voorbeeld illustreerde hoe het proces van selectie er in de praktijk kan uitzien. Daarna kregen de deelnemers zelf het woord. Elk van hen had een eigen casus meegebracht waarover ze twijfelden. In groep bespraken de deelnemers de vragen. De TRACKS-partners gaven input waar nodig, maar vaak suggereerden andere deelnemers creatieve oplossingen of genuanceerde antwoorden. 

Net zoals bij de vorige editie liepen de voorbeelden sterk uiteen. Zo was er een casus van een grote houten draaischijf, op maat gemaakt voor een productie. De productie speelt niet meer en wordt wellicht ook niet hernomen, maar er is veel geld en werk in die draaischijf gestoken. De organisatie had al geprobeerd om ze te verkopen of verhuren aan andere gezelschappen, maar vond tot nu toe geen gegadigden. Uiteindelijk concludeerden de deelnemers dat het geen zin had om de draaischijf te bewaren als ze niet meer gebruikt zou worden, omdat de organisatie er eigenlijk ook niet voldoende opslagruimte voor had. 

Een andere vraag ging over banners die speciaal voor een festival gemaakt werden. Deze nemen veel plaats in, en er zijn ook foto’s en andere materialen met dezelfde bedrukking. Een banner alleen zegt niet veel over hoe die gebruikt werd en eruitzag in de ruimte, dus de groep vond foto’s essentieel. Maar ook een selectie van de banners zelf zou een meerwaarde zijn. 

Of wat doe je met het archief van een voorganger? Hou je dat zelf bij? Probeer je dat over te dragen aan een erfgoedinstelling? Of is het misschien eerder persoonlijk archief van de oprichter, en geen organisatiearchief? Verschillende deelnemers hadden zo’n erfenis, maar het antwoord varieerde afhankelijk van de precieze voorgeschiedenis. Een leidraad daarbij is hoe nauw de band is tussen de huidige organisatie en dit archief. Is er een overzicht of kennis van de inhoud? Is er iemand anders die er beter voor kan zorgen of er meer over weet? 

Ook digitale foto’s kwamen meermaals aan bod. Tegenwoordig worden er vele duizenden foto’s gemaakt, maar het is moeilijk om in die overweldigende hoeveelheid nog te vinden wat je zoekt. Selectie is dus de boodschap, met duidelijke criteria. Als je met zo weinig mogelijk foto’s een representatief beeld kunt creëren van een project, bespaar je jezelf veel werk. Tegelijk kunnen niet alleen de foto’s op het podium interessant zijn, maar ook de foto’s achter de schermen, die genomen worden door medewerkers en vaak gedeeld via sociale media of chatgroepen. Dan kan het interessant zijn om die sociale media te archiveren, of een gedeelde map te creëren waarin mensen hun eigen foto’s kunnen uploaden. Dat hoeft niet retroactief, maar kan ook een nieuwe praktijk zijn vanaf nu. 

In de namiddag focusten we op het digitale archief. Hoe houd je dat ordelijk en overzichtelijk? In een theoretisch gedeelte lichtten we toe welke documenten je zeker mag verwijderen, wat je best doet met e‑mails, hoe je een gedeelde mappenstructuur kunt ordenen en hoe je goede namen geeft aan mappen en bestanden. Twee voorbeelden hoe zo’n digitale trashday kan verlopen, maakten alles concreet. 

Daarna konden de deelnemers zelf aan de slag en waren de TRACKS-partners beschikbaar voor vragen. Sommige deelnemers werkten een nieuwe structuur uit voor een deel van hun archief. Andere deelnemers focusten op heldere namen of hoe ze hun collega’s zouden overtuigen om de richtlijnen te volgen. 

We blikken dus terug op een geslaagde dag. De deelnemers gingen naar huis met veel ideeën of zelfs concrete mappen die ze volledig hadden opgeruimd. Met zo’n respons kunnen we alleen maar uitkijken naar de volgende editie!