“Ik kijk op een nieuwe manier naar onze boeken!” - Sigrid T’Hooft van het Orpheus Instituut over het VIBE-project
Het VIBE-project (Versterkt Inzicht in de staat en bewaring van Bibliothecaire Erfgoedcollecties) van de vzw Vlaamse Erfgoedbibliotheken liep in 2025 af en had als doel organisaties die een waardevolle bibliothecaire collectie beheerden, te ondersteunen in hun zorg hiervoor.
‘Muziek maken’ als onderzoek
Een van de deelnemers was het Orpheus Instituut, dat een belangrijke collectie muziekerfgoed en muziekliteratuur beheert. CEMPER fungeerde als erfgoedpartner van het instituut bij dit project.
Het Orpheus Instituut is een onderzoeksinstelling voor artistiek onderzoek naar de processen van ‘muziek maken’. Dit uitgangspunt leidt tot een veelkleurig onderzoekspallet dat telkens vertrekt vanuit de muzikale praktijk, maar zowel oude-muziekpraktijken als AI-gegenereerde muziek kan omvatten. Het instituut publiceert regelmatig studies en audiovisueel materiaal en organiseert seminaries en workshops.
De bibliotheekcollectie van het instituut staat in functie van haar artistiek onderzoek en weerspiegelt de zeer diverse onderzoeksactiviteiten die er plaatsvinden. De bezoekers zijn over het algemeen onderzoekers – muzikanten of muziekwetenschappers -, doctorandi en postdoctorandi.
De catalogus van de bibliotheek omvat meer dan twintigduizend items: boeken, bladmuziek en audiovisuele opnames, maar ook documentatie, foto’s, knipsels en manuscripten. In 2020 verwierf het instituut de prestigieuze bibliotheek van Ton Koopman, een autoriteit op het gebied van de uitvoering van barokmuziek. Deze collectie bevat 17de- en 18de-eeuwse muziek, manuscripten, oude drukken en moderne uitgaven over barokmuziek en ‑cultuur.
Andere deelcollecties zijn onder meer het Fonds Paul Thwaites over historische uitvoeringspraktijk, het Fonds Silvio Senn over filosofie en muziek, het Fonds Jed Wenz met 78-toerenplaten.
“We hadden meer kennis nodig over erfgoedbeheer van boeken”
Om de zorg voor al dat precieus bibliothecair erfgoed te versterken, nam het Orpheus Instituut deel aan het VIBE-project. Sigrid T’Hooft, bibliotheekmedewerker, stond ons te woord.
Hoe is jullie indrukwekkende bibliotheekcollectie tot stand gekomen?
“De collectie is gegroeid vanuit het onderzoek en de interesses van de mensen die hier werken en werkten. De bronnen die ze daarvoor gebruiken zijn zeer heterogeen: dat gaat van muziekonderzoek tot filosofie en psychologie. Zowat alle wetenschappen zijn hier op een of andere manier vertegenwoordigd. Onze collectie groeit gestaag aan de hand van het onderzoekswerk dat hier gebeurt. Anderzijds zijn er diverse schenkingen geweest die onze collectie verrijken.”
Jullie zitten in een gerenoveerd gebouw, de bibliotheek is mooi verbouwd en sfeervol. Ogenschijnlijk is jullie bibliotheek in orde. Wat overtuigde jullie om toch in het VIBE-project mee te stappen?
“Er waren bij ons inderdaad geen acute problemen, maar omdat we vooral sinds de verwerving van de collectie Koopman toch heel wat oude boeken in huis hebben, was er wel nood aan vorming en inzicht op dat vlak. Ons personeelsbestand bestaat uit kennisgedreven musicologen, onderzoekers, muzikanten, maar onze bibliothecaire competenties konden wat bijgespijkerd worden. Voor het algemeen beheer van de bibliotheek is er geen probleem, maar op vlak van erfgoedbeheer was er nog wat in te halen. Inzonderheid omdat we door de accumulatie van onderzoeksprojecten en schenkingen intussen al een goed uitgebouwde bibliotheek hebben die groter is dan je zou vermoeden. Om kennis op te doen over boekconservatie, over erfgoedbeheer zijn we mee ingestapt bij VIBE.
Het VIBE-project richtte zich specifiek tot organisaties met erfgoedcollecties die géén (erkende) erfgoedbibliotheek waren. Het gaf ons de gelegenheid om onze collectie op diverse manieren te monitoren naar de bewaaromstandigheden en naar de fysieke staat van de items. Zo konden we zicht krijgen op eventuele problemen die we nog niet opgemerkt hadden.”
Het VIBE-project heeft een verschil gemaakt
Hoe verliep die monitoring?
“Om de eventuele schade aan de boeken op te meten, moesten we een steekproef uit al onze boeken nemen. Elk boek uit de steekproef onderzochten we grondig op een aantal mogelijke indicatoren die konden wijzen op schade of verval. Hiervoor werd ons de Schadeatalas Bibliotheken aangereikt; een handige gids die toelaat om schade op te merken, te benoemen en in te schatten. De resultaten van die steekproef verwerkten we in een rapport dat een goed globaal beeld geeft voor de hele collectie.
Vervolgens werden de bewaaromstandigheden beschreven: we kregen loggers ter beschikking om het binnenklimaat te monitoren, en insectenvallen om te weten welke beestjes er allemaal in de bibliotheek leven.
Ten slotte kregen we een vragenlijst die ons toeliet om een risicoanalyse te maken voor de collectie; dat gaat over calamiteiten zoals brand of waterschade.”
Wat heb je allemaal geleerd uit het project?
“Zeer veel! De monitoring en de bijkomende vormingen van de Vlaamse Erfgoedbibliotheken hebben ons echt wel versterkt in ons bibliotheekwerk. Bovendien was het fijn om met het personeel rond dit gemeenschappelijk thema én met de hele collectie te werken.
Om de steekproef uit te voeren, zijn we met zijn allen door de hele collectie gegaan en dat was fijn, want anders blijf je toch wat op je eigen werkplek zitten. Bovendien is onze bibliotheek verspreid over diverse ruimtes en bureaus, op diverse verdiepingen in diverse gebouwen.
Uit de steekproef leerden we hoe een boek in elkaar zit, wat alle onderdelen zijn, hoe we die moeten benoemen, welke mogelijke schade er allemaal kan voorkomen en hoe we die moeten inschatten. Of hoe je een boek optimaal in het rek zet, hoe je een tijdschrift plaatst … Ik kijk sindsdien op een heel nieuwe manier naar onze boeken!
De monitoring was over het algemeen gunstig voor onze bibliotheek; we zitten ten slotte in een gerenoveerd gebouw. We hebben onder meer geacclimatiseerde cellen waarin onze oude collectie wordt bewaard. Toch merkten we aan de loggers dat het in een van die cellen kouder was dan we dachten. Was de verwarming misschien defect? Dat zou je anders niet te weten komen, want we komen niet elke dag in die cel. We merkten bijvoorbeeld ook de verschillen op tussen de gebouwen waarin onze collectie zich bevindt; verschillen in temperatuurschommelingen, in luchtvochtigheid.
De insectenvallen lieten niets verontrustends zien; wat spinnen, vliegjes en kleine insecten die ik niet meteen kon identificeren. Maar geen schadelijke boekenvisjes (boekenwormen)!
Ook de risicoanalyse was wel leerzaam. De vragenlijst deed ons nadenken over situaties waarmee we tot nog toe geen rekening gehouden hadden. Zo bleek dat we in een overstromingsgevoelig gebied liggen. Dat kunnen we meenemen in ons calamiteitenplan; hoe we in dit geval de collectie het best in veiligheid kunnen brengen.”
Een nieuw netwerk
Heb je ook de andere deelnemers van het VIBE-project ontmoet?
“We zijn inderdaad met alle deelnemers samengekomen. Dat was zeer leerrijk, want uiteindelijk zit iedereen op zijn eigen eiland, in zijn bibliotheek en met zo’n ontmoetingsdag leer je elkaar en elkaars werk kennen. Je deelt je ervaringen en leert hoe zij bepaalde problemen aanpakken. Je hebt vaak dezelfde vragen of problemen als andere bibliotheken en zo voel je je wel gesteund. Dankzij VIBE hebben we een netwerk gekregen! Voor vele kleine en grote praktische zaken kunnen we daarop terugvallen. Bijvoorbeeld om zuurvrij materiaal samen aan te kopen of door ervaringen uit te wisselen rond restauratie van boeken. En dat maakt een groot verschil voor bibliotheken als die van ons.“
Meer info:
Ook interessant
Archiefdoorlichting najaar 2025 afgerond
Dans in musea in Koksijde
re#encounter: Muzikale ontmoetingen tussen traditie, innovatie en gemeenschap
